Dictamen N° 3136/2018

N° 3.136 Fecha: 24-I-2018 Se ha dirigido a esta Contraloría General don Alfonso Viveros Casanova, en representación de la empresa Safran Identify & Security Chile S.A. -antes Morpho S.A.-, consultando si se requiere la firma de un anexo del contrato denominado “Sistema de Identificación, Documentos de Identidad y Viajes y Servicios Relacionados”, suscrito con el Servicio de Registro Civil e Identificación, para la entrega a este último de una copia de la base de datos generada a raíz de dicho convenio. Expone que esa repartición pública le ha solicitado una copia de la base de datos del sistema de información, lo que considera improcedente, puesto que significaría traspasarle todos los elementos que componen esa base, esto es, equipos, software e información. Añade que esa sociedad está dispuesta a entregar la información que consta en dicha base de datos. Requerido de informe, el Servicio de Registro Civil e Identificación manifestó que sólo pidió a la empresa, sin procesamiento alguno, las imágenes originales correspondientes a las huellas dactilares y a la fotografía de rostro, de las que es titular, obtenidas en los procesos de enrolamiento y renovación de cédulas de identidad y/o pasaportes. Agrega que para el cumplimiento de sus funciones necesita disponer de las antedichas imágenes en una base de datos de su gestión y administración directa, fuera de la plataforma de identificación que administra la sociedad recurrente, por lo tanto sin responsabilidad para ésta. Indica, además, que para acceder a los antecedentes mencionados hará uso de los servicios web a terceros disponibles según contrato, por lo que no sería necesario el uso de infraestructura adicional. Al respecto, procede tener en cuenta que el inciso primero del artículo 3° de la ley N° 19.477, Orgánica del Servicio de Registro Civil e Identificación, dispone que “El Servicio velará por la constitución legal de la familia y tendrá por objeto principal registrar los actos y hechos vitales que determinen el estado civil de las personas y la identificación de las mismas”. A su vez, el N° 4 del artículo 4° de ese cuerpo legal previene que son funciones del servicio, entre otras, “Establecer y registrar la identidad civil de las personas y otorgar los documentos oficiales que acreditan la identidad”. Como puede advertirse, dentro de las funciones que según citado artículo 3° de la ley N° 19.477 le corresponden al aludido Servicio se encuentran aquellas relacionadas con la identificación de las personas, debiendo para ello, en conformidad con lo señalado en el artículo 4° de esa ley, establecer y registrar la identidad civil de las mismas y, además, otorgar los documentos oficiales que la acrediten, para lo cual debe recopilar y almacenar la información respectiva. Enseguida, es preciso anotar que la letra g) del artículo 7° de la antedicha ley establece que entre las atribuciones y obligaciones del Director Nacional se encuentran las de convocar a propuestas públicas o privadas y resolver a su respecto, conforme a la normativa vigente y a las disponibilidades presupuestarias. En ejercicio de la atribución antes referida el Servicio de Registro Civil e Identificación, por medio de la resolución N° 555, de 2007, aprobó las bases de licitación para la contratación del “Sistema de Identificación, Documentos de Identidad y Viaje y Servicios Relacionados” para ese organismo, las cuales fueron modificadas por las resoluciones N°s. 376 y 621, ambas de 2008, del mismo origen. Posteriormente, la resolución exenta N° 4.195, de 2011, de ese servicio, adjudicó la licitación a la entonces empresa Morpho S.A., y a través de la resolución N° 510, de esa misma anualidad, se aprobó el respectivo contrato. Ahora bien, a fin de atender la consulta de la especie corresponde recordar que de conformidad con el N° 1.2 de las mencionadas bases administrativas el objetivo de la licitación era, en lo que interesa, proveer el nuevo sistema de identificación, producir los nuevos documentos de identidad necesarios para ser utilizados dentro y fuera del país y otorgar los servicios de información relacionados. Según el N° 1.3 de ese pliego dentro de los objetivos específicos se encontraba, en lo que importa, aquel previsto en la letra a) referido a “Implementar un nuevo Sistema Central de Identificación que soporte los procesos de Atención a Usuarios, Back Office, Servicios de Verificación de Identidad, Emisión de Documentos y que permita mantener una Base de Datos que almacene imágenes biométricas de las personas tales como: fotografía, firma, impresiones dactilares, junto con la codificación para AFIS y reconocimiento facial correspondiente”. Asimismo, aquellos objetivos de las letras, p) y s), relativos a “Proveer y mantener las estaciones de trabajo del SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN, dispuestas para la Atención de Usuarios en Oficinas del SERVICIO, del Ministerio de Relaciones Exteriores y los Consulados de Chile en el extranjero, que permitan la captura en vivo de imágenes digitales tales como fotografía, impresiones dactilares y firma manuscrita” y “Capturar y almacenar imágenes digitales de alta resolución de impresiones dactilares planas y rodadas”. Por su parte, el párrafo final del N° 5.15 de dicho pliego de condiciones precisó que “Queda prohibido al ADJUDICATARIO, bajo toda circunstancia y forma, y sin perjuicio de lo dispuesto en la sección 5.8 de estas Bases Administrativas, apoderarse, extraer o retener cualquier tipo de información relativa a los servicios licitados y contratados, incluyendo los sistemas de información, la documentación y los datos”. Esto último se encuentra replicado en similares términos en la cláusula vigésimo novena del contrato celebrado entre el servicio y la empresa interesada, estipulación que, además, agrega que “Los datos y la información que se capture, almacene, genere o procese con motivo del presente contrato, serán de propiedad del Servicio”. Como puede apreciarse, la licitación de la especie tuvo por finalidad contratar, en lo esencial, un servicio de emisión de documentos de identidad y de viaje, para lo cual el contratista debía proveer un sistema informático que permitiera cumplir con dicha labor y otras tales como la captura de los datos necesarios para ello y los servicios de información relacionados. En este contexto, es dable anotar que según lo informado por el servicio lo solicitado no es una copia de la base de datos del sistema de información sino que sólo las imágenes originales correspondientes a las huellas dactilares y a la fotografía de rostro. Ahora bien, siendo esa repartición pública titular de esa información, no se advierten inconvenientes para que acceda a la misma y la utilice para el ejercicio de sus atribuciones. Enseguida, en lo que se refiere a la forma de acceder a las referidas imágenes, se debe tener en cuenta que el primer párrafo del N° 2.3.2 de las correspondientes bases técnicas señala que “El PROPONENTE debe considerar un Sistema de Base de Datos capaz de recibir y almacenar en línea los datos e imágenes que se capturan durante los procesos de primera filiación y de renovación de documentos de identificación y de viaje”. Por su parte, el N° 2.3.3 de ese pliego técnico establece que “El SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN deberá interactuar permanentemente con el Sistema de Registro Civil y con sistemas de información externo”. A su vez, la letra b) del párrafo segundo del N° 2.8 indica que el adjudicatario deberá implementar y mantener entre otros servicios el de “Consulta de datos biométricos de personas enroladas en la Base de Datos de Identificación: fotografía, firma manuscrita, impresión dactilar, diez impresiones dactilares”. El párrafo final de este numeral añade que el Servicio podrá utilizar sin restricción alguna los servicios de información a terceros, ya sea desde la plataforma informática de Registro Civil, del Sistema de Identificación o desde cualquier otro sistema del Servicio que requiera de estos para su operación. Luego, considerando que los documentos por los que se rigió la licitación que motiva la consulta del rubro contemplan el uso sin restricción por parte de la singularizada repartición pública de los servicios de información a terceros previstos en ellos, lo que le permite acceder en línea a las imágenes correspondientes a las huellas dactilares y a las fotografías almacenadas en la base de datos de identificación, no se advierte la necesidad de que se implemente una aplicación distinta ni, por ende, de la suscripción de un convenio al efecto. En mérito de lo expuesto, es menester concluir que no se requiere la firma de un anexo del contrato denominado “Sistema de Identificación, Documentos de Identidad y Viajes y Servicios Relacionados”, para que el Servicio de Registro Civil e Identificación pueda tener acceso a las mencionadas imágenes. Transcríbase al Servicio de Registro Civil e Identificación. Saluda atentamente a Ud., Dorothy Pérez Gutiérrez Contralora General de la República Subrogante