Dictamen N° 188649/2022

Nº E188649 Fecha: 25-II-2022 Se ha dirigido a esta Contraloría General el Servicio Nacional de Migraciones, en adelante SERNAMIG, solicitando un pronunciamiento sobre el registro contable para la apertura del Servicio. De lo anterior, SERNAMIG comenta que con fecha octubre de 2021 fue conformado su primer presupuesto, sin contar a esa fecha con el acto administrativo de traspaso de activos fijos por parte de la Subsecretaría del Interior, situación que imposibilitó realizar el asiento de apertura con información que respalde el reconocimiento del hecho económico. Cabe indicar que, en reunión posterior, del mes de enero de 2022, el Servicio señala ha realizado el cierre de los últimos tres meses de 2021 y que realizó la carga en la contabilidad de sus bienes de uso, teniendo como respaldo un archivo Excel, pero sin un documento que formalice el traspaso de esos bienes desde la Subsecretaría del Interior. Sobre el particular, el Marco Conceptual de la resolución N° 16, de 2015, Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, establece que el reconocimiento de los elementos de los Estados Financieros debe ser registrados en orden cronológico y de manera oportuna. Al respecto, el numeral 11.2.5 del oficio CGR N° E64.326, de 2020, que Imparte instrucciones a los Servicios e Instituciones del Sector Público para el ejercicio contable 2021, establece que el período de presentación de informes mensuales será acorde con la normativa actual vigente, es decir, dentro de los primeros ocho (8) días de cada mes; respecto de las operaciones efectuadas y registradas en el mes inmediatamente anterior. Por su parte, el numeral 7 del oficio CGR N° E166.851, de 2021, que imparte instrucciones a los Servicios e Instituciones del Sector Público sobre el cierre del ejercicio contable 2021, determina que el reporte correspondiente al mes de diciembre de 2021 deberá ser remitido a más tardar el 10 de enero de 2022. Sobre la materia, una entidad contable que inicia sus operaciones debe reconocer en la contabilidad los bienes y derechos que sean de su control y las obligaciones presentes que impliquen una disminución de potencial de servicio o beneficios económicos, con efecto en la cuenta 31101 Patrimonio Institucional. Por lo anterior, considerando que el registro de operaciones y transacciones debe realizarse en el orden y fecha en que estas ocurren, de acuerdo con la documentación de respaldo pertinente para dichos efectos, se debe contar con el acto administrativo que formaliza el traspaso de bienes por parte de la Subsecretaría del Interior. Ahora bien, en casos que no se cuenta con la información de respaldo para el reconocimiento de los activos, cabe indicar que igualmente la entidad contable deberá reconocer todos sus bienes, pudiendo realizar una estimación de ellos y sus valores en concordancia al párrafo 13 de la norma específica de Bienes de Uso. Sin perjuicio de lo anterior, SERNAMIG debe solicitar el acto administrativo que formaliza el traspaso de bienes para regularizar dicha situación. A su vez, se cumple con indicar que la Subsecretaría del Interior debe dar de baja aquellos bienes traspasados a SERNAMIG de manera que se refleje el cambio en su control y no se produzca una duplicidad de registros. Finalmente, se hace presente que SERNAMIG deberá remitir los reportes mensuales solicitados por esta Contraloría General, como también presentar los Estados Financieros por el periodo octubre a diciembre 2021. Saluda atentamente a Ud. Por Orden del Contralor General Yolanda Bascuñán Arteaga Jefa de División de Contabilidad y Finanzas Públicas (S)