Dictamen N° 2283/2014

N° 2.283 Fecha: 10-I-2014 Se ha dirigido a esta Contraloría General don Arcadio Velarde Martínez, en representación de la Sociedad de Servicios de Alimentación S.A., solicitando un pronunciamiento que determine si vulneran el principio de estricta sujeción a las bases, las modificaciones efectuadas por la Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas -en adelante, JUNAEB- al “Manual de Fichas Técnicas de Materias Primas o Productos” y al sistema de supervisión implementado por la citada entidad, específicamente en lo relativo a la elaboración de las actas de supervisión por medios electrónicos y sin firma electrónica avanzada, vinculadas a los convenios derivados de las licitaciones públicas para la contratación del servicio de suministro de raciones alimenticias para los beneficiarios del Programa de Alimentación Escolar, ID 85-35-LP11 e ID 85-16-LP12. Requerido de informe, ese organismo público manifiesta, en resumen, que ambas modificaciones se ajustaron a lo previsto en las pautas de los concursos citados, por lo que no importaron una infracción a la referida directriz, añadiendo, en relación a las actas de supervisión, que su expedición por medios electrónicos se ejecutó en conformidad a los pliegos de condiciones mencionados y que, atendida su naturaleza de acto administrativo de conocimiento, no sería necesario suscribirlas mediante firma electrónica avanzada. Sobre el primer asunto consultado, cumple con señalar que las bases administrativas de los pertinentes procesos licitatorios -aprobadas por las resoluciones N os 283, de 2011 y 190, de 2012, ambas de JUNAEB-, establecen en sus respectivos Títulos V, que el manual de fichas técnicas es el que entrega la información en relación a las características organolépticas, nutricionales (macro y micronutrientes) y microbiológicas con las cuales debe contar el producto para ser ingresado al Programa de Alimentación Escolar. Enseguida, los N os 1.3. y 1.2., de los Títulos II y I, de las anotadas bases, respectivamente, prescriben que esa entidad exigirá a los prestadores adjudicados, la utilización de productos que cumplan las especificaciones definidas en el “Manual de Fichas Técnicas de Materias Primas o Productos”, contenidos en los anexos N os 23 y 44 de esas pautas de licitación. Por su parte, el N° 2 de los anexos citados precedentemente, señala que JUNAEB se reserva el derecho a modificar, eliminar o incluir fichas técnicas de productos cuando lo determine necesario “en el presente documento u otro de similar característica”. De acuerdo a lo expuesto, es dable concluir, por una parte, que los proveedores adjudicados debían cumplir con las condiciones técnicas contenidas en los citados manuales y, por otra, que los antedichos textos, contenidos en los anexos de los pliegos de condiciones aludidos, permitían a JUNAEB modificar, eliminar o incluir fichas técnicas de productos cuando lo estimara necesario. De esta forma, las actualizaciones efectuadas a los recién aludidos manuales, comunicadas mediante carta N° 241, de fecha 27 de febrero del 2013 y recepcionadas por la empresa solicitante el 28 de febrero del mismo año, se ajustaron a derecho y, por lo mismo, no constituyeron infracciones a lo dispuesto en las bases referidas. Sobre el segundo aspecto consultado, cabe señalar, en primer término, que las condiciones administrativas de los concursos de que se trata, establecieron, en sus pertinentes Títulos XXIX “De la Fiscalización”, que corresponderá a JUNAEB, JUNJI e INTEGRA, las labores de supervisión de los contratos, así como el desarrollo de actuaciones relativas a la correcta ejecución y gestión de los mismos, en el ámbito de sus respectivas competencias, por medio de sus funcionarios o de terceros, en el marco que en dicho acápite se regula. Por su parte, los numerales 4.11 y 4, respectivamente, de sus Títulos V “Sistema de Aseguramiento de la Calidad y Control de Programas de Alimentación de JUNAEB, JUNJI e INTEGRA”, previenen que durante la vigencia del contrato, JUNAEB adoptará las medidas necesarias para evaluar el comportamiento del prestador, en el cumplimiento de las obligaciones contenidas en las bases técnicas y en el contrato respectivo, a través de un sistema de evaluación de desempeño. Añade, que este será un sistema de comunicación, monitoreo de control y evaluación de desempeño de los prestadores en la entrega de sus servicios, que informará resultados de manera pública, dispondrá registros, documentos de las supervisiones, auditorías efectuadas por los supervisores internos, externos, laboratorios y por alertas entregadas por la comunidad, a través de cualquiera de los medios de atención ciudadana. Al respecto, cabe agregar que de acuerdo a lo señalado en los numerales 4.11.1 y 5, letra a), de los mencionados Títulos V, los registros de supervisión y las auditorías se entenderán informados a través de las copias de registro que se entregarán en los lugares donde se efectúen las supervisiones o auditorías, de manera física o electrónica, al personal del prestador y encargado del programa en los establecimientos educacionales. El prestador, agregan, se entenderá informado de la auditoría vía correo electrónico a la empresa prestadora u otro medio formal que defina JUNAEB, lo que se efectuará en el plazo que ahí se señala. De lo expuesto corresponde concluir que las citadas actas de supervisión, en conformidad con el pliego de condiciones del concurso aludido, pueden registrarse y comunicarse de manera física o por medios electrónicos, por lo que la actuación de JUNAEB, en ese aspecto, se ajustó a derecho. Sobre la falta de firma electrónica avanzada de las aludidas actas, es dable advertir que de acuerdo a lo expuesto esos documentos se elaboran en el marco de la ejecución de los convenios de que se trata, para efectos de evaluar el comportamiento del proveedor en el cumplimiento de las obligaciones emanadas de dichos acuerdos de voluntades, por lo que no constituyen actos administrativos, en los términos del artículo 3° de la ley N° 19.880, sobre Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado y, en consecuencia, no resulta preciso que satisfagan esa formalidad. Transcríbase al interesado y a la División de Auditoría Administrativa de esta Contraloría General. Saluda atentamente a Ud. Patricia Arriagada Villouta Contralor General de la República Subrogante