Dictamen N° 3898/2018

N° 3.898 Fecha: 01-II-2018 La Contraloría General de la República, en virtud de sus facultades constitucionales y legales, especialmente, de aquellas que le otorga la ley N° 10.336, Organización y Atribuciones de esta Contraloría General, viene en impartir las instrucciones relacionadas con el cumplimiento y la aplicación de la normativa contable aprobada por la resolución N° 16, de 2015, incluidas sus respectivas modificaciones, y las instrucciones impartidas en el oficio N°73.121, de 2015, ambos de esta Entidad Fiscalizadora, sobre la preparación y presentación de los Estados Financieros, que permitan determinar la situación financiera, presupuestaria y patrimonial de las instituciones, organismos y entidades que integran el Sector Público, al término del ejercicio contable correspondiente al año 2017. Conforme a lo anterior, todos los servicios e instituciones del Sector Público del país, excluidas las Municipalidades, deberán remitir sus Estados Financieros de acuerdo con las siguientes instrucciones. 1. Consideraciones generales Los Estados Financieros que corresponde preparar son los siguientes: - el Estado de Situación Patrimonial o Balance General; - el Estado de Resultados; - el Estado de Situación Presupuestaria; - el Estado de Flujos de Efectivo, incluyendo la Variación de Fondos no Presupuestarios, y - el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto. Los señalados estados deberán acompañarse con las correspondientes notas explicativas. Con el objeto de facilitar la preparación y remisión de los referidos estados, la Contraloría General conjuntamente con la Dirección de Presupuestos del Ministerio de Hacienda (DIPRES), en uso de las atribuciones legales que les competen en esta materia, han establecido un mecanismo mediante el cual las entidades públicas pueden obtener los estados financieros desde la funcionalidad habilitada en el Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado - Agregación (SIGFE - Agregación) que administra la mencionada repartición utilizando la agrupación indicada en el Anexo 2. El procedimiento indicado en el párrafo anterior, se aplicará a los servicios que operan con SIGFE, ya sea en forma directa (modalidad transaccional), o bien, que reportan desde sus propios sistemas a la modalidad de agregación de SIGFE. Cabe señalar, que tal funcionalidad se pondrá a disposición de las entidades mediante las instrucciones que al efecto impartirá oportunamente la DIPRES. 2. Acerca de la preparación de los Estados Financieros Previo a la emisión de los referidos estados, a través del mecanismo indicado precedentemente, los servicios deberán tener presente las normas relativas al cierre del ejercicio contable y que fueron impartidas por este Organismo Contralor. Esas normas cubrirán, entre otros aspectos, el cierre de las cuentas presupuestarias y de gestión económica; la normalización de los anticipos otorgados a terceros; la contabilización de los derechos y compromisos financieros; y otros cierres y regularizaciones relacionadas con la aplicación de la nueva normativa de la resolución N°16, de 2015. Sin perjuicio de lo anterior, los servicios deberán considerar el ajuste oportuno de aquellas cuentas que presenten saldos no acordes con su naturaleza. Los Estados Financieros solicitados, deberán prepararse en base a las operaciones registradas durante la ejecución del ejercicio contable año 2017, esto es, desde enero a diciembre de dicho año, en conformidad con lo previsto en la normativa y procedimientos contables vigentes a que se refieren la resolución N° 16, de 2015, y el oficio N° 96.016, del mismo año, incluidas sus respectivas modificaciones , y presentarse de acuerdo con el diseño y estructura establecido en la resolución N° 62, de 2016, todos de este origen. En esta oportunidad, los Estados Financieros finalizados al 31 de diciembre de 2017 conforme se señala en el oficio N° 73.121, de 2015, se deberán presentar en forma comparativa con el año anterior de acuerdo a los formatos indicados. El formato y extensión de las notas explicativas también estará disponible junto a los estados financieros, pero su contenido deberá ser proporcionado por los servicios, de acuerdo con las orientaciones que se incluyen en Anexo 1 adjunto. En cuanto al contenido de los Estados