Dictamen N° 3899/2018

N° 3.899 Fecha: 01-II-2018 La Contraloría General de la República, en virtud de sus facultades constitucionales y legales, especialmente de aquellas establecidas en la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Contraloría General, viene en impartir las instrucciones relacionadas con el cumplimiento y la aplicación de la normativa contable aprobada por el oficio circular N° 60.820, de 2005 y las instrucciones impartidas en el oficio circular N° 54.977, de 2010, ambos de esta Entidad Fiscalizadora, sobre la preparación y presentación de los Estados Financieros, que permitan determinar la situación financiera, presupuestaria y patrimonial de las municipalidades, al término del ejercicio contable correspondiente al año 2017. A partir de dicho ejercicio, todos los municipios del país deberán remitir sus Estados Financieros de acuerdo con las siguientes instrucciones. 1. Consideraciones generales Los Estados Financieros que corresponde preparar son los siguientes: -Estado de Situación Patrimonial o Balance General; -Estado de Resultados; -Estado de Situación Presupuestaria; -Estado de Flujos de Efectivo; -Estado de Cambios en el Patrimonio Neto; y -Notas Explicativas. Con el objeto de facilitar la preparación y remisión de los referidos estados, esta Contraloría General, en uso de las atribuciones que le competen en esta materia, ha diseñado formatos para cada uno de estos que consideran el diseño básico de los mismos, los que se incluyen en el anexo A adjunto. Así mismo, en el anexo B, se presenta la reclasificación de las cuentas, que deben agruparse de acuerdo a su estructura. Los Estados Financieros deberán incluir el movimiento contable consolidado a nivel de cada municipio, el que comprenderá tanto la gestión municipal como los servicios traspasados de educación, salud y cementerios, según corresponda y presentar las cifras en miles de pesos (M$). Esta consolidación no deberá incluir a las Corporaciones Municipales, en los casos en que existan tales entidades, por cuanto en dicho caso deberá estarse a lo señalado en el punto N° 3 del presente instructivo. 2. Acerca de la preparación de los Estados Financieros Previo a la emisión de los referidos estados, los municipios deberán tener presente las instrucciones impartidas por, este Organismo Contralor en el Oficio Circular N° 20.101, de marzo de 2016, como también las normas relativas al cierre del ejercicio contable contenidas en el Oficio N° 44.414 de diciembre de 2017. Esas normas cubren, entre otros aspectos, los ajustes al presupuesto vigente, el cierre de las cuentas presupuestarias y de gestión económica; la normalización de los anticipos otorgados a terceros; la contabilización de los compromisos y derechos financieros; la actualización de recursos y obligaciones y otros cierres y regularizaciones que procedan. Sin perjuicio de lo anterior, los municipios deberán considerar el ajuste oportuno de aquellas cuentas que presenten saldos no acordes con su naturaleza. Los Estados Financieros solicitados, deberán prepararse en base a las operaciones registradas durante la ejecución del ejercicio contable año 2017, esto es, desde enero a diciembre de dicho año y comparativos respecto del ejercicio 2016, en conformidad con lo previsto en la normativa y procedimientos contables vigentes a que se refieren los oficios circulares N°s 60.820, de 2005, y 36.640, de 2007, respectivamente, y presentarse de acuerdo con el diseño y estructura establecido en el mencionado oficio N° 54.977, de 2010. Los Estados Comparativos, y sus notas, referidos al ejercicio 2016, en esta ocasión, no deberán ser inflactados por la variación porcentual experimentada por el Índice de Precios al Consumidor. En cuanto al contenido de los Estados Financieros, los municipios deberán efectuar los análisis que permitan asegurar que la clasificación de los activos y pasivos, de los ingresos y los gastos patrimoniales, como asimismo, la segregación de los flujos de efectivo, se ajusten a los términos definidos sobre la materia en el ya citado oficio circular N° 54.977, de 2010. En relación con el Estado de Flujos de Efectivo, cabe referirse al tratamiento que debe darse a la inversión temporal que efectúan las entidades públicas en conformidad con las normas que regulan la participación del sector público en el mercado de capitales. De acuerdo con el tratamiento presupuestario y contable, definidos en el decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, y en el oficio circular N° 