Dictamen N° 31745/2018

N° 31. 745 Fecha: 21-XII-2018 Con motivo del cierre del ejercicio contable año 2018, esta Contraloría General de la República, en virtud de sus facultades constitucionales y legales, especialmente, de aquellas que le otorga la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Entidad, viene en impartir a los servicios e instituciones a que se refiere el artículo 2° del decreto ley N° 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, y sus modificaciones, las siguientes instrucciones sobre la materia: 1.- PERÍODO DE VIGENCIA EJERCICIO CONTABLE El Sistema de Contabilidad General de la Nación reconoce períodos contables de doce meses, cuyas fechas de inicio y término coinciden con el año calendario. Luego, las cuentas del ejercicio contable deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. 2.- TRAMITACIÓN DE DECRETOS Y RESOLUCIONES SOBRE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Considerando lo expuesto en el punto anterior, los decretos y resoluciones que dispongan modificaciones a los presupuestos vigentes para el año 2018, afectos al trámite de toma de razón, serán tramitados por este Organismo Contralor siempre que sean emitidos y recepcionados antes del 1 de enero de 2019. Al respecto, es oportuno señalar que los actos administrativos sobre materias afectas a dicho control preventivo empiezan a regir sólo después de su total tramitación, razón por la cual los servicios e instituciones del Sector Público deberán adoptar las providencias necesarias para que los documentos modificatorios de sus presupuestos sean tramitados oportunamente. 3.- REGULARIZACIÓN DE ANTICIPOS OTORGADOS A TERCEROS En virtud de lo dispuesto en el artículo 12 del citado decreto ley N° 1.263, de 1975, las cuentas del ejercicio presupuestario deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser financiados con cargo al presupuesto del año 2019. Por lo tanto, si existieran recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios y/o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse oportunamente las gestiones administrativas que permitan regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el ejercicio 2018, cuando proceda. 4.- CONTABILIZACIÓN DE DERECHOS Y COMPROMISOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2018 Conforme lo dispone la normativa contable vigente, los derechos y compromisos financieros que se generen hasta el 31 de diciembre de 2018, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Deudores Presupuestarios y Acreedores Presupuestarios, respectivamente, en el momento en que se hayan materializado las transacciones que las originen, esto es, cuando se devenguen o se hagan exigible los derechos y las obligaciones, considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable, con independencia de la oportunidad en que se produzca su percepción o pago. Dichas operaciones deben estar, además, debidamente respaldadas por la documentación sustentatoria que corresponda. Así, tratándose de ventas de bienes y/o servicios, los antecedentes que dan soporte a la contabilización como Deudor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho o facturas. A su vez, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicios y ejecución de obras, los instrumentos mercantiles que sirven de respaldo al Acreedor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas, boletas y estados de pago de contratistas, según corresponda, sin perjuicio que previamente al devengamiento constituyeron fundamentos, para efectos del compromiso, el contrato u orden de compra. No obstante lo anterior, corresponde contabilizar como devengadas solamente aquellas transacciones que efectivamente generan obligaciones de pagar sumas ciertas de dinero hasta el 31 de diciembre de 2018, derivadas del cumplimiento satisfactorio de contratos o convenios formalizados a más tardar a esa fecha. Por lo tanto, la normativa vigente no prevé la contabilización, como devengadas, de aquellas obligaciones pecuniarias que deriven de actos y contratos que deban ser solventadas con cargo al presupuesto 2018, en tanto no se verifiquen a su respecto todos los requisitos normativos señalados precedentemente, considerándose, por lo tanto, como condición básica para el devengamiento, el haber recibido conforme el bien adquirido o el servicio prestado. Aquellas operaciones que se registren e informen como devengadas a la data antes señalada, sin que la citada instancia corresponda a la naturaleza y características de las operaciones de que se trate, serán observadas por este Organismo Contralor, haciéndose efectivas las eventuales responsabilidades administrativas en los casos en que procediere. Atendido lo anteriormente expuesto, las obligaciones pendientes de pago que el servicio mantenga en sus registros contables al 31 de diciembre de 2018, deberán ser informadas por programa, tanto el detalle de las cuentas en las que se produjeron los devengos a que se ha hecho referencia, como el respaldo documental en los términos indicados en los anexos A1 y A2, según corresponda. A la vez, se requiere que los derechos pendientes de percibir al 31 de diciembre de 2018, sean informados por programa con el detalle de las cuentas en las que se produjeron los devengos, indicados en anexo C. 5.- REVISIONES Y ANÁLISIS PREVIOS AL CIERRE DEL EJERCICIO En el contexto de las revisiones y análisis previos al cierre del ejercicio contable año 2018, corresponde señalar que es necesario verificar el cumplimiento de lo establecido en la normativa contable vigente en los siguientes aspectos:  Los saldos de las cuentas deben responder a su naturaleza, esto es, las cuentas de Activo y Gastos Patrimoniales deben tener Saldo Deudor y las cuentas de Pasivo e Ingresos Patrimoniales Saldo Acreedor. Tratándose de las cuentas de complemento o valuación, debe tenerse en consideración que la naturaleza de su saldo es inverso al de la cuenta principal, esto es, si complementa a una cuenta de Activo, tendrá Saldo Acreedor; por el contrario, si complementa a una cuenta de Pasivo, tendrá Saldo Deudor.  