Dictamen N° 1518/2019

N° 1.518 Fecha: 16-I-2019 La Contraloría General de la República, en uso de las facultades que le confiere el artículo 98 de la Constitución Política de la República y su ley N° 1 0 .336, Orgánica Constitucional , en materia de contabilidad general de la Nación , viene en impartir a las Entidades de Educación Superior del Estado las siguientes instrucciones, respecto de la información de carácter contable y presupuestaria que a éstas les corresponde proporcionar, determinando los plazos y demás modalidades a las que se sujetará dicha remisión , como también la oportunidad en el envío al trámite de toma de razón de los actos administrativos a través de los cuales se aprueben y modifiquen los presupuestos de ingresos y gastos de las citadas Entidades de Educación Superior, en los términos que siguen: 1. Estados Financieros Entidad de Educación Superior. La información financiera debe ser presentada en forma trimestral (intermedia) y anual, consolidada y comparativa, considerando lo siguiente: 1.1. Estados Financieros Consolidados 2019 1.1.1 Estado de Situación Financiera : Carácter trimestral - al 31 de marzo de 2 0 19 , comparado al 31 de diciembre de 2018, fecha de entrega hasta el 30 de mayo de 2 0 19 . - al 30 de junio de 2 0 19 , comparado al 31 de diciembre de 2018, fecha de entrega hasta el 29 de agosto de 2 0 19 . - al 30 de septiembre de 2 0 19 , comparado al 31 de diciembre de 2018, fecha de entrega hasta el 29 de noviembre de 2 0 19 . - al 31 de diciembre de 2 0 19, comparado al 31 de diciembre de 2018, fecha de entrega hasta el 31 de enero de 2 0 20 (preliminar). 1.1.2 Estado de Resultados: Carácter trimestral - al 31 de marzo de 2019, comparado al 31 de marzo de 2018, fecha de entrega hasta el 30 de mayo de 2019. - al 30 de junio de 2019, comparado al 30 de junio 2018, fecha de entrega hasta el 29 de agosto de 2019. - al 30 de septiembre de 2019, comparado al 30 de septiembre de 2018, fecha de entrega hasta el 29 de noviembre de 2019. - al 31 de diciembre de 2019, comparado al 31 de diciembre de 2018, fecha de entrega hasta el 31 de enero de 2020. (preliminar). 1.2. Estados Financieros Auditados Consolidados 2019 1.2.1 Estado de Situación Financiera 2019 : Carácter anual, comparado al 31 de diciembre de 2018, fecha de entrega hasta el 30 de abril de 2020. 1.2.2 Estado de Resultados 2019 : Carácter anual, comparado al 31 de diciembre de 2018, fecha de entrega hasta el 30 de abril de 2020. 1.2.3 Estado de Flujos de Efectivo 2019 : Carácter anual, acumulado hasta la fecha del ejercicio correspondiente, comparado al 31 de diciembre de 2018, fecha de entrega hasta el 30 de abril de 2020. 1.2.4 Estado de Cambios en el Patrimonio Neto 2019 : Carácter anual, acumulado hasta la fecha del ejercicio correspondiente, comparado al 31 de diciembre de 2018, fecha de entrega hasta el 30 de abril de 2020. 1.2.5 Notas Explicativas a los Estados Financieros 2019 : Carácter anual. 1.3. Información Contable Desagregada 2019 1.3.1 Balance de 8 Columnas : Carácter trimestral - al 31 de marzo de 2019, fecha de entrega 30 de mayo de 2019. - al 30 de junio de 2019, fecha de entrega 29 de agosto de 2019. - al 30 de septiembre de 2019 , fecha de entrega 29 de noviembre de 2019. - al 31 de diciembre de 2019, fecha de entrega 31 de enero de 2 0 20 . - al 31 de diciembre de 2019, fecha de entrega 30 de abril de 2020 (auditado). 1.3.2 Cédulas de Clasificación: Carácter trimestral - al 31 de marzo de 2019, fecha de entrega 30 de mayo de 2019. - al 30 de junio de 2019, fecha de entrega 29 de agosto de 2019. - al 30 de septiembre de 2019 , fecha de entrega 29 de noviembre de 2019. - al 31 de diciembre de 2019, fecha de entrega 31 de enero de 2 0 20 . - al 31 de diciembre de 2019, fecha de entrega 30 de abril de 2020 (auditado). 2. Información Presupuestaria de las Entidades de Educación Superior del Estado. 