Dictamen N° 33263/2019

N° 33.263 Fecha: 27-XII-2019 La Contraloría General de la República, en uso de las facultades establecidas en la ley N°10.336, Orgánica Constitucional del Servicio, viene en impartir las instrucciones relacionadas con el cumplimiento y la aplicación de la normativa contable aprobada por la resolución N°16, de 2015, incluidas sus respectivas modificaciones, emitidas por esta Entidad Fiscalizadora, sobre la preparación y presentación de los estados financieros, y cuyo objetivo es determinar la situación financiera, presupuestaria y patrimonial de las instituciones, organismos y entidades que integran el Sector Público, al término del ejercicio contable correspondiente al año 2019. Conforme a lo anterior, todos los servicios e instituciones del Sector Público del país, excluidas las Municipalidades, deberán emitir sus estados financieros de acuerdo con las siguientes instrucciones: 1.- Consideraciones Generales Los estados financieros que corresponde preparar son los siguientes: – Estado de Situación Patrimonial o Balance General; – Estado de Resultados; – Estado de Situación Presupuestaria; – Estado de Flujos de Efectivo, incluyendo la Variación de Fondos no Presupuestarios; – Estado de Cambios en el Patrimonio Neto; y – Notas Explicativas. Con el objeto de facilitar la preparación y remisión de los referidos estados, la Contraloría General conjuntamente con la Dirección de Presupuestos del Ministerio de Hacienda (DIPRES), en uso de las atribuciones legales que les competen en esta materia, han establecido un mecanismo mediante el cual las entidades públicas pueden obtener una propuesta de los estados financieros desde la funcionalidad habilitada en el Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado - Agregación (SIGFE - Agregación) que administra la mencionada repartición, utilizando la agrupación indicada en el Anexo 2 de este oficio. El procedimiento indicado en el párrafo anterior, se aplicará a los servicios que operan con SIGFE, ya sea en forma directa (modalidad transaccional), o bien, que reportan desde sus propios sistemas a SIGFE – Agregación (modalidad homologada). Cabe señalar que tal funcionalidad se pondrá a disposición de las entidades mediante instrucciones que al efecto impartirá oportunamente la DIPRES. 2.- Acerca de la preparación de los estados financieros. Previo a la emisión de los referidos estados los servicios deberán tener presente las normas relativas al cierre del ejercicio contable impartidas por este Organismo Contralor. Esas normas cubren, entre otros aspectos, el cierre de las cuentas presupuestarias y de gestión económica; la normalización de los anticipos otorgados a terceros; la contabilización de los derechos y compromisos financieros; y otros cierres y regularizaciones relacionadas con la aplicación de la normativa de la resolución N°16, de 2015. Sin perjuicio de lo anterior, los servicios deberán considerar el ajuste oportuno de aquellas cuentas que presenten saldos no acordes con su naturaleza. Los estados financieros solicitados, deberán prepararse en base a las operaciones registradas durante la ejecución del ejercicio contable del año 2019, esto es, desde enero a diciembre de dicho año, en conformidad con lo previsto en la normativa y procedimientos contables vigentes a que se refieren la resolución N° 16, de 2015, y el oficio N°96.016, del mismo año, incluidas sus respectivas modificaciones, y deberán presentarse de acuerdo al diseño y estructura establecidos en la resolución N°62, de 2016, todos de este origen. Por su parte, el formato y extensión de las notas explicativas deberá ajustarse a las orientaciones que se incluyen en Anexo 1 de este instructivo. En cuanto al contenido de los estados financieros, las instituciones públicas deberán efectuar los análisis que permitan asegurar que la clasificación de los activos y pasivos, de los ingresos y los gastos patrimoniales, como asimismo la segregación de los flujos de efectivos, se ajusten a los términos definidos sobre la materia en la ya citada resolución N°16, de 2015, sus respectivas modificaciones. En relación con el Estado de Flujos de Efectivo, cabe referirse al tratamiento que debe darse a la inversión temporal que efectúan las entidades públicas en conformidad con las normas que regulan la participación del sector público en el mercado de capitales. De acuerdo con el tratamiento presupuestario y contable, definidos en el decreto N°854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, y en la resolución N°16, de 2015, de esta Contraloría General, respectivamente, el saldo de las inversiones de carácter temporal pendientes de rescate al cierre del ejercicio, deberá presentarse en el rubro Flujos Originados por Actividades de Inversión. En lo que concierne al Estado de Situación Presupuestaria, los servicios deberán presentarlo a nivel agregado, por capítulo y programa, considerando la estructura de ingresos y gastos presupuestarios definidos en el antes mencionado decreto N°854, de 2004, del Ministerio