Dictamen N° 31743/2018

N° 31.743 Fecha: 21-XII-2018 Con motivo del cierre del ejercicio contable año 2018, esta Contraloría General de la República, en virtud de sus facultades constitucionales y legales, especialmente, de aquellas que le otorga la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Entidad, viene en impartir a ese Servicio de Tesorerías, en relación con la Partida Tesoro Público, las siguientes instrucciones sobre la materia: 1.- PERÍODO DE VIGENCIA EJERCICIO CONTABLE El Sistema de Contabilidad General de la Nación reconoce períodos contables de doce meses, cuyas fechas de inicio y término coinciden con el año calendario. Luego, las cuentas del ejercicio contable deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. 2.- TRAMITACIÓN DE DECRETOS SOBRE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Considerando lo expuesto en el punto anterior, los decretos que dispongan modificaciones al presupuesto vigente del Tesoro Público para el año 2018, afectos al trámite de toma de razón, serán tramitados por este Organismo Contralor siempre que sean emitidos y recepcionados antes del 1 de enero de 2019. Al respecto, es oportuno señalar que los actos administrativos sobre materias afectas a dicho control preventivo empiezan a regir sólo después de su total tramitación, razón por la cual esa entidad deberá adoptar las providencias necesarias para que los actos modificatorios de sus presupuestos sean tramitados oportunamente. 3.- REGULARIZACIÓN DE ANTICIPOS OTORGADOS A TERCEROS En virtud de lo dispuesto en el artículo 12 del citado decreto ley N° 1.263, de 1975, las cuentas del ejercicio presupuestario deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser financiados con cargo al presupuesto del año 2019. Por lo tanto, si existieran recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios y/o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse oportunamente las gestiones administrativas que permitan regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el ejercicio 2018, cuando proceda. 4.- CONTABILIZACIÓN DE DERECHOS Y COMPROMISOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2018 Conforme lo dispone la normativa contable vigente, los derechos y compromisos financieros que se generen hasta el 31 de diciembre de 2018, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Deudores Presupuestarios y Acreedores Presupuestarios, respectivamente, en el momento en que se hayan materializado las transacciones que las originen, esto es, cuando se devenguen o se hagan exigible los derechos y las obligaciones, considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable, con independencia de la oportunidad en que se produzca su percepción o pago. Dichas operaciones deben estar, además, debidamente respaldadas por la documentación sustentatoria que corresponda. Así tratándose de ventas de bienes y/o servicios, los antecedentes que dan soporte a la contabilización como Deudor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho o facturas. A su vez, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicio y ejecución de obras, los instrumentos mercantiles que sirven de respaldo al Acreedor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas, boletas y estados de pago de contratistas, según corresponda, sin perjuicio que previamente al devengamiento constituyeron, para ese efecto, fundamentos, el contrato u orden de compra. No obstante, lo anterior, corresponde contabilizar como devengadas solamente aquellas transacciones que efectivamente generan obligaciones de pagar sumas ciertas de dinero hasta el 31 de diciembre de 2018, derivadas del cumplimiento satisfactorio de contratos o convenios formalizados a más tardar a esa fecha. Por lo tanto, la normativa vigente no prevé la contabilización, como devengadas, de aquellas obligaciones pecuniarias que deriven de actos y contratos que deban ser solventadas con cargo al presupuesto año 2018, en tanto no se verifiquen a su respecto todos los requisitos normativos señalados precedentemente, considerándose, por lo tanto, como condición básica para el devengamiento, el haber recibido conforme el bien adquirido o el servicio prestado. Aquellas operaciones que se registren e informen como devengadas a la data antes señalada, sin que la citada instancia corresponda a la naturaleza y características de las operaciones de que se trate, serán observadas por este Organismo Contralor haciéndose efectivas las eventuales responsabilidades administrativas en los casos en que procediere. 5.- REVISIONES Y ANÁLISIS PREVIOS AL CIERRE En el contexto de las revisiones y análisis previos al cierre del ejercicio contable año 2018, corresponde señalar que es necesario verificar el cumplimiento de lo establecido en la normativa contable vigente en los siguientes aspectos:  Los saldos de las cuentas deben responder a su naturaleza, esto es, las cuentas de Activo y Gastos Patrimoniales deben tener Saldo Deudor y las cuentas de Pasivo e Ingresos Patrimoniales Saldo Acreedor. Tratándose de las cuentas de complemento o valuación, debe tenerse en consideración que la naturaleza de su saldo es inverso al de la cuenta principal, esto es, si complementa a una cuenta de Activo, tendrá Saldo Acreedor; por el contrario, si complementa a una cuenta de Pasivo, tendrá Saldo Deudor.  Al inicio del ejercicio 2018, el saldo de la cuenta 31103 Resultado del Ejercicio, representativa del resultado del año anterior, debió traspasarse a la cuenta 31102 Resultados Acumulados, en consecuencia, esta cuenta debe estar saldada antes de la determinación del resultado del ejercicio correspondiente al año 2018.  Antes del cierre del año 2018, el servicio debe traspasar la porción del activo y pasivo financiero que vence en el año 2019, a las cuentas de corto plazo habilitadas para ese efecto.  Antes del cierre del ejercicio, se debe efectuar una evaluación de deterioro de sus activos considerando la normativa sobre la materia, para lo cual se debe contar con el respaldo de la metodología definida para tal efecto.  Previo al término del ejercicio se debe revisar si procede reconocer provisiones y si existen pasivos contingentes que hayan modificado su condición.  Los saldos de las cuentas de Activos relacionadas con Disponibilidades, deben ser validados en forma periódica conforme a los procedimientos de control de arqueo de caja y conciliaciones bancarias, asegurando la consistencia con los registros auxiliares de dichas cuentas. 6.- FECHA DE PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES CONTABLES DEL MES DE DICIEMBRE DE 2018 De acuerdo a lo dispuesto en el oficio circular N° 101.974, de 2015, de esta Contraloría General, el Servicio de Tesorerías en relación con la Partida Tesoro Público, deberá enviar a este Organismo Contralor el Balance de Comprobación y de Saldos correspondiente al mes de diciembre del año en curso, hasta el 8 de enero de 2019. Para efectos del envío de los informes correspondientes al mes de enero de 2018, el servicio deberá escanear y remitir dichos documentos mediante archivo en formatos PDF y Excel, al Sistema de Recepción SIREF, habilitado en la página web institucional www.contraloria.cl, e ingresar con la clave otorgada para tales efectos por este Organismo Contralor. 7.- CIERRE DE CUENTAS Para los efectos del cierre de las cuentas de Ejecución Presupuestaria y de Ingresos y Gastos de Gestión al 31 de diciembre de 2018, deberá aplicarse la normativa y procedimientos contables vigentes contenidos en resolución CGR N° 16 y el oficio CGR N° 96.016, de 2015, ambos de este Organismo de Control. Finalmente, esa autoridad deberá disponer las medidas que sean procedentes para que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones, destacando que las fechas máximas dispuestas para la remisión de los informes solicitados no serán prorrogadas. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República