Al inicio del ejercicio 2018, el saldo de la cuenta 31103 Resultado del Ejercicio, representativa del resultado del año anterior, debió traspasarse a la cuenta 31102 Resultados Acumulados, en consecuencia, esta cuenta debe estar saldada antes de la determinación del resultado del ejercicio correspondiente al año 2018.  Las cuentas 11604 Fluctuación de Cambio - Deudor y 21604 Fluctuación de Cambio - Acreedor, deben quedar cerradas al 31 de diciembre de 2018. Por lo tanto, los respectivos asientos de cierre, así como el asiento por el reconocimiento presupuestario del resultado positivo o negativo, según proceda, deben formar parte de las variaciones del Balance de Comprobación y de Saldos del mes de diciembre, reflejándose como un movimiento financiero en ese período.  Al 31 de diciembre de 2018, los saldos de las cuentas 11301 Inversiones Temporales -cuentas nivel 2-, deben traspasarse a las cuentas 12201 Inversiones a Corto Plazo -a sus respectivas cuentas nivel 2-, de acuerdo con lo dispuesto en el procedimiento D-02 Regularización de Inversiones Temporales Cuyo Rescate se Realiza en Ejercicios Futuros, incluido en el oficio N° 96.016, de 2015, de este origen. Por ello, las cuentas de Inversiones Temporales no deben presentar saldo al 31 de diciembre de cada año.  Si las cuentas 11401 Anticipos a Proveedores, 11403 Anticipos a Rendir Cuenta, presentan saldos al 31 de diciembre de 2018, estos deben corresponder a los recursos monetarios girados desde las cuentas corrientes bancarias cuyo devengo aún no se ha materializado.  Si la cuenta 11402 Anticipos a Contratistas, presenta saldos de anticipos otorgados sin recuperar durante el año 2018, estos deben reconocerse presupuestariamente. Para ello se debe aplicar el procedimiento D-17 Anticipos a Contratistas cuya Recuperación se realiza en Ejercicios Futuros, establecidos en el oficio N° 4.818, de 2017, de este origen.  En relación con las cuentas 16101 Estudios Básicos, 16102 Proyectos y 16103 Programas de Inversión, cabe señalar que los costos asociados a la ejecución de los componentes de esas cuentas que no hayan sido finalizados o liquidados, al 31 de diciembre de 2018, deben ser traspasados a las cuentas de Costos Acumulados correspondientes. Para ello, corresponde aplicar los procedimientos J-01 Inversiones Destinadas a la Formación de Activos Institucionales, J-02 Construcción o Mejoramiento de Infraestructura Pública y J-03 Inversiones Asociadas a Estudios y Programas Destinados a Bienestar Social, incluidos en el oficio N° 96.016, de 2015, de este origen. En este caso, las cuentas nivel 2, asociadas a Estudios Básicos, Proyectos y Programas, deben quedar saldadas al 31 de diciembre, informando sus montos pendientes en las cuentas de Costos Acumulados, 1610199, 1610299 y 1610399, respectivamente.  Las cuentas 11901 Remesas Otorgadas y 21901 Remesas Recibidas, deben quedar saldadas al 31 de diciembre de 2018.  Antes del cierre del año 2018, los servicios deben traspasar la porción del activo y pasivo financiero que vence en el año 2019, a las cuentas de corto plazo habilitadas para ese efecto.  Antes del cierre del ejercicio, se debe efectuar una evaluación de deterioro de sus activos considerando la normativa sobre la materia, para lo cual se debe contar con el respaldo de la metodología definida para tal efecto.  Antes del término del ejercicio las existencias deben valorizarse al menor monto entre el costo y el valor realizable neto.  Antes del término del ejercicio se debe efectuar una revisión de la vida útil de bienes de uso e intangibles.  Previo al término del ejercicio se debe revisar si procede reconocer provisiones, generales y de beneficios de los empleados, y además si existen pasivos contingentes que hayan modificado su condición.  Los saldos de las cuentas de activos relacionados con Bienes de Uso y Disponibilidades, deben ser validados en forma periódica conforme a los procedimientos de control de inventario, arqueo de caja y conciliaciones bancarias, asegurando la consistencia con los registros auxiliares de dichas cuentas. 6.- FECHA DE PRESENTACIÓN DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN Y DE SALDOS DEL MES DE DICIEMBRE DE 2018 De acuerdo a lo dispuesto en el oficio circular N° 5.161, de 2006, de este origen, los servicios e instituciones del Sector Público deberán enviar mensualmente a este Organismo Contralor un Balance de Comprobación y de Saldos al último día del mes que se informa. El reporte correspondiente al mes de diciembre de 2018, deberá ser remitido a más tardar el 8 de enero de 2019. Para efecto del envío del Balance de Comprobación y Saldos, los servicios deberán escanear y remitir dicho documento, mediante un archivo en formatos PDF y Excel, al Sistema de Recepción SIREF, habilitado en la página web institucional www.contraloria.cl, ingresando con la clave otorgada para tales efectos por este Organismo Contralor. 7.- REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA Los servicios e instituciones del Sector Público, deberán remitir a este Organismo Contralor información acerca de la distribución de los saldos finales que presenten al 31 de diciembre de 2018 en cada uno de sus programas presupuestarios, en las cuentas señaladas en el formato de informe adjunto en el anexo B. A fin de agilizar su envío, el informe de saldos finales deberá presentarse en archivo Excel y PDF al correo sectorpublico@contraloria.cl, a más tardar el 16 de enero de 2019, agregando en el asunto la denominación de la entidad remitente. Asimismo, el nombre del archivo que se adjunte, deberá también señalar el nombre de la entidad remitente. Similar operatoria, en cuanto a modalidad de transmisión y plazo, deberá seguirse respecto de la información que se incorpore en los anexos A1, A2, B y C. Finalmente, esa autoridad deberá disponer las medidas que sean procedentes, para que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República ANEXO.pdf