Dictamen N° 13695/2018

N° 13.695 Fecha: 04-VI-2018 Se ha dirigido a esta Contraloría General el Parque Metropolitano de Santiago, consultando, a propósito del oficio N° 37.169, de 2016, de este origen, respecto de la oportunidad en que debe llevarse a cabo la notificación de la adjudicación en los procesos licitatorios convocados para el suministro de bienes y servicios y acerca del momento en que deben emitirse las órdenes de compra y el contrato respectivo. Indica que, consultada al efecto, la Dirección de Compras y Contratación Pública, -DCCP-, le ha informado que la emisión de las órdenes de compra previa a la total tramitación del contrato, responde a una opción automática del sistema, sin que, a juicio de esa Dirección, dicha circunstancia vulnere lo dispuesto en la normativa que rige la materia. Requerido su parecer, la DCCP informa, en síntesis, que la adjudicación es un trámite previo a la suscripción del contrato, y por ende debe notificarse antes de su celebración, y que las órdenes de compra deben ser enviadas por las entidades compradoras con posterioridad a la publicación del acto administrativo aprobatorio del contrato. Añade que el Sistema de Información de Compras y Contrataciones del Estado, genera automáticamente una orden de compra que queda en estado de “guardada” en el mismo portal, visualizándose en forma pública solamente desde que el funcionario facultado para ello así lo autoriza, momento en que se le otorga la fecha correspondiente. Sobre el particular, y en lo que se refiere a la oportunidad en que debe realizarse la adjudicación de una licitación, es necesario tener presente lo señalado en el N° 1 del artículo 2° del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, en orden a que ese trámite es el acto administrativo fundado, por medio del cual la autoridad competente selecciona a uno o más oferentes para la suscripción de un contrato de suministro o servicios. A su vez, el artículo 22, N° 3, de ese decreto, dispone que las bases deben contener las etapas y plazos de la licitación, los plazos y modalidades de aclaración de las bases, la entrega y apertura de las ofertas, la evaluación de las ofertas, la adjudicación y la forma del contrato de suministro y servicio respectivo y el plazo de duración del contrato. Por su parte, el inciso primero del artículo 41 del citado reglamento, establece, en lo pertinente, que las entidades licitantes deberán publicar oportunamente en el Sistema de Información los resultados de sus procesos de licitación o contratación. El inciso segundo añade que cuando la adjudicación no se realice dentro del plazo señalado en las bases de licitación, la entidad deberá informar en el Sistema de Información las razones que justifican el incumplimiento del plazo para adjudicar. El inciso cuarto agrega, en lo que importa, que la entidad licitante aceptará una oferta mediante acto administrativo debidamente notificado al adjudicatario y al resto de los oferentes. Luego, teniendo en cuenta la normativa citada, es menester concluir que la adjudicación y su notificación deben efectuarse con anterioridad a la celebración del pertinente contrato. Por otra parte, para atender la consulta acerca del momento en que deben emitirse las órdenes de compra y el contrato respectivo se debe tener en cuenta que el artículo 63, inciso primero, del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, previene que para formalizar las adquisiciones de bienes y servicios regidas por la ley Nº 19.886, se requerirá la suscripción de un contrato. Sin perjuicio de lo anterior, las adquisiciones menores a 100 UTM podrán formalizarse mediante la emisión de la orden de compra y la aceptación de ésta por parte del proveedor. De la misma forma podrán formalizarse las adquisiciones superiores a ese monto e inferiores a 1.000 UTM, cuando se trate de bienes o servicios estándar de simple y objetiva especificación y se haya establecido así en las respectivas bases de licitación. Por su parte, el inciso final del artículo 65 preceptúa que las órdenes de compra emitidas de acuerdo a un contrato vigente, deberán efectuarse a través del Sistema de Información de Compras y Contratación Pública. De las normas citadas, es posible advertir que las órdenes de compra deberán emitirse de acuerdo a un contrato vigente, esto es, una vez aprobado a través del correspondiente acto administrativo debidamente tramitado, puesto que el licitante sólo a partir de esa época se encuentra en condiciones de expedir tales documentos y no con anterioridad (aplica dictamen N° 98.702, de 2014, de este origen). Lo anterior, no resulta aplicable en el caso que concurran las situaciones de excepción contempladas en el precitado artículo 63, inciso primero, eventos en los cuales no es necesario suscribir un contrato, ya que en ellos las adquisiciones se formalizan mediante la emisión de la orden de compra y la aceptación de ésta por parte del proveedor. Ahora bien, se advierte que la orden de compra emitida automáticamente por el sistema al momento de adjudicarse, constituye un mero borrador de la misma, la que sólo se termina de emitir cuando se fecha y envía por el funcionario encargado de la contratación, momento en el cual cambia del estado guardada a publicada. Asimismo, en los casos en que excepcionalmente se inicien los servicios una vez suscrito el contrato y antes de su toma de razón, la orden de compra debe ser emitida con posterioridad a dicho control preventivo, pues sólo una vez que el acto aprobatorio del contrato se encuentre totalmente tramitado se formaliza la decisión administrativa y se asume la obligación de pago por la entidad pública. En este contexto, se reconsidera el dictamen N° 2.385, de 2014. En consecuencia, corresponde que se publiquen, y por ende se emitan, las órdenes de compra, sólo con posterioridad a la total tramitación del acto administrativo que aprueba el contrato. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República