Dictamen N° 25286/2016

N° 25.286 Fecha: 05-IV-2016 La Secretaria General de la Corporación Municipal de Peñalolén se ha dirigido a esta Contraloría General requiriendo autorización para rendir cuentas mediante copias o fotocopias debidamente autentificadas. Además, solicita mantener los antecedentes originales relativos a las mismas en su poder para fines de fiscalización y auditorías externas. Al efecto, se solicitó a la entidad requirente un informe complementario para que fundara con mayor detalle su petición, especialmente en relación a los requisitos establecidos en la resolución N° 30, de 2015, de este Organismo de Control, que Fija Normas de Procedimiento Sobre Rendición de Cuentas. En este sentido, la corporación interesada indicó que tiene a su cargo 39 programas del área salud que deben ser rendidos en soporte de papel, los cuales singulariza en un listado, cuya documentación alcanza aproximadamente a 6.200 documentos al año. Añade que estos antecedentes, entre los que se encuentran boletas de honorarios, boletas de ventas, facturas, liquidaciones de remuneraciones, entre otros, deben ser trasladados hasta la Municipalidad de Peñalolén, la que se localiza a tres kilómetros de distancia, con el riesgo de extravío que ello conlleva. Por último, agrega que el citado municipio no tiene la estructura física suficiente para resguardar y custodiar la documentación original y que antes de la dictación de la citada resolución N° * 30, era la corporación requirente la que almacenaba dichos antecedentes, una vez cotejados por la entidad edilicia para efectos de aprobar las respectivas rendiciones de cuentas. Requerido su informe, la Municipalidad de Peñalolén se hizo parte de la solicitud realizada por la referida corporación, remitiendo los mismos antecedentes e invocando argumentos similares a los presentados por esta última. De esta forma, y en armonía con lo informado en el dictamen N° 16.855, de 2016, de este origen, esta Entidad de Control entiende que la presente solicitud ha sido realizada por la Municipalidad de Peñalolén, en su calidad de entidad pública y responsable de las rendiciones de cuentas ante este organismo. Sobre el particular, el inciso primero del artículo 98 de la Constitución Política de la República prescribe que compete a esta Contraloría General, entre otros asuntos, fiscalizar el ingreso y la inversión de los fondos del Fisco, de las municipalidades y de los demás organismos y servicios que determinen las leyes, y además, examinar y juzgar las cuentas de las personas que tengan a su cargo bienes de esas entidades. A su turno, de acuerdo con el inciso primero del artículo 85 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de este Ente de Control, todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, debe rendirle a este las cuentas comprobadas de su manejo, de conformidad con la citada resolución N° 30, de 2015. En relación con los antecedentes constitutivos de las rendiciones de cuentas, el artículo 4° de la enunciada resolución, previene que se considerará auténtico solo el documento original. No obstante, en su inciso segundo agrega que en casos calificados por esta Contraloría General podrán aceptarse, en subsidio de aquellos, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello. Por su parte, el artículo 23 de la resolución en comento preceptúa que en casos calificados por el organismo otorgante, y autorizados por la Contraloría General, la documentación de rendición de cuentas podrá encontrarse en poder de la persona o entidad receptora del sector privado, a disposición del Organismo de Control para el respectivo examen. Agrega que los organismos públicos deberán adoptar los resguardos convencionales o de otro tipo que garanticen a esta Entidad Fiscalizadora el libre acceso y un completo examen debidamente documentado de las cuentas. Pues bien, esta Contraloría General estima que los fundamentos expuestos por la municipalidad recurrente configuran un caso calificado que permite aceptar que las rendiciones de cuentas presentadas a esta por la Corporación Municipal de Peñalolén, respecto de los 39 programas enunciados, sean respaldadas con copias debidamente autentificadas por el ministro de fe o por un funcionario autorizado para ello. Respecto de la solicitud en orden a que los documentos originales se mantengan en poder de la anotada corporación, cabe señalar que de acuerdo a los antecedentes tenidos a la vista por este Órgano de Control, se cumplen los requisitos establecidos en el citado artículo 23, pues se trata de casos cuya calificación ha sido suficientemente motivada por la Municipalidad de Peñalolén, que justificó su petición en el elevado volumen de aquellos, el riesgo que implica su traslado desde la entidad receptora y en que no posee la estructura física suficiente para su resguardo y custodia. No obstante, cabe señalar que de conformidad con lo establecido en el inciso segundo del mismo artículo, la Municipalidad de Peñalolén deberá informar en el plazo de 30 días a la Unidad de Seguimiento de la División de Auditoría Administrativa de este origen, las medidas que adoptará para garantizar a este Organismo de Control el libre acceso a la Corporación Municipal y un completo examen de las cuentas respectivas. Transcríbase a la Corporación Municipal de Peñalolén y a la Unidad de Seguimiento de la División de Auditoría Administrativa. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República