Dictamen N° 101368/2014

N° 101.368 Fecha: 30-XII-2014 La Contraloría General de la República, en USO de las facultades que le confiere el artículo 98 de la Constitución Política de la República y su ley N° 10.336, Orgánica Constitucional, en materia de contabilidad general de la Nación, viene en impartir a las Entidades de Educación Superior del Estado las siguientes instrucciones, respecto de la información de carácter contable y presupuestaria que a éstas les corresponde proporcionar, determinando los plazos y demás modalidades a las que se sujetará dicha remisión, como también la oportunidad en el envío al trámite de toma de razón de los actos administrativos a través de los cuales se aprueben y modifiquen los ordenamientos de ingresos y gastos de las citadas Entidades de Educación Superior, en los términos que siguen: I. Información Financiera 1. Estados Financieros Entidad de Educación Superior. 1.1 Estados Financieros Auditados Conforme a lo señalado en el artículo 2° de la ley N° 20.044, las universidades estatales deben publicar sus balances y demás estados financieros debidamente auditados, en donde para ese sólo efecto, la forma, contenido y oportunidad de publicación, serán idénticos a los contenidos en el artículo 76 de la ley N° 18.046. En este contexto, el inciso primero del referido artículo 76 de la ley sobre Sociedades Anónimas, determina que la publicación de los citados estados financieros debidamente auditados se hará en su sitio en Internet, con no menos de 10 días de anticipación a la fecha en que se celebre la sesión del órgano colegiado superior del respectivo plantel, la cual, conforme a las reglas consignadas en el artículo 56, número 1) y en el artículo 58, número 1), de la ley N° 18.046, deberá necesariamente efectuarse dentro del cuatrimestre siguiente a la fecha del balance pertinente, lo que se traduce en que dicha publicación deberá efectuarse a más tardar el 30 de abril del año siguiente, al cierre de los estados financieros. Sin perjuicio de lo anterior, se solicita a esa Entidad de Educación Superior el envío a la Contraloría General de una copia de los estados financieros e informe de los auditores externos a que se ha hecho referencia, en la misma oportunidad en que se publica en su sitio en Internet, es decir, a más tardar el 30 de abril del año siguiente al cierre de los estados financieros. 1.2 Estados Financieros Preliminares En forma adicional al requerimiento anterior, este Órgano Fiscalizador ha estimado pertinente solicitar de manera semestral y anual los estados financieros preliminares de las Entidades de Educación Superior del Estado correspondientes al ejercicio año 2015, presentados en términos comparativos, en el caso del balance general -semestral y anual- debe ser comparado al 31 de diciembre de 2014, por otro lado el estado de resultados debe ser presentado en comparación al mismo período del año antecesor, esto de acuerdo con la clasificación y estructura definida en las instrucciones y formularios que se adjuntan (ANEXO N° 1). Los plazos límites para remitir los precitados estados financieros vencen el 31 de julio de 2015 (semestral) y 29 de enero de 2016 (anual). 2. Estados Financieros Fondo Solidario de Crédito Universitario. 2.1 Estados Financieros Auditados Esta Entidad Contralora, en uso de sus facultades en materia de contabilidad general de la Nación, ha estimado del caso solicitar en forma detallada y separada de los informes que reflejan la situación general de las respectivas instituciones, los estados financieros 2014 y el correspondiente informe de los auditores externos acerca de la gestión del Fondo Solidario de Crédito Universitario, en adelante FSCU, esta información debe ser enviada a más tardar el 30 de junio de 2015. 2.2 Estados Financieros Preliminares A su vez, se ha estimado pertinente solicitar de manera semestral y anual los estados financieros preliminares del FSCU, correspondientes al ejercicio 2015. El plazo para remitir la información semestral es el 31 de julio de 2015 y para la información anual es el 29 de enero de 2016. II. Información Presupuestaria 1. Presupuesto Inicial De acuerdo a lo establecido en el artículo 4° del decreto N° 180, de 1987, del Ministerio de Hacienda, el presupuesto inicial de las Entidades de Educación Superior del Estado deberá ser aprobado por la autoridad u organismo competente que establezcan los respectivos estatutos orgánicos, sometido a la tramitación que corresponda en la Contraloría General de la República, y posteriormente publicado antes del 31 de marzo del respectivo ejercicio presupuestario, en un diario de circulación regional. En tal sentido, y con el propósito de que se pueda dar cabal cumplimiento a lo establecido en la norma reglamentaria indicada, debe necesariamente tenerse presente que, conforme a lo señalado en el inciso primero del artículo 10 de la ley N° 10.336, Orgánica de la Contraloría General de la República, ésta cuenta con un plazo de quince días hábiles, contados desde la fecha de recepción del decreto o resolución que aprueba el presupuesto inicial, para llevar a cabo el estudio de legalidad que importa la toma de razón, plazo que podría ser prorrogable por otros quince días mediante resolución fundada. Luego, esa Entidad de Educación Superior deberá adoptar las medidas que resulten procedentes con el objeto de que el acto administrativo que apruebe el aludido presupuesto sea recepcionado por este Organismo Contralor a más tardar la última semana del mes de febrero para el cumplimiento oportuno del correspondiente control previo de legalidad. 