2.1. Estado de Situación Presupuestaria 2.1.1 Estado de Situación Presupuestaria: Carácter trimestral - al 31 de marzo de 2019, fecha de entrega hasta el 30 de mayo de 2019. - al 30 de junio de 2019, fecha de entrega hasta el 29 de agosto de 2019. - al 30 de septiembre de 2019, fecha de entrega hasta el 29 de noviembre de 2019. - al 31 de diciembre de 2019, fecha de entrega antes del 31 de enero de 2020. - al 31 de diciembre de 2019, fecha de entrega antes del 30 de junio de 2020. - (Balance de Ejecución Presupuestaria 2019). 2.2. Presupuesto Inicial De acuerdo a lo establecido en el artículo 4° del decreto N° 180, de 1987, del Ministerio de Hacienda, el presupuesto inicial de las Entidades de Educación Superior del Estado debe ser aprobado por la autoridad u organismo competente que establezcan los respectivos estatutos orgánicos, sometido a la tramitación que corresponda en la Contraloría General de la República, y posteriormente publicado antes del 31 de marzo del respectivo ejercicio presupuestario, en un diario de circulación regional. En tal sentido, y con el propósito de que se pueda dar cabal cumplimiento a lo establecido en la norma reglamentaria indicada, debe tenerse presente que, conforme a lo señalado en el artículo 10, inciso primero de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, ésta cuenta con un plazo de quince días hábiles, contados desde la fecha de recepción del decreto o resolución que aprueba el presupuesto inicial, para llevar a cabo el estudio de legalidad que requiere la toma de razón, plazo que podría ser prorrogable por otros quince días mediante resolución fundada. Luego, esa Entidad de Educación Superior debe adoptar las medidas que resulten procedentes con el objeto de que el acto administrativo que apruebe el aludido presupuesto sea recepcionado por este Organismo Contralor a más tardar la última semana del mes de febrero para el cumplimiento oportuno del correspondiente control previo de legalidad. 2.3. Modificaciones Presupuestarias Los decretos o resoluciones que dispongan modificaciones al presupuesto inicial, también se encuentran sujetos al control de legalidad que implica el trámite de toma de razón. Por lo tanto, dichos actos administrativos sólo tendrán efecto legal en la medida que se sometan al referido examen en la Contraloría General de la República, siempre que sean recepcionados a más tardar el 31 de diciembre del año para el cual se asignaron los recursos. Resulta del caso señalar, que las actualizaciones que se efectúen al citado presupuesto deben considerar las modificaciones que, a su vez, determine la autoridad competente respecto de las asignaciones de transferencias establecidas en la ley de Presupuestos del Sector Público año 2019, que afecten directamente las estimaciones de los ingresos presupuestarios por parte de las Entidades de Educación Superior beneficiarias -por ejemplo- del Aporte Fiscal Directo, Fondo de Desarrollo Institucional, becas, gratuidad, subsidios, entre otras, todo ello con la finalidad de mantener la debida consistencia entre los ordenamientos presupuestarios del organismo otorgante y la institución receptora, respectivamente. En relación a lo anterior, las entidades deben gestionar oportunamente las modificaciones al presupuesto vigente, con el propósito de prevenir una ejecución por sobre el presupuesto aprobado, específicamente en algún subtítulo, ítem o asignación del gasto. 2.4. Balance de Ejecución Presupuestaria De acuerdo a lo establecido en el artículo 6° del aludido decreto N° 180, de 1987, la confección del Balance de Ejecución Presupuestaria, debe ser aprobada -a más tardar- el 30 de mayo del año siguiente al del ejercicio presupuestario del que dan cuenta y publicados antes del 30 de junio del mismo año, en un diario de circulación regional. Asimismo, antes de esta última fecha, una copia de dichos balances debe ser enviada a los Ministerios de Educación y de Hacienda. En este contexto, se solicita a esa Entidad de Educación Superior el envío de una copia de la publicación del balance de ejecución presupuestaria 2018 antes del 30 de junio de 2019. 