Dictamen N° 101976/2015

N° 101.976 Fecha: 29-XII-2015 La Contraloría General de la República, en uso de las facultades establecidas en la ley 10.336, Orgánica Constitucional del Servicio, viene en impartir instrucciones para el ejercicio contable año 2016, a todas las entidades a que se refiere el artículo 2° del decreto ley N° 1.263, de 1975, y sus modificaciones, exceptuadas las municipalidades y determinados servicios a los que se instruirá específicamente sobre el particular. El registro y la información de las operaciones efectuadas por las entidades públicas, deberán ajustarse por el presente ejercicio a la normativa y procedimientos contables vigentes, contenidos en la resolución N° 16, de 2015, Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación NICSP-CGR Chile y el oficio circular N° 96.016, de 2015, Manual de Procedimientos Contables para el sector público NICSP-CGR, ambos de este Organismo Contralor. 1.- AJUSTE DE PRIMERA ADOPCIÓN DE LA NORMATIVA CONTABLE NICSP-CGR CHILE 1.1 Homologación de Cuentas y Saldos El oficio N° 73.121, de 2015, de este origen, que imparte instrucciones a los servicios e instituciones del Sector Público para la primera adopción de la normativa contable aprobada en la resolución N° 16, de 2015, establece una Guía Práctica para la convergencia del Plan de Cuentas, en atención a que el cambio normativo modifica el plan de cuentas vigente al año 2015. Por tal motivo, al 1 de enero de 2016, los servicios públicos deberán reflejar los saldos de apertura conforme al nuevo plan de cuentas, para lo cual deberán ceñirse a lo instruido en dicho documento. Los servicios que para efectuar esta homologación de cuentas deban realizar ajustes a la apertura del ejercicio contable 2016, no requerirán autorización de esta Contraloría General de la República. 1.2 Ajustes de Activos y Pasivos El citado oficio N° 73.121, de 2015, de este origen, establece que una vez efectuada la apertura del ejercicio contable 2016, se deberá proceder a ajustar dichos saldos iniciales, cuando corresponda, con el propósito de reconocer los activos y pasivos conforme a los nuevos requerimientos de reconocimiento y/o valoración o dar de baja contable a aquellas partidas que no están permitidas. Estos ajustes se deberán efectuar durante el año 2016 o en el período de transición para aquellos servicios autorizados por la Contraloría General de la República. Los servicios deberán informar a este Órgano Contralor los ajustes a la apertura efectuados en forma mensual, conjuntamente con el envío del Balance de Comprobación y de Saldos del mes, para que estos sean aprobados formalmente por esta Entidad Fiscalizadora. En caso, de no informarse un ajuste a la apertura durante el mes, se asumirá que el servicio no ha regularizado activos y pasivos durante ese período. Los servicios que operen sistemas contables distintos del Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado (SIGFE), servicios homologados, deberán informar los ajustes de primera adopción en los términos descritos anteriormente, es decir, en forma mensual. Los activos y pasivos que de acuerdo al Instructivo de Primera Adopción de la Resolución N° 16, de 2015, deben cumplir los criterios de reconocimiento y/o valoración durante el año 2016 son los siguientes: a) Bienes de Uso, excepto para aquellos Activos y Pasivos que se deben reconocer en un plazo mayor y las Propiedades de Inversión b) Activos intangibles c) Inversiones en el mercado de capitales d) Préstamos otorgados y pasivos financieros e) Existencias f) Provisiones g) Beneficios a los empleados de corto plazo pendientes de pago y beneficios por término anticipado del vínculo laboral y otros beneficios h) Bienes de uso adquiridos mediante contratos de leasing Los activos y pasivos que tienen un plazo mayor al año 2016, el cual no podrá exceder del 31 de diciembre de 2018, para su reconocimiento y/o valoración son los siguientes: a) Infraestructura Pública b) Bienes militares c) Planes de beneficios definidos y otros beneficios a los empleados a largo plazo d) Activos biológicos e) Activos intangibles generados internamente f) Activos concesionados y sus pasivos asociados 2.- DEUDORES Y ACREEDORES PRESUPUESTARIOS Las entidades que al inicio del ejercicio contable año 2016, mantengan saldos en las cuentas 12192 Cuentas por Cobrar de Ingresos Presupuestarios y 22192 Cuentas por Pagar de Gastos Presupuestarios, deberán traspasarlos a las cuentas contables 11512 Cuentas por Cobrar - Recuperación de Prestamos y 21534 Cuentas por Pagar - Servicio de la Deuda, respectivamente, en armonía con los conceptos establecidos en el clasificador presupuestario para registrar los derechos por percibir (Ingresos por Percibir) y las deudas exigibles (Deuda Flotante) pendientes al 31 de diciembre del año anterior. Los traspasos contables que se efectúen como consecuencia de lo señalado precedentemente, se registrarán e informarán en el mes de enero del año 2016 como movimientos financieros de dicho período. En consecuencia, las citadas cuentas deberán quedar saldadas al término de dicho mes. 3.- RESULTADOS ACUMULADOS El saldo de la cuenta 31103 Resultado del Ejercicio, originado por el cierre de las cuentas de Ingresos y Gastos Patrimoniales al término del ejercicio año 2015, deberá ser traspasado a la cuenta 31102 Resultados Acumulados durante el mes de enero del año 2016. 