Dictamen N° 39517/2011

N° 39.517 Fecha: 24-VI-2011 Se ha dirigido a esta Contraloría General el Alcalde de la Municipalidad de Quinta Normal, solicitando se le indique la forma de proceder respecto de rendiciones de cuentas presentadas por funcionarios de esa entidad edilicia, con motivo de gastos menores efectuados con cargo a recursos entregados durante los años 2007 y 2010. En específico, consulta por la posibilidad que, de manera excepcional, pueda aprobar, por una parte, la rendición de una cuenta en la que se presentaron comprobantes de gastos de fecha anterior a la de la entrega de los recursos correspondientes y, por otra, dos rendiciones relativas a gastos realizados fuera del respectivo ejercicio presupuestario. Precisa que todos los comprobantes acompañados responden a gastos efectuados en beneficio municipal y a la naturaleza del objeto para el cual se cursó el giro correspondiente, por lo que el eventual rechazo de la rendición de cuentas de que se trate implicaría, a su juicio, un enriquecimiento sin causa en favor del municipio. Sobre el particular, cabe precisar que las entidades edilicias deben rendir cuenta a este Órgano de Fiscalización a través de sus unidades de administración y finanzas, conforme lo dispone el artículo 27, letra b), N° 6, de la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, y sujetarse, para ello, a las normas contenidas en el Título VI, “Rendición de Cuentas”, de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Entidad; al decreto ley N° 1.263, de 1975, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado; a la resolución N° 759, de 2003, de este Ente de Control -que fija Normas de Procedimientos sobre Rendición de Cuentas- y a las instrucciones impartidas por esta Contraloría General sobre la materia; sin perjuicio de las rendiciones internas que deben efectuarse en forma previa en cada municipio. En este marco normativo, en cuanto a la primera situación enunciada, relativa a la rendición de gastos menores con comprobantes de data anterior a la de la entrega de los respectivos recursos, es menester anotar que ello, por regla general, no resulta procedente, por cuanto, en concordancia con lo dispuesto en los numerales 3 y 5.4 de la citada resolución N° 759, de 2003, y lo manifestado en el dictamen N° 35.262, de 2004, aquella rendición tiene por objeto que el cuentadante justifique la aplicación de los fondos puestos a su disposición, por lo que la misma no podría sino referirse a desembolsos efectuados con cargo a recursos disponibles y, por consiguiente, los gastos han de ser de una fecha posterior a la percepción de esos fondos. No obstante, el aludido dictamen admite que, por vía excepcional, se acepte una rendición de cuentas en dichas condiciones en caso de haber concurrido circunstancias extraordinarias que hicieran necesario efectuar el gasto de que se trate a fin de procurar la continuidad del servicio -en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 3° de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado- y previa comprobación, a través de la documentación pertinente, de que el gasto que ha generado el egreso guarda correspondencia con los fines a los que se encuentren destinados los fondos comprometidos, evitándose así un enriquecimiento sin causa en favor de la entidad edilicia. Por otra parte, en lo que atañe a los otros casos enunciados, referidos a gastos realizados fuera del ejercicio presupuestario respectivo, cabe recordar que acorde con los oficios circulares N°s. 60.820, de 2005, y 79.117, de 2010, entre otros, las cuentas del ejercicio presupuestario deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año, de manera que si existieran recursos entregados en administración a determinados funcionarios, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse oportunamente las gestiones administrativas para regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el respectivo ejercicio, cuando proceda. Sin perjuicio de lo anterior, teniendo en consideración el criterio sustentado en el citado dictamen N° 35.262, de 2004, como asimismo aquel contenido, entre otros, en el oficio N° 54.214, de 2009, es posible aceptar una rendición de cuentas en que aparezcan gastos menores efectuados con posterioridad al período presupuestario para el cual se han entregado los fondos, si estos han sido aplicados en la finalidad para la cual fueron otorgados y ello se acredita con la documentación pertinente. En este contexto, debe concluirse que pueden aceptarse las rendiciones de cuentas de la especie, en la medida que se cumplan los supuestos anotados en el presente oficio. Finalmente, y a fin de que ese municipio adopte las medidas tendientes a la regularización de las situaciones planteadas, se ha estimado pertinente remitir, para su conocimiento, fotocopia del NE N° 024, de 2011, de la División de Análisis Contable de esta Contraloría General -como de su documentación anexa-, relativo al procedimiento contable aplicable al efecto. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República