de Hacienda. Aquellos servicios que tengan presupuestos autorizados en moneda nacional y en monedas extranjeras convertidas a dólares de EE.UU., deberán presentar la situación presupuestaria en ambas monedas esto es, pesos y dólares de EE.UU. Asimismo, procederá informar mediante nota explicativa el origen de las diferencias significativas entre el presupuesto actualizado y su ejecución en base devengada. Por otro lado, las entidades deberán tener presente que si no existe una política contable en la resolución N°16, de 2015, que detalle un procedimiento específico para algún hecho económico, su preparación y presentación en los estados financieros, la entidad deberá definir dicha política e informar a este Órgano de Control, además de revelar en la respectiva nota explicativa. 3.- Fecha de presentación de los estados financieros. El plazo máximo de presentación de los referidos estados será el 31 de marzo de 2020. 4.- Forma de remisión de los estados financieros. Los estados financieros propuestos por SIGFE-agregación, revisados, corregidos y completados por el servicio, en caso de corresponder, deberán ser remitidos a este Organismo Contralor, a través del Sistema de Recepción de Estados Financieros (SIREF) habilitado en la página web institucional www.contraloria.cl , banner Entidades Públicas – Ministerios y Servicios Públicos – Sistemas Mi CGR, e ingresar con la clave otorgada para tales efectos por este Organismo Contralor. Lo anterior, con el propósito de asegurar la integridad y seguridad de la información, dada la responsabilidad que le asiste a la autoridad máxima de cada entidad pública respecto de su contenido, cuya firma supone su autorización. En esta ocasión, los estados financieros deberán ser preparados y generados en planillas Excel y, además en un formato pdf, que contenga una copia consistente de los mismos estados, la cual deberá ser firmada por el jefe de servicio y el jefe de administración y finanzas o su equivalente. Esta Entidad de Control disponibilizará una plantilla para ser descargada y completada por el servicio en el siguiente vínculo: https://www.contraloria.cl/web/cgr/instrucciones1 . Una vez preparados los estados financieros en ambos formatos, se deberán remitir en un archivo comprimido en formato zip o rar a través del sistema SIREF. 5.- Publicación de los estados financieros en 2020. De acuerdo a lo establecido en el marco conceptual de la resolución N°16, de 2015, de este origen, los objetivos de la información financiera de las entidades del Sector Público son proporcionar información que sea útil para los usuarios de los estados financieros a efectos de rendición de cuentas y toma de decisiones. Por tal razón, se ha estimado pertinente instruir que los servicios e instituciones hagan públicos sus reportes, correspondientes al ejercicio contable 2019, conjuntamente con el envío a este Organismo Contralor, en sus páginas web institucionales, en armonía con lo que disponga para estos efectos específicos, el Consejo para la Transparencia. Los servicios públicos e instituciones, que cuenten, además, con estados financieros auditados deberán incorporarlos en sus páginas web institucionales, en un máximo de diez días hábiles después de la fecha de emisión de la opinión de auditoría, incluyendo la respectiva opinión emitida por el ente auditor, Asimismo, los estados financieros auditados deben ser remitidos a este Organismo Contralor, a través de SIREF, reemplazando el envío anterior, en el mismo plazo indicado precedentemente. En lo referente a la eventual contratación de servicios de auditoría de estados financieros con firmas del sector privado, en el marco del artículo 21 A, de la ley N°10.336, se hace presente que; en caso de optar por aquello, dicha revisión debe estar orientada a constatar la correcta presentación de la información en conformidad con el marco regulatorio establecido por la Contraloría General de la República, compuesto por la resolución N°16, de 2015, NICSP-CGR, sus modificaciones y documentos complementarios. Asimismo, con el objetivo de velar por un correcto uso de los recursos públicos, corresponde que las mencionadas prestaciones sean ejecutadas de acuerdo con estándares de auditoría reconocidos internacionalmente. 6.- Actualizaciones en formatos de notas a los estados financieros. Sobre la materia, es pertinente informar que, para los estados financieros del ejercicio contable 2019, se han realizado actualizaciones en el formato de ciertas notas, con miras a facilitar su codificación y avanzar hacia la futura generación de estados financieros en un formato XML. Lo anterior, con el objetivo de mejorar generación, transmisión y usabilidad de los datos. Finalmente, cabe señalar que cualquier consulta sobre la materia, deberá efectuarse al correo electrónico nicsp@contraloria.cl. o dirigirse al jefe del Área de Normas de Servicios Públicos y Municipalidades, Gustavo Smith Mansilla, teléfono 232401196. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República ANEXO.pdf