Financieros, las instituciones públicas deberán efectuar los análisis que permitan asegurar que la clasificación de los activos y pasivos, de los ingresos y los gastos patrimoniales, como, asimismo, la segregación de los flujos de efectivos, se ajusten a los términos definidos sobre la materia en la ya citada resolución N° 16, de 2015, sus respectivas modificaciones, y las instrucciones impartidas en el oficio N° 73.121, de 2015. En relación con el Estado de Flujos de Efectivo, cabe referirse al tratamiento que debe darse a la inversión temporal que efectúan las entidades públicas en conformidad con las normas que regulan la participación del sector público en el mercado de capitales. De acuerdo con el tratamiento presupuestario y contable, definidos en el decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, y en la resolución N° 16, de 2015, de esta Contraloría General, respectivamente, el saldo de las inversiones de carácter temporal pendientes de rescate al cierre del ejercicio, deberán presentarse en el rubro Flujos Originados por Actividades de Inversión. En lo que concierne al Estado de Situación Presupuestaria, los servicios deberán presentarlo a nivel agregado, por capítulo y programa, considerando la estructura de ingresos y gastos presupuestarios definidos en el antes mencionado decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda. Aquellos servicios que tengan presupuestos autorizados en moneda nacional y en monedas extranjeras convertidas a dólares, deberán presentar la situación presupuestaria en ambas monedas. Asimismo, procederá informar mediante nota explicativa, el origen de las diferencias significativas entre el presupuesto actualizado y su ejecución en base devengada. En esta oportunidad, las entidades que en 2017 se encontraban en periodo de transición a la nueva normativa deberán preparar un Balance General de Apertura el cual corresponde a la situación financiera al inicio del ejercicio contable 2017, el cual deberá incluir los ajustes derivados de la aplicación de la nueva normativa y de errores contables, de acuerdo con las orientaciones que se incluyen en Anexo 3 adjunto. 3. Fecha de presentación de los Estados Financieros El plazo de presentación de los referidos estados será desde el 1 al 30 de abril de 2018. 4. Forma de remisión de los Estados Financieros Una vez obtenidos los Estados Financieros desde la funcionalidad habilitada por la DIPRES, estos deberán ser remitidos a este Organismo Contralor, a través del Sistema de Recepción de Estados Financieros (SIREF) habilitado en la página web institucional www.contraloria.cl , banner Entidades Públicas – Ministerios y Servicios Públicos – Sistemas Mi CGR, e ingresar con la clave otorgada para tales efectos por este Organismo Contralor. Lo anterior, con el propósito de asegurar la integridad y seguridad de la información, dada la responsabilidad que le asiste a la autoridad de cada entidad pública respecto de su contenido. En esta ocasión, los Estados Financieros, incluidas las notas explicativas, deberán ser remitidos en formatos PDF y, además, en Excel, para lo cual esta Entidad de Control dispondrá de una plantilla de notas de para ser descargada y completada. Una vez preparados en ambos formatos, se deberán remitir en un archivo comprimido en formato zip o rar a través del sistema SIREF. Finalmente, cabe señalar que cualquier consulta sobre la materia, deberá efectuarse al correo electrónico contabilidadsp@contraloria.cl, o al teléfono 232401180. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República ANEXO 1 Alcance de las Notas Explicativas Las notas explicativas forman parte de los Estados Financieros de modo que su contenido será de responsabilidad de los servicios. Las notas explicativas tienen por objeto proporcionar información adicional y necesaria acerca de las partidas expresadas en los Estados Financieros, las bases de medición y las normas contables utilizadas con el propósito de facilitar una mejor comprensión de la información financiera en su conjunto contenida en ellos. A continuación, se instruyen las notas explicativas mínimas que deben ser presentadas, siendo responsabilidad del servicio incorporar notas adicionales que se consideren relevantes para la comprensión de los Estados Financieros, así como información