2. Modificaciones Presupuestarias Los decretos o resoluciones que dispongan modificaciones al presupuesto inicial, también se encuentran sujetos al control de legalidad que implica el trámite de toma de razón. Por lo tanto, dichos actos administrativos sólo tendrán efecto en la medida que se sometan al referido examen en la Contraloría General de la República, siempre que sean recepcionados a más tardar el 31 de diciembre del año para el cual se asignaron los recursos. Resulta del caso señalar, que las actualizaciones que se efectúen al citado presupuesto deben considerar las modificaciones que, a su vez, determine la autoridad competente respecto de las asignaciones de transferencias establecidas en la ley de Presupuestos del Sector Público año 2015, que afecten directamente las estimaciones de los ingresos presupuestarios por parte de las Entidades de Educación Superior beneficiarias -por ejemplo- del Aporte Fiscal Directo, Aporte Fiscal Indirecto, becas, subsidios, entre otras, todo ello con la finalidad de mantener la debida consistencia entre los ordenamientos presupuestarios del organismo otorgante y la institución receptora, respectivamente. 3. Balance de Ejecución Presupuestaria De acuerdo a lo establecido en el artículo 6° del aludido decreto N° 180, de 1987, la confección del Balance de Ejecución Presupuestaria, debe ser aprobada -a más tardar- el 30 de mayo del año siguiente al del ejercicio presupuestario del que dan cuenta y publicados antes del 30 de junio del mismo año, en un diario de circulación regional. Asimismo, antes de esta última fecha, una copia de dichos balances deberá ser enviada a los Ministerios de Educación y de Hacienda. En este contexto, se solicita a esa Entidad de Educación Superior el envío de una copia del balance de ejecución presupuestaria de manera conjunta con la entrega que se realiza a los Ministerios de Educación y de Hacienda, esto es, antes de la fecha precedentemente indicada para su publicación. 4. Estados de Situación Presupuestaria Semestral y Anual Adicionalmente, se ha estimado oportuno solicitar el envío de un estado que informe acerca de la ejecución presupuestaria, en términos comparados, con las estimaciones presupuestarias de ingresos y gastos actualizadas. Lo anterior, de manera semestral al 30 de junio de 2015 y 2014, y anual de los años 2015 y 2014. Los plazos para remitir dicha información a este Órgano Contralor vencen el 31 de julio de 2015 y el 29 de enero de 2016, respectivamente. Para estos efectos, se adjuntan instrucciones y formularios en el Anexo N° 2. III. Entidades Piloto Sistema de Contabilidad General de la Nación II - Universidades Actualmente la Contraloría General de la República se encuentra desarrollando un sistema de procesamiento de información denominado Sistema de Contabilidad General de la Nación II, en adelante SICOGEN II, proyecto que pretende modernizar el envío de la información contable presupuestaria que las instituciones de Educación Superior realizan a este Organismo de Control. Este sistema, que abarca a universidades estatales, empresas del Estado, servicios públicos y municipalidades, captura la información enviada y posteriormente efectúa una validación en línea, lo que permitirá acercar la información a la ciudadanía y centros de estudio. Entre sus beneficios figura la incorporación de flujos estandarizados de información, el reforzamiento del vínculo operativo entre este Órgano Contralor y las universidades, y la mayor transparencia en el uso de recursos públicos. Con el propósito de avanzar en esta materia durante el año 2015, se contará con la colaboración de cinco entidades piloto que remitirán la información solicitada en el Anexo N° 3, referente al Balance de 8 columnas y Cédulas de Clasificación. En base a esta experiencia, se establecerá un proceso gradual, para incorporar a las demás entidades de educación superior del Estado, lo cual será informado oportunamente. IV. Procedimiento de envío de la información Con el fin de agilizar y facilitar el procesamiento de la información requerida, se ha estimado conveniente que dichos antecedentes sean enviados a este Organismo Contralor, a través del Sistema de Recepción de Estados Financieros (SIREF) habilitado en el sitio web institucional, www.contraloria.cl . Lo anterior, con el propósito de asegurar la integridad y seguridad de la información, dada la responsabilidad que le asiste a la autoridad de cada Entidad de Educación Superior del Estado respecto de su contenido. Finalmente, cabe señalar que cualquier consulta sobre la materia, deberá efectuarse al Área Empresas Públicas y Universidades de la División de Análisis Contable de esta Contraloría General, a los teléfonos 224021287, 224025773 y 224021988, o al correo electrónico contabilidaduniversidades@acontraloria.cl . Saluda atentamente a Ud., Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República