4.- USO DE CUENTAS QUE INDICA Las cuentas correspondientes a los subgrupos 113, 114, 116, 119, 214, 216 y 219 que reflejan variaciones de disponibilidades que transitoria o permanentemente no afectan al presupuesto, solo deberán utilizarse cuando la normativa legal, las instrucciones o las autorizaciones específicas emitidas por este Organismo Contralor, así lo determinen. 5.- INCORPORACIONES DE ACTIVOS EN BIENES DE USO MUEBLES De acuerdo a lo establecido en las normas NICSP-CGR sobre Bienes de Uso, corresponde que los bienes de uso muebles sean reconocidos cuando su costo unitario de adquisición sea mayor o igual a tres Unidades Tributarias Mensuales (UTM). Aquellos bienes que sean inferiores a dicha cifra, deberán considerarse gastos del ejercicio, excepto para aquellas entidades que adopten una política contable de grupos homogéneos. Independiente de cuál sea el valor de los bienes muebles, individual o grupo homogéneo, la entidad debe mantener un control administrativo, que incluya el control físico de las especies. Aquellos servicios, que opten por la aplicación de la regla de valuación, registro y control contable de grupo homogéneo, no requieren de autorización previa, sin embargo, deberán comunicar formalmente tal decisión a esta Contraloría General. 6.- PROCEDIMIENTO DE ENVÍO DE INFORMES CONTABLES Atendida la coordinación que la Contraloría General de la República mantiene con la Dirección de Presupuestos del Ministerio de Hacienda, en uso de sus atribuciones legales, se ha estimado del caso establecer un procedimiento común para los efectos de capturar la información que deben proporcionar los servicios e instituciones que se incluyen en la Ley de Presupuestos, acerca de sus respectivas gestiones. Así entonces, las citadas entidades deberán proporcionar mensualmente a través del Sistema de Agregación Financiera del Gobierno Central, los informes contables que requiere la Contraloría General para incluirlos como parte del proceso que efectúa tendiente a la obtención de los estados consolidados sobre la situación presupuestaria, financiera y patrimonial del Estado, que legalmente debe presentar al Presidente de la República, Congreso Nacional y demás autoridades superiores de la Administración del Estado. Sin perjuicio de lo anterior, las entidades a las cuales están dirigidas las presentes instrucciones deberán continuar remitiendo mensualmente el Balance de Comprobación y de Saldos al último día del mes que se informa, con el propósito de asegurar la responsabilidad que le asiste a la correspondiente autoridad del servicio, respecto de la veracidad de su contenido y de la oportunidad en el envío de la información requerida. En anexo se adjunta formato de dicho balance. Lo expuesto, salvo que esta Entidad Superior de Control determine la liberación del envío de dicho balance en la medida que se disponga de otro medio de autentificación tecnológica, en los términos a que se refiere la ley N° 19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma. Ahora bien, a fin de agilizar su envío se ha dispuesto que este se efectúe en la modalidad de transmisión electrónica, para lo cual, el citado balance deberá escanearse y presentarse en archivo pdf y remitirse a este Organismo Contralor a través del correo electrónico institucional sectorpublico@contraloria.cl, indicando en el asunto la denominación de la entidad remisora y el mes al que corresponde. Asimismo, el nombre del archivo que se adjunte, deberá también señalar dicha información. Cabe agregar, que en el mismo correo en el que se envíe dicho balance, se deberá anexar un símil del oficio conductor escaneado, vía archivo pdf, en el que conste la identificación del balance que se incluye y la suscripción por las jefaturas a cargo de la información. El período de presentación del referido balance será dentro de los primeros ocho (8) días de cada mes, respecto de las operaciones efectuadas y registradas en el mes inmediatamente anterior. En caso de corresponder el último día a sábado, domingo o festivo, el plazo se prorrogará al primer día hábil siguiente. 7.- BALANCE DE APERTURA DEL EJERCICIO CONTABLE 2016 Las entidades deberán preparar un Balance General de apertura, el cual corresponde a la situación financiera al inicio del ejercicio contable 2016, el cual deberá incluir los ajustes a la apertura derivados de la aplicación por primera vez de la nueva normativa. Este balance deberá ser presentado junto con los Estados Financieros Año 2016. Estos primeros estados financieros preparados en base a la nueva normativa, no se deberán presentar en forma comparativa con los del ejercicio contable 2015. Los estados financieros se presentarán en base a lo que se establece en la Resolución N° 16, de 2015 y a las instrucciones que oportunamente impartirá este Organismo Contralor. Finalmente, cabe señalar que cualquier consulta sobre la materia, deberá efectuarse con las jefaturas correspondientes de la División de Análisis Contable, Área Sector Público, al teléfono 224021519 o al correo electrónico vtargaronac@contraloria.cl , o bien, Área de Normas al teléfono 224025615 o al correo electrónico jespinosa@contraloria.cl . Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República