esencial sobre el funcionamiento de la entidad, tales como eventos relevantes que produzcan cambios en la naturaleza de la institución e impliquen cambios significativos en activos y pasivos. Las notas adicionales deben ser incluidas sin alterar la numeración de aquellas indicadas en el presente instructivo. Nota 1. Naturaleza de la Operación. Este acápite tiene por objeto identificar claramente la entidad que informa, su objeto y misión institucional, las principales disposiciones legales que la rigen y las principales actividades que definen su quehacer. Asimismo, su relación orgánica con los poderes del Estado. Nota 2. Resumen de Normas Contables Aplicadas. Esta nota deberá precisar los siguientes aspectos: a) El período contable cubierto por los Estados Financieros del ejercicio vigente. b) Bases de preparación, con una referencia explícita a la normativa contable vigente. c) Indicar si la entidad se encuentra autorizada por Contraloría General para hacer uso de un período de transición para el reconocimiento y medición de activo/pasivos, señalando a que operaciones, activos y/o pasivos afecta. Cuando proceda, se deberá mencionar el documento de autorización (número y fecha). d) Naturaleza de los Anticipos de Fondos y Depósitos de Terceros y su método de valorización. e) Naturaleza de las cuentas por cobrar con contraprestación y su método de valorización al cierre del ejercicio. f) Naturaleza de las cuentas por cobrar sin contraprestación y su método de valorización al cierre del ejercicio. g) Naturaleza de las inversiones financieras, criterio de reconocimiento, método de valorización inicial y al cierre del ejercicio para cada categoría, deterioro, criterio para la determinación de los ingresos. h) Naturaleza de los préstamos y los métodos de valorización inicial y al cierre del ejercicio, criterio para la determinación de los ingresos, deterioro. i) Criterios de reconocimiento las existencias, métodos de valorización inicial y al cierre del ejercicio. j) Criterio de reconocimiento de los bienes de uso, métodos de valorización inicial y posterior, criterio para capitalizar desembolsos, método de cálculo de la depreciación, vidas útiles, reconocimiento de las bajas de bienes, valorización de los bienes adquiridos en transacciones sin contraprestación, deterioro. k) Criterio de reconocimiento y medición de los contratos de arriendo financiero (bienes de uso en leasing), método de depreciación, deterioro. l) Criterio de reconocimiento y métodos de valorización de bienes intangibles, valorización inicial y posterior, método de amortización, vidas útiles, deterioro, reconocimiento de las bajas. m) Criterio de reconocimiento y métodos de valorización de las propiedades de inversión, valorización inicial y posterior, método de amortización, vidas útiles, deterioro, reconocimiento de las bajas. n) Criterio de reconocimiento y métodos de valorización del patrimonio histórico, artístico y/ cultural. o) Criterios de reconocimiento y métodos de valorización de las inversiones asociadas y negocios conjuntos p) Criterio empleado en la conversión de activos y pasivos en moneda extranjera y unidades de fomento, para el período vigente. q) Criterio de reconocimiento de las cuentas por pagar con contraprestación y su método de valorización. r) Criterio de reconocimiento de las cuentas por pagar sin contraprestación y su método de valorización. s) Criterio de reconocimiento de la deuda pública, métodos de valorización inicial y al cierre del ejercicio, criterio para la determinación de los gastos por intereses y otros gastos. t) Criterio de reconocimiento y método de valorización de las provisiones y de los beneficios a los empleados. u) Criterios de reconocimiento y método de valorización de activos y pasivos asociados a los contratos de concesión. v) Criterios generales aplicados para el reconocimiento de los ingresos y gastos. Si alguna materia no es aplicable, la entidad deberá señalar que no registra el activo o pasivo asociado, según el caso. Nota 3. Anticipos de Fondos y Depósitos de Terceros. a) Anticipos de Fondos: por cada cuenta nivel 1 del plan de cuentas, indicar los 10 mayores deudores ordenados de forma decreciente, y dos líneas adicionales con el resto de deudores y el total, informando su antigüedad, según el siguiente formato: