Dictamen N° 3166/2015

N° 3.166 Fecha:13-I-2015 Se ha dirigido a esta Contraloría General el Instituto Psiquiátrico Dr. José Horwitz Barak, solicitando se determine la procedencia del cobro a terceros de la suma que indica, por parte de su Unidad de Estadística, Recaudación, GES y Archivos Clínicos, por la emisión de certificados que dan constancia de las atenciones ambulatorias o de hospitalización y controles posteriores respecto de pacientes que se encuentran actualmente en condición de alta. Sobre el particular, cabe hacer presente que el artículo único del decreto ley N° 2.136, de 1978 -sustituido por el artículo 83 de la ley N° 18.768-, faculta a los servicios dependientes de la Administración Central y Descentralizada del Estado, del Poder Legislativo y del Poder Judicial, para cobrar el “valor de costo de los documentos o copias” de éstos que se proporcionen a los particulares para la celebración de contratos, llamados a licitación u otra causa, y cuya dación gratuita no esté dispuesta por ley, sin perjuicio de mantener a disposición de los interesados los respectivos antecedentes cuando ello proceda. Al respecto, la jurisprudencia reiterada de esta Entidad Fiscalizadora ha declarado, entre otros, en los dictámenes N°s. 47.911 y 59.127, ambos de 2007, que el cobro previsto en dicho artículo 83 procede únicamente cuando los interesados solicitan en forma voluntaria los documentos correspondientes, no así cuando la entrega de ellos deba efectuarla la entidad pública de que se trate en cumplimiento de sus obligaciones legales. Asimismo, se ha precisado que tal facultad de cobro fue establecida exclusivamente para recuperar el costo material del documento respectivo o de su copia. Ahora bien, en la especie, de acuerdo con los antecedentes tenidos a la vista, los documentos por los que se consulta se emiten con ocasión de requerimientos formulados de manera voluntaria por particulares y no se enmarcan en el cumplimiento de una obligación legal expresa de la entidad recurrente, por lo que ésta se encuentra facultada para cobrar por su otorgamiento. Luego, respecto del valor a cobrar, es útil tener en cuenta que dada la normativa anteriormente reseñada, se debe cobrar el valor de costo del documento, el cual, en un primer término, deberá ser fijado por dicha institución mediante la respectiva resolución, considerando exclusivamente el costo material del documento respectivo, sin atender a otros gastos en que la Administración incurra, como los recursos destinados al pago de honorarios o remuneraciones del personal que intervenga en la gestión en cuestión (aplica criterio contenido en el citado dictamen N° 59.127, de 2007). No obstante, se advierte que la resolución exenta N° 46, de 2011, de ese organismo, que se acompaña, que determina costos directos de reproducción de información requerida, se refiere a la obligación de entrega de información pública conforme a la Ley de Transparencia -aprobada por el artículo primero de la ley N° 20.285, sobre Acceso a la Información Pública-, situación diversa a la examinada. Por ello, el servicio deberá dictar una resolución que regule específicamente el cobro de los certificados de que se trata. Sin perjuicio de lo expresado, cabe hacer presente que, atendida la materia en la cual inciden los certificados en análisis, debe tenerse en cuenta la normativa contenida en la ley N° 19.628, sobre Protección de la Vida Privada, cuyo artículo 2°, letra g), dispone que datos sensibles serán “aquellos datos personales que se refieren a las características físicas o morales de las personas o a hechos o circunstancias de su vida privada o intimidad, tales como”, entre otros, los estados de salud físicos o psíquicos. Asimismo, es dable tener en consideración la ley N° 20.584 -que Regula los Derechos y Deberes que Tienen las Personas en Relación con Acciones Vinculadas a su Atención en Salud-, que en su artículo 12, junto con definir la ficha clínica, establece que toda información que surja de ella y de los estudios y demás documentos donde se registren procedimientos y tratamientos a los que fueron sometidas las personas, será considerada como dato sensible de acuerdo con lo dispuesto en el recién citado artículo 2°, letra g), de la ley N° 19.628. Así, el Instituto Psiquiátrico deberá en primer término determinar si la información transcrita en los certificados en comento constituyen o no datos sensibles, y si así fuere ajustar su tratamiento, requerimiento y entrega a la normativa anteriormente expuesta. Transcríbase a la Unidad de Seguimiento de la División de Auditoría Administrativa de esta Entidad de Control. Saluda atentamente a Ud., Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República