Dictamen N° 1515/2019

N° 1.515 Fecha: 16-I-2019 La Contraloría General de la República, en virtud de sus facultades constitucionales y legales, especialmente, de aquellas que le otorga la N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Entidad, viene en impartir instrucciones para el ejercicio contable año 2018, al Tribunal Calificador de Elecciones, a los Tribunales Electorales Regionales, al Tribunal de Defensa de la Libre Competencia, al Consejo para la Transparencia, al Instituto Nacional de Derechos Humanos y a los Tribunales Ambientales. El registro y la información de las operaciones efectuadas por las entidades públicas, debe ajustarse en el presente ejercicio a la normativa y procedimientos contables vigentes, contenidos en la resolución N° 16, de 2015, Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación NICSP-CGR Chile y el oficio circular N° 96.016, de 2015, Manual de Procedimientos Contables para el Sector Público NICSP-CGR, ambos de este Organismo Contralor. 1.- AJUSTE DE PRIMERA ADOPCIÓN DE LA NORMATIVA CONTABLE NICSP-CGR CHILE En vista de que el oficio CGR N° 73.121, de 2015, que imparte instrucciones a los servicios e instituciones del Sector Público para la primera adopción de la normativa contable NICSP-CGR Chile, definió un máximo de tres años como periodo de transición para la implementación de dicha norma, con término el 31 de diciembre de 2018, aquellas materias que hayan quedado pendientes de regularización, a partir de enero de 2019 ya no podrán ser ingresadas como ajustes de primera adopción, sino que como correcciones de errores de años anteriores, por esta razón, se deberá regularizar conforme al acápite 6.2 letra c. 2.- DEUDORES Y ACREEDORES PRESUPUESTARIOS Las entidades públicas antes mencionadas, que al inicio del ejercicio contable año 2019 mantengan saldos en las cuentas 12192 Cuentas por Cobrar de Ingresos Presupuestarios y 22192 Cuentas por Pagar de Gastos Presupuestarios, deberán traspasarlos a las cuentas contables 11512 Cuentas por Cobrar - Recuperación de Préstamos y 21534 Cuentas por Pagar - Servicio de la Deuda, respectivamente, en armonía con los conceptos establecidos en el clasificador presupuestario para registrar los derechos por percibir (Ingresos por Percibir) y las deudas exigibles (Deuda Flotante) pendientes al 31 de diciembre del año anterior. Los traspasos contables que se efectúen como consecuencia de lo señalado precedentemente, se registrarán e informarán al inicio de este ejercicio como movimientos financieros, debiendo quedar saldadas las citadas cuentas. Conforme a lo anterior, los servicios deberán gestionar durante el primer trimestre del año 2019 las modificaciones presupuestarias correspondientes. 3.- RESULTADOS ACUMULADOS El saldo de la cuenta 31103 Resultado del Ejercicio, originado por el cierre de las cuentas de Ingresos y Gastos Patrimoniales al término del ejercicio año 2018, deberá ser traspasado a la cuenta 31102 Resultados Acumulados como movimiento de variaciones durante el mes de enero del año 2019. 4.- USO DE CUENTAS QUE INDICA Las cuentas correspondientes a los subgrupos 113, 114, 116, 214 y 216 que reflejan variaciones de disponibilidades que transitoria o permanentemente no afectan al presupuesto, solo deberán utilizarse cuando la normativa legal, las instrucciones o las autorizaciones específicas emitidas por este Organismo Contralor, así lo determinen, debiendo ser regularizados los saldos provenientes de años anteriores cuando ya no se cumplan las condiciones que originalmente determinaron el tratamiento extrapresupuestario. 5.- POLÍTICAS CONTABLES Cuando la Contraloría General de la República no haya definido una determinada política contable, el servicio deberá establecerla formalmente mediante un acto administrativo, el cual debe ser remitido mediante oficio a este Órgano Contralor en el mes siguiente a su dictación. 6.- AJUSTES CONTABLES POR APLICACIÓN DE LA NORMA DE ERRORES Los errores son omisiones o inexactitudes al momento de registrar movimientos financieros o económicos, como consecuencia de errores aritméticos, de aplicación de políticas contables, de interpretación contable de los hechos, etc. Estos pueden identificarse y corregirse durante el periodo contable vigente o en períodos anteriores, según el procedimiento siguiente: 6.1.- Contabilizaciones erróneas efectuadas durante el año 2019 La norma de Errores de la resolución N° 16, de 2015, establece que los errores del período contable, detectados en el mismo período, esto es, durante el año 2019, se corregirán antes del cierre del ejercicio. Conforme a lo anterior, los ajustes que impliquen correcciones se deben efectuar e informar como variaciones del mes en que se verifiquen dichas situaciones y se cuente con los antecedentes para su determinación, no requiriendo autorización, previa o posterior, de esta Contraloría General. 6.2.- Contabilizaciones erróneas efectuadas en años anteriores al 2019 En este caso, la citada norma de Errores establece que los efectos de la corrección de un error de periodos anteriores no se incluirán en el resultado del periodo en el que se detecte el error dado que su efecto se reflejará en los saldos iniciales de activos, pasivos y resultados acumulados del período contable en curso. Al respecto se pueden distinguir: a. Ajustes relacionados con Deuda Flotante e Ingresos por Percibir Los ajustes de Deudores Presupuestarios -Ingresos por Percibir y Acreedores Presupuestarios - Deuda Flotante, presentan dos instancias de ajuste: la primera, regulariza el traspaso de los Deudores y Acreedores Presupuestarios de años anteriores a las cuentas 11512 y 21534, respectivamente, la cual se debe ajustar e informar como variación del mes, y la segunda, regulariza el saldo de las cuentas 12192 y 22192, según corresponda, que implica un ajuste a la apertura, ya que corrige el saldo que proviene del ejercicio anterior. Se adjunta procedimiento contable en anexo N° 1. b. Ajustes de errores cuya regularización no implica ejecución presupuestaria en el presente ejercicio. En este caso, lo que corresponde efectuar es un ajuste a la apertura del presente ejercicio. Algunos ejemplos de errores de esta naturaleza son, incorrecta determinación de la depreciación y deterioro, el no reconocimiento de inmuebles de propiedad de la entidad, la omisión de registro de provisiones, la regularización de pasivos contingentes que cambiaron de naturaleza a provisiones, entre otros. c. Ajustes relacionados con la adopción de NICSP-CGR efectuados fuera de plazo. Conforme a lo establecido anteriormente, los ajustes de activos y pasivos relacionados con el cambio normativo deben efectuarse como ajuste a la apertura de acuerdo a la norma de Errores de años anteriores, dado que se omitió su regularización dentro del plazo de primera adopción de NICSP- CGR. 7.- ENVÍO DE LOS AJUSTES A LA APERTURA A LA CONTRALORÍA GENERAL Atendido el término del periodo máximo de transición a NICSP-CGR Chile, se ha considerado del caso instruir que las entidades ya no deberán solicitar aprobación de todos sus ajustes a la apertura, sino que deberán enviarlos mediante oficio para conocimiento y fines pertinentes de esta Contraloría General, acompañando los comprobantes contables, en el plazo de un mes. La documentación sustentatoria de los ajustes a la apertura deberá mantenerse en el servicio a disposición de este Organismo Contralor. Ahora bien, se ha estimado adecuado definir que los ajustes que afecten los siguientes rubros, debido a su complejidad y que el trabajo asociado a su regularización superara al año 2018, deben seguir siendo enviados a esta Contraloría General para su aprobación: a) Infraestructura Pública b) Planes de beneficios definidos a los empleados a largo plazo c) Activos concesionados y sus pasivos asociados 8.- PROCEDIMIENTO DE ENVÍO DE INFORMES CONTABLES Las entidades públicas afectas al presente instructivo, deberán enviar mensualmente a este Organismo Contralor los siguientes estados contables: - Balance de Comprobación y de Saldos. - Informe Analítico de Variaciones de Ejecución Presupuestaria. El Balance de Comprobación y de Saldos deberá incluir el movimiento contable consolidado a nivel institucional, considerando el Plan de Cuentas contenido en la resolución N° 16, de 2015, de este origen, ya citada. El Informe Analítico de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria, deberá incluir la totalidad de los ingresos y gastos generados en la ejecución del presupuesto desagregados al último nivel de detalle contemplado en las clasificaciones presupuestarias aprobadas por el decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda. La información contable estará referida exclusivamente a las operaciones realizadas y contabilizadas en el mes que se informa. En anexo se incluyen los formatos de los informes contables requeridos, los cuales se presentan a modo de ejemplo, con las cuentas que deberían reflejar los movimientos económicos - financieros correspondientes. Al respecto, la única modalidad de envío de dichos Balances de Comprobación y Saldos y su informe analítico, consiste en escanear dichos documentos junto al oficio conductor suscrito por las jefaturas a cargo de la información, en el que conste la identificación del balance que se incluye, y remitirlos mediante archivos en formato PDF y Excel, al Sistema de Recepción SIREF, habilitado en el sitio web institucional www.contraloria.cl , e ingresar con la clave otorgada para tales efectos por este Organismo Contralor. Cabe indicar que el sistema SIREF, generará el correspondiente certificado de recepción de la información. En caso de no tener clave de acceso, deberá solicitarla formalmente a este Organismo Contralor, con la siguiente información de él o los usuarios que se desea habilitar: - Nombres y apellidos - Rut - Cargo - Correo electrónico El período de presentación de los informes contables será dentro de los primeros ocho (8) días de cada mes, respecto de las operaciones efectuadas y registradas en el mes inmediatamente anterior. En caso de corresponder el último día a sábado, domingo o festivo, el plazo se prorrogará al primer día hábil siguiente. Las entidades que no efectúen las gestiones o no cumplan con las obligaciones que se establecen en el presente instructivo podrán ser observadas por este Organismo Contralor, conforme a sus facultades. Finalmente, cabe señalar que cualquier consulta sobre la materia, deberá efectuarse con la Jefatura correspondientes de la División de Análisis Contable, Área Gestión de Operaciones Centralizadas, Loreto Naveas Córdova al teléfono 232405027 o al correo electrónico lnaveasc@contraloria.cl . Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República