60.820, de 2005, de esta Contraloría General, respectivamente, las inversiones de carácter temporal pendientes de rescate al cierre del ejercicio, deben haber sido traspasadas a Inversiones Permanentes en Acreedores Presupuestarios de Adquisición de Activos Financieros y presentarse en el rubro de Flujos Originados en Actividades de Inversión. Por su parte, en el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, solamente se considerarán las variaciones originadas por actualizaciones de las cuentas de patrimonio (subgrupo 311), donaciones de bienes y las disminuciones causadas por detrimento de bienes contabilizadas en la cuenta pertinente, 31104 Detrimento en Bienes y los ajustes a esta misma cuenta, una vez resueltos los procesos instruidos por este motivo de acuerdo a lo señalado en las notas explicativas del procedimiento contable pertinente. En esta oportunidad, no se permitirá información en las agrupaciones relativas a Cambios de Políticas Contables y Ajuste por Corrección de Errores. Sin perjuicio de lo anterior, cualquier diferencia significativa entre los montos de los patrimonios, inicial y final del ejercicio, deberá justificarse en nota explicativa. En lo que concierne al Estado de Situación Presupuestaria, deberá presentarse en forma consolidada a nivel de municipio y, además, en forma separada por la gestión municipal y por cada uno de los servicios traspasados, considerando la estructura de ingresos y gastos presupuestarios definidos en el antes mencionado decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, a nivel de subtítulo. Asimismo, procederá informar mediante nota explicativa, el origen de las diferencias significativas entre el presupuesto actualizado y su ejecución en base devengada. Las notas explicativas correspondientes a los Estados Financieros que se informan deben elaborarse y presentarse de acuerdo con las orientaciones que se incluyen en el anexo C adjunto. 3. Acerca de la Información Financiera de las Corporaciones Municipales Los municipios deberán adjuntar también la información de la Situación Financiera del Ejercicio 2017 que cada una de las Corporaciones Municipales les hace llegar, incluyendo el desglose de las cuentas por pagar de dichas Corporaciones, de acuerdo a lo establecido en el artículo 27, letra c) de la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades. Esta información constituirá una de las notas explicativas de los Estados Financieros (nota N° 16). 4. Fecha de presentación de los Estados Financieros El plazo de presentación de los referidos Estados Financieros será desde el 1 al 30 de abril de 2018. 5. Forma de remisión de los Estados Financieros Los Estados Financieros previamente elaborados desde los sistemas de información municipal, se deberán remitir a este Organismo Contralor, a través del Sistema de Recepción de Estados Financieros (SIREF) habilitado en la página web institucional, www.contraloria.cl , banner Municipalidades – Sistemas Mi CGR, e ingresar con la clave otorgada para tales efectos por este Organismo Contralor. Lo anterior, con el propósito de asegurar la integridad y seguridad de la información, dada la responsabilidad que le asiste a la autoridad de cada entidad pública respecto de su contenido. Los Estados Financieros deberán ser preparados y generados en planilla Excel y, además en un formato pdf, que contenga una copia de los mismos estados, la cual deberá ser firmada por el Alcalde y el Director de Administración y Finanzas. Una vez preparados en ambos formatos, se deberán remitir en un archivo comprimido en formato zip o rar a través del sistema SIREF. Para su remisión, cada entidad edilicia deberá contar con un funcionario habilitado en esa responsabilidad y comunicar su designación previamente a esta Entidad Fiscalizadora vía oficio suscrito por el alcalde. En caso que no se cuente con un funcionario habilitado desde procesos anteriores o se resuelva designar un nuevo funcionario en esta responsabilidad, se deberá informar esta circunstancia a través de un oficio mediante el mecanismo ya indicado, señalando el nombre completo del funcionario designado, su cargo, Rut, teléfono y correo electrónico, antes del 30 de marzo de 2018. Dicho funcionario será habilitado con una clave para el sistema SIREF. Finalmente, cabe señalar que cualquier consulta sobre la materia, deberá efectuarse al correo electrónico contabilidadsm@contraloria.cl , o a los teléfonos 232405176 y 232405178. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República