3. Estados Financieros Fondo Solidario de Crédito Universitario (FSCU) . Esta información financiera debe ser presentada en forma semestral y anual comparativa, por los Fondos de Crédito Solidario de las Universidades Estatales, considerando lo siguiente: 3.1. Estados Financieros 2019 3.1.1 Estado de Situación Financiera : Carácter semestral - al 30 de junio de 2019, comparado al 31 de diciembre de 2018, fecha de entrega hasta el 31 de julio de 2019. - al 31 de diciembre de 2019, comparado al 31 de diciembre de 2018, fecha de entrega hasta el 31 de enero de 2020. 3.1.2 Estado de Resultados : Carácter semestral - al 30 de junio de 2019, comparado al 30 de junio 2018, fecha de entrega hasta el 31 de julio de 2019. - al 31 de diciembre de 2019, comparado al 31 de diciembre de 2018, fecha de entrega hasta el 31 de enero de 2 0 20. 3.2. Estados Financieros Auditados 2019 3.2.1 Estado de Situación Financiera : Carácter anual - comparado al 31 de diciembre de 2018, fecha de entrega hasta el 30 de junio de 2020. 3.2.2 Estado de Resultados : Carácter anual - comparado al 31 de diciembre de 2018, fecha de entrega hasta el 30 de junio de 2020. 3.3. Información Contable Desagregada 2019 3.3.1 Balance de 8 Columnas: Carácter semestral - al 30 de junio de 2019, fecha de entrega hasta el 31 de julio de 2019. - al 31 de diciembre de 2019, fecha de entrega hasta el 31 de enero de 2020. - al 31 de diciembre de 2019, fecha de entrega hasta el 30 de junio de 2 0 20 (auditado) . 3.3.2 Cédulas de Clasificación : Carácter semestral - al 30 de junio de 2019, fecha de entrega hasta el 31 de julio de 2019. - al 31 de diciembre de 2019 , fecha de entrega hasta el 31 de enero de 2020. - al 31 de diciembre de 2019, fecha de entrega hasta el 30 de junio de 2 0 20 (auditado) . 4. Procedimiento de envío y formato de la información a través del Sistema de Contabilidad General de la Nación (SICOGEN) . La información debe ser enviada a través del Sistema de Contabilidad General de la Nación, en adelante SICOGEN, en él se captura y valida en línea los diversos requerimientos, este sistema se encuentra habilitado en el sitio web institucional , www.contraloria.cl . Es del caso señalar que este Organismo de Control , pone a disposición de cada institución de Educación Sup erior del Estado, un manual de usuario donde se establece la forma de carga de la información en el sistema , así como también un documento con la definición de la estructura de los archivos a remitir a esta Contraloría General en los formatos requeridos. La información antes indicada se encuentra disponible para ser descargada en el sitio web institucional en la dirección https://www.contraloria.cl/web/cgr/sistemas . Para efectos de cumplimiento, se considerará como único medio de envío de información el sistema SICOGEN, salvo autorización explícita de este Organismo Contralor. Además , se solicita a todas las Entidades de Educación Superior del Estado informar oportunamente mediante correo electrónico, los cambios de usuarios designados que puedan ocurrir durante el transcurso del ejercicio contable, con el objeto de permitir el correcto funcionamiento del sistema y la pronta incorporación de los nuevos usuarios. Adicionalmente, cabe hacer presente que en anexo adjunto se incluye un resumen de las fechas y los formatos por los cuales la Entidad de Educación Superior debe remitir información a la Contraloría General de la República. Finalmente, ante cualquier consulta sobre la materia, debe dirigirse a la Jefe Subrogante del Área (s) de Normas de Fuerzas Armadas, Educación Superior, Empresas y Otras Entidades de la División de Análisis Contable, Sra. María Isabel Sotomayor, al teléfono 232401299 o al correo electrónico msotomayorn@contraloria.cl. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República