Dictamen N° 100145/2014

N° 100.145 Fecha: 24-XII-2014 Se han dirigido a esta Contraloría General don Manuel Alejandro Urzúa Hernández, en representación de Williamson Balfour Motors S.A., y don Carlos San Martín Kind, en presentaciones separadas, consultando sobre la vigencia del convenio marco ID N° 2239-11039-LP08, para la adquisición de vehículos motorizados nuevos. Señalan ambos recurrentes que de acuerdo a las bases administrativas, este vencía el 24 de diciembre de 2011, no obstante, la Dirección de Compras y Contratación Pública (DCCP) lo prorrogó hasta el 24 de diciembre de 2012. Agregan que con posterioridad a esa data, el Estado sigue utilizando dicho convenio marco para la adquisición de vehículos sin llamar a un nuevo proceso, lo que constituye una irregularidad que solo beneficia a quienes se adjudicaron ese proceso el año 2008. Requerido su informe, la DCCP manifiesta que en uso de sus atribuciones dictó la resolución exenta N° 1.118 B, de 2011, que prorrogó la vigencia del anotado convenio marco “hasta el 24 de Diciembre de 2012 o la entrada en vigencia del nuevo convenio marco”, por lo que entiende que su vigencia quedó acotada a la tramitación del respectivo proceso licitatorio. Agrega que el retraso en la reformulación de las bases se explica por las modificaciones en la normativa ambiental que deben reflejarse en los criterios de evaluación. Sobre el particular, cabe señalar que el artículo 14 del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda dispone, en lo que interesa, que la DCCP efectuará periódicamente procesos de compra para suscribir convenios marco, que se traducirán en un catálogo, que contendrá una descripción de los bienes y servicios ofrecidos, sus condiciones de contratación, y la individualización de los proveedores adjudicados. El artículo 17 señala que la DCCP deberá publicar en el Sistema de Información aquellos convenios marco que se encuentren vigentes, mientras que el artículo 18 indica que cada uno de ellos se regirá por sus bases, el contrato definitivo si fuere el caso y la respectiva orden de compra. De la norma citada, aparece que la DCCP podrá iniciar procesos para suscribir convenios marco de bienes y servicios, que se publicarán mientras estén vigentes y que si bien los llamados a estas licitaciones son una facultad de esa Dirección, dichos convenios marco se sujetarán estrictamente a las bases administrativas respectivas. En la especie, mediante la resolución exenta N° 1.322 B, de 2008, de esa Dirección, se aprobaron las bases administrativas que rigieron la licitación pública para el convenio marco de vehículos motorizados nuevos, que en su N° 10, acápite “Plazo de Vigencia del Convenio Marco”, señala que este “tendrá una vigencia de un año, contado desde la fecha de la notificación de la adjudicación, renovándose automáticamente hasta por 2 períodos de 12 Meses, a menos que la DCCP manifieste su intención de ponerle término, mediante el envío de carta certificada con a lo menos 30 días corridos de anticipación a la fecha de su vencimiento”. El inciso segundo agrega “Con todo, la DCCP podrá prorrogar el Convenio Marco, más allá del plazo original o prorrogado, cuando sea estrictamente necesario y solo por el tiempo en que se procede a un nuevo proceso de licitación, para un nuevo Convenio Marco”. Es así que dicho convenio marco, considerando los dos periodos de prórroga contemplados en las bases administrativas, tenía como fecha de vencimiento el 24 de diciembre de 2011. Sin embargo, el 20 de diciembre de ese año se dictó la resolución exenta N° 1.118 B, cuyo N° 1 dispuso “la prórroga del convenio marco con los proveedores que se encuentren actualmente incluidos en el catálogo de convenio marco, para la adquisición de ‘Vehículos Motorizados Nuevos’ hasta el 24 de Diciembre de 2012 o la entrada en vigencia del nuevo convenio marco, cuyo proceso de licitación se está trabajando”. De la redacción de esa resolución exenta se desprende que el término de la vigencia del convenio se sujetaba a una de las dos circunstancias alternativas previstas: la llegada de una fecha determinada, el 24 de diciembre de 2012, o bien, la entrada en vigencia de un nuevo convenio marco. Pues bien, se advierte que al 24 de diciembre de 2012 no existía un nuevo convenio marco, por lo que el vigente expiró ese día por haberse cumplido el plazo previsto en la prórroga respectiva. En ese orden de ideas no resulta atendible lo señalado por la DCCP, en el sentido que la vigencia quedaría acotada únicamente a la tramitación del nuevo proceso licitatorio, pues en la resolución exenta N° 1.118 B se fijó claramente una fecha determinada como plazo máximo, transcurrido el cual la tercera prórroga del convenio marco perdió su vigencia. Lo contrario se traduciría, además, en otorgarle una extensión indeterminada, pues la entrada en vigencia de un nuevo convenio marco constituye una condición que puede o no verificarse, lo que pugna con la libre concurrencia que inspira los procesos de contratación pública. De lo anterior fluye que no se ajustó a derecho que la DCCP mantuviera en el Sistema de Información la publicación del citado convenio marco con posterioridad al 24 de diciembre de 2012, ya que, como se señaló, después de esa data este no estaba vigente, incumpliendo así lo dispuesto en el referido artículo 17 del decreto N° 250. En consecuencia, esa Dirección deberá adoptar las medidas necesarias para regularizar la situación descrita, ajustando sus actuaciones al criterio contenido en el presente dictamen. Transcríbase a los recurrentes y a la División de Auditoría Administrativa y a la Unidad de Atención Ciudadana, ambas de esta Contraloría General. Saluda atentamente a Ud., Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República