Dictamen N° 19272/2019

N° 19.272 Fecha: 19-VII-2019 Se ha dirigido a esta Contraloría General la Subsecretaria del Ministerio de Relaciones Exteriores solicitando autorización para la percepción y uso, bajo el sistema de “Administración de Fondos” de los recursos obtenidos mediante la presentación de proyectos ante la Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericano (RADI) de la cual el Archivo General Histórico de esa Cartera de Estado es integrante. Agregan que los fondos en cuestión ascienden a US$ 19.000 y tienen por objeto financiar dos proyectos denominados “Catalogación Fondo Organismos Internacionales, Segunda Etapa” (1983-1990), Archivo Histórico Ministerio RR.EE. de Chile“ por US$ 10.000 y “Conservación y Digitalización de los Álbumes del Archivo de la Cancillería Chilena” por US$ 9.000. Tales recursos serán utilizados de acuerdo a lo establecido en las bases que acompañan. Sobre la materia, de acuerdo con el artículo 4° del decreto ley N° 1263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, y con lo concluido, entre otros, en el dictamen N° 32.912, de 2015, de este origen, todas las entradas y gastos del estado deben reflejarse en el presupuesto del sector público, salvo que una disposición legal establezca lo contrario o por instrucciones de esta Entidad de Control, cuando existan fundamentos para determinar que esos aumentos o disminuciones de haberes no afectan por su naturaleza la ejecución presupuestaria al momento de su ocurrencia. Acorde al citado pronunciamiento, dicha circunstancia acaecerá cuando se trate, por ejemplo, de caudales que no tengan la calidad de ingresos propios del respectivo servicio. Pues bien, de los antecedentes tenidos a la vista, se desprende que la RADI es un programa internacional del que forman parte los archivos de las Cancillerías Iberoamericanas –entre los que se cuenta el Archivo General Histórico, a cargo del Ministerio de Relaciones Exteriores− que se financia con aportes de sus miembros y que tiene por objeto promover la cooperación en materia de organización, administración, conservación y utilización de los sistemas de registro y repertorio de aquellas, llamando al efecto a una convocatoria para traspasarles recursos destinados a solventar iniciativas que contribuyan al desarrollo de la señalada finalidad. En este contexto, según consta de la copia del Acta de Lisboa II acompañada como antecedente, se reunieron en dicha ciudad el 25 de octubre de 2018, los representantes de la Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericano (RADI) y entre otros puntos acordaron financiar 7 de los 9 proyectos presentados a la Convocatoria 2018 del Fondo Común del Programa RADI, obteniendo Chile el financiamiento de los proyectos individualizados precedentemente. A su vez, se indica que la entrega de dichos recursos es con un propósito específico, debiendo informarse a la RADI sobre su inversión y sujeto a reembolso en el evento de que no se cumplan los objetivos para los cuales se otorgaron. De esta manera, atendido que esos haberes constituyen en el actual año presupuestario, mayores ingresos no previstos en el presupuesto de la mencionada Cartera de Estado y que de la ficha descriptiva de los citados proyectos se desprende que las actividades a realizar tienen por objeto concretar la función de cooperación de la RADI en Chile, es que este Organismo de Control concede su autorización para que los recursos de la especie se manejen en la cuenta extrapresupuestaria requerida Lo anterior, no obsta a la fiscalización que a este respecto corresponde a esta Contraloría General en el ejercicio de sus atribuciones. Finalmente, cabe señalar que los recursos de que se trata deben ser registrados y controlados a través del procedimiento contable C-03 –fondos administrados por entidades públicas que no los incorporan a su presupuesto−, incluido en el Manual de Procedimiento Contables para el Sector Público, aprobado mediante el oficio circular N° 96.016, de 2015, de este origen. Saluda atentamente a Ud. Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República