Dictamen N° 10936/2013

N° 10.936 Fecha: 15-II-2013 Se ha dirigido a esta Contraloría General la Subsecretaría de Obras Públicas, solicitando, por las razones que expone, que se reconsidere el Informe Final N° 67, de 2011, sobre auditoría de transacciones referida a fondos internos a rendir, efectuada en el Instituto Nacional de Hidráulica, en los aspectos que se detallarán en el presente oficio, informando además una serie de medidas adoptadas respecto de algunas observaciones planteadas en el mismo. En primer término, es dable indicar que el servicio impugna la observación relativa a la ausencia de un manual de procedimientos que describa las principales rutinas atingentes al manejo de los fondos a rendir, así como la falta de definición en forma escrita de las funciones y responsabilidades de los funcionarios que participan en el proceso de finanzas (N°1, acápite sobre control interno). Al respecto, la entidad recurrente sostiene que en respuesta al referido informe final, se acompañó la circular N° 006, de 14 de noviembre de 2011, instructivo que “Fija Normas y Procedimientos relativos a Fondos Internos a Rendir, Rendiciones de cuentas versión 01”. Agrega, que en su oportunidad acompañó a esta Entidad de Control las resoluciones exentas Nos 230, 358 y 400, de 10 de agosto, 9 de junio y 14 de septiembre todas del año 2010, en las cuales se encuentran definidas las funciones y responsabilidades de los funcionarios que participan en el referido proceso de Finanzas. Sobre el particular, es menester indicar que la aludida circular fue emitida con posterioridad al período auditado, lo que confirma que efectivamente no se contaba en forma previa con el referido manual. De otra parte y tal como se expresara en el informe final N° 67, de 2011, la implementación de su contenido será objeto de una auditoría de seguimiento. Ahora bien, en cuanto a las resoluciones exentas Nos 230, 358 y 400, todas de 2010, es dable atender lo argumentado por el servicio, en tanto ellas efectivamente establecen para los funcionarios allí señalados funciones tales como revisar, asignar el gasto respectivo y la de emitir los correspondientes cheques, razón por la cual en esta parte debe reconsiderarse la objeción planteada, levantándose. Enseguida, el ente auditado solicita se reconsidere lo observado respecto de las deficiencias en la custodia de los fondos a rendir, al detectarse la falta de una caja de seguridad que resguardara el dinero mantenido en custodia para gastos menores (N°2, acápite sobre control interno), ya que afirma tener diversas medidas de seguridad y, además, adjunta factura N°2866144, de 17 de noviembre de 2011, que acredita la compra de una caja para dichos fines. Al respecto y de acuerdo a lo comunicado por el servicio, queda de manifiesto que la compra de la mencionada caja de seguridad se realizó en una data posterior al período auditado, por lo que no cabe sino mantener lo observado y verificar lo informado en una próxima auditoría de seguimiento. Por otra parte, el Instituto Nacional de Hidráulica cuestiona la observación concerniente a pagos de fondos por rendir efectuados con fecha posterior a la ejecución de la labor en terreno (N°2, acápite examen de cuentas) acompañando, en esta oportunidad, documentación que respalda que los cheques fueron girados el mismo día de inicio de los cometidos, no obstante, se compromete en lo futuro a que los fondos deberán ser solicitados con cinco días hábiles de antelación a la salida a terreno, para evitar que los funcionarios deban soportar los gastos con cargo a su propio patrimonio por no contar con el tiempo para poder cobrar los mencionados documentos. En virtud de la nueva documentación aportada se acoge la solicitud de reconsideración respecto de este punto, y se señala en su lugar, que se levanta la referida observación. En otro orden de consideraciones, el Instituto Nacional de Hidráulica impugna la observación referente a las inconsistencias detectadas en las fechas de los documentos rendidos con cargo a comisiones de servicio (N°4, acápite examen de cuentas), reproduciendo lo argumentado en su respuesta al aludido informe final N°67, de 2011, en cuanto a que las rendiciones corresponden a varios cometidos de servicio que detalla y no sólo a los indicados en la objeción. Puesto que el servicio no aporta algún antecedente nuevo que permita modificar el criterio contenido en el informe objeto de reconsideración, se mantiene lo observado. Asimismo, respecto a la falta de factura original en el comprobante contable N°ID 4553, de 30 de noviembre de 2010 (N°4, acápite examen de cuentas, segundo párrafo) el servicio acompaña una fotocopia simple de la misma, razón por la cual debe mantenerse la observación hasta verificar la existencia de la documentación original en una próxima acción de seguimiento. Por otra parte, en relación a la última observación contenida en el recurrido informe, relativa a la falta del acto administrativo que dispuso el cometido de servicio del funcionario Pablo Pozo Rojas, para efectuar trabajos en Bahía Catalina -Punta Arenas- y Bahía Chilota -Porvenir-, ambas en la Región de Magallanes y Antártica Chilena, la entidad examinada aclara que no hubo viaje alguno, toda vez que el fondo observado tenía como objetivo la compra de materiales necesarios para el sistema de fondeo de los ADCP, derivadores y plomo de los Estudios Bahía Catalina y Chilota. Indica, que en lo sucesivo, cuando se trate de un fondo por rendir para confeccionar estructuras necesarias para las campañas de terreno, la institución explicitará en la resolución que lo autoriza que no se trata de un cometido. En consideración a lo informado, se da por subsanada por esta vez la observación. Por último, en lo relativo a las observaciones sobre el cheque N°4089039, emitido por el servicio y depositado en la cuenta corriente personal del Jefe de Operaciones (N°2, párrafo tercero, acápite control interno); las irregularidades en la forma de pago de los fondos a rendir (N°1 acápite examen de cuentas); las facturas pagadas mediante transferencia bancaria desde la cuenta corriente personal del funcionario que administraba los recursos del servicio (N°3, acápite examen de cuentas); y la falta de oportunidad en la dictación de actos administrativos que sancionaron cometidos funcionarios (N°1, acápite otras observaciones derivadas del control interno), la citada entidad pública informó la adopción de una serie de medidas -que detalla- a objeto de precaver situaciones como las de la especie, aceptando las objeciones realizadas por esta Entidad de Control en el referido informe. En vista que respecto a estas observaciones el servicio no solicita su reconsideración, si no que compromete medidas que, según afirma, implementó luego de la visita de este Organismo Fiscalizador, necesariamente debe mantenerse lo observado hasta que en un futuro seguimiento se proceda a su verificación. Finalmente, es menester señalar que los antecedentes aportados en esta oportunidad serán remitidos a la Unidad de Sumarios de la Fiscalía de esta Entidad de Control, a fin de que sean incorporados en el procedimiento disciplinario ordenado instruir mediante resolución exenta N°2.444, de 2012, el cual se encuentra en tramitación, en especial, para que se tenga presente lo reconsiderado en relación a la observación N°2 del acápite sobre examen de cuentas. En consecuencia, esta Contraloría General estima procedente complementar, en los términos expuestos, lo concluido en el informe final N°67, de 2011. Patricia Arriagada Villouta Contralor General de la República Subrogante