Dictamen N° 14100/2018

N° 14.100 Fecha: 06-VI-2018 Esta Contraloría General, en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales; en atención a la estrategia institucional, que dentro de sus objetivos postula contribuir al fortalecimiento del sector público, y con el fin de mejorar la eficiencia y eficacia en la implementación de acciones correctivas, ha estimado necesario impartir instrucciones para la mejor ejecución de los procesos de seguimiento. Lo anterior por cuanto dicha etapa es fundamental para asegurar la implementación de medidas orientadas a fortalecer procesos, procedimientos y controles de las entidades fiscalizadas. I. Alcance y responsabilidad del seguimiento. Con el objeto de fortalecer la función de Auditoría de la Contraloría General, y su coordinación con las unidades de Auditoría Interna, Dirección de Control y/o Encargados de Control Interno de los organismos sujetos a fiscalización, además de complementar esfuerzos en sus actuaciones, a contar del 2 de julio de la presente anualidad, este Organismo Fiscalizador implementará un nuevo modelo de seguimiento para lo cual habilitará una plataforma informática, que se denominará Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR, que permitirá conocer de forma sencilla y en línea la totalidad de los requerimientos formulados por la Contraloría que se encuentren pendientes de seguimiento al momento de la puesta en operación del Sistema. Este modelo de seguimiento considera la implementación de una política de complementariedad entre las acciones que ejecuta esta Contraloría General y las Unidades de Control Interno y/o Auditoría Interna, donde de acuerdo a la complejidad del hecho observado se determinará la responsabilidad de la validación de su cumplimiento. Así, los seguimientos que ejecutará este Órgano Contralor, estarán enfocados, principalmente, en los requerimientos que deriven de observaciones categorizadas como Altamente Complejas (AC) o Complejas (C). Por su parte, la validación de las acciones correctivas que se soliciten respecto a observaciones catalogadas como Medianamente Complejas (MC) y Levemente Complejas (LC), serán de responsabilidad de los Auditores Internos o Encargados de Control Interno de cada entidad pública sujeta la fiscalización de la Contraloría, esto sin perjuicio de las demás facultades que corresponden a éste Órgano de Control, de conformidad con lo dispuesto en la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República. II. Seguimiento a Observaciones AC y C: Control y Validación. El seguimiento a observaciones categorizadas como AC y C será de responsabilidad de la Contraloría General, quién vencidos los plazos otorgados en el informe final u oficio respectivo, para la implementación de acciones correctivas, efectuará el proceso de seguimiento asociado de forma tradicional, evacuando como producto un informe u oficio de seguimiento. La plataforma informática que se pondrá a disposición de las entidades sujetas a la fiscalización de la Contraloría, denominada Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR, permitirá que los funcionarios encargados, así como jefaturas y directivos superiores de cada entidad fiscalizada, accedan de manera sencilla y en línea a la totalidad de observaciones en las que esta Contraloría solicitó implementar alguna acción correctiva, favoreciendo un correcto control y gestión de las mismas, toda vez que esta herramienta informática enviará alertas mediante correos electrónicos a los responsables de cada observación cuando los plazos estén próximos a vencer, lo cual facilitará la oportunidad y efectividad en la implementación de mejoras. Los funcionarios de las unidades de control interno que actuarán como contraparte de la Contraloría General en los procesos de seguimiento, deberán informar las acciones correctivas ejecutadas y cargar los antecedentes que permitan acreditar el cumplimiento de las acciones asociadas a dichas observaciones, en el Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR, información que posteriormente será analizada por personal de esta Entidad de Control como parte del proceso de seguimiento tradicional, con lo cual se pretende evitar el ingreso de antecedentes en formato papel y eliminar los tiempos que implica el tránsito de dicha información. Con el fin de mantener un catastro actualizado de los encargados de las Unidades de Auditoría Interna, Control Interno y Direcciones de Control, se deberá informar a la casilla seguimientoyapoyo@contraloria.cl, en un plazo de 10 días hábiles contados de la recepción del presente oficio, el nombre, RUT, correo electrónico y teléfono de la persona encargada de desempeñar este rol en la respectiva Entidad. III. Seguimiento a Observaciones MC y LC: Control y Validación. Por su parte, el cumplimiento de las acciones correctivas requeridas respecto a observaciones categorizadas como Medianamente Complejas (MC) y Levemente Complejas (LC), deberá ser acreditado y validado por los encargados de control interno de cada entidad fiscalizada, para lo cual, a contar del 2 de julio de esta anualidad, deberán utilizar el citado Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR, para informar las acciones correctivas, cargar los antecedentes necesarios para acreditar las medidas implementadas y determinar si lo efectuado permite subsanar lo observado por esta Contraloría, respecto a esta categoría de observaciones. A su vez, esta Contraloría General efectuará dos veces al año una validación de las observaciones categorizadas como MC y LC, cuyo cumplimiento fue verificado por el encargado de control interno, la que se realizará sobre el total de observaciones en esta condición a la fecha en que se efectúe la revisión antes indicada. Esta comprobación sobre las acciones emprendidas por los encargados en cada entidad fiscalizada, tendrá por objetivo verificar que la documentación subida a la plataforma de Seguimiento y Apoyo CGR, es consistente, veraz y permite acreditar el cumplimiento de lo requerido por esta Contraloría General. Es dable señalar que para la puesta en marcha del Sistema de Seguimiento y Apoyo CGR, se realizarán capacitaciones dirigidas a los equipos de Control Interno de las entidades públicas y funcionarios involucrados en los procesos de seguimiento de todo el país, con la finalidad que conozcan la plataforma y sus funcionalidades, para lo cual se les comunicará directamente mediante oficio y a través de nuestro portal institucional el programa de capacitaciones respectivo. IV. Informes de Seguimiento. Cabe hacer presente, que en los informes de seguimiento que elaboren las Unidades de Seguimiento y Apoyo de esta Contraloría General, a contar del 2 de julio de 2018 se contemplarán únicamente las observaciones categorizadas como AC y C, ya que la transparencia y reportabilidad del proceso de seguimiento bajo la responsabilidad de los encargados de control interno, se hará efectiva a través del sistema de Seguimiento y Apoyo CGR, que entrará en operación a contar de la referida data. Finalmente, cabe señalar que cualquier consulta sobre la materia, deberá dirigirse a la Coordinación de Seguimiento y Apoyo al Cumplimiento, correo seguimientoyapoyo@contraloria.cl, o a los teléfonos 232401465 o 232401420. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República