Dictamen N° 40644/2010

N° 40.644 Fecha: 22-VII-2010 Mediante su oficio N° 206, de 2010, la Contraloría Regional de Antofagasta ha remitido a este Nivel Central una presentación del Alcalde (S) de la Municipalidad de Antofagasta, en la que consulta acerca de la posibilidad que la Corporación Municipal de Desarrollo Social respectiva, elimine documentos relativos a las áreas de administración de personal, operaciones, administración y finanzas, oficina de partes, educación y salud, entre otras, correspondientes al período comprendido entre los años 1984 y 1999. Como cuestión previa, cumple recordar que las corporaciones municipales creadas al amparo del artículo 12 del decreto con fuerza de ley N° 1-3.063, de 1980, del Ministerio del Interior, carácter que reviste la Corporación Municipal de Desarrollo Social de Antofagasta, son personas jurídicas de derecho privado, sin fines de lucro, cuya finalidad es administrar los servicios traspasados del área de educación, salud y atención al menor, constituidas según las normas del Título XXXIII del Libro I del Código Civil, en virtud de lo dispuesto en aquel precepto. Asimismo, y sin perjuicio de lo anterior, no puede dejar de considerarse, a los efectos que interesan, que tales corporaciones son fiscalizadas por esta Contraloría General respecto del uso y destino de sus recursos, en conformidad con lo prescrito en los artículos 15 del citado decreto con fuerza de ley, 25 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Entidad Fiscalizadora, y 136 de la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, control que, tal como se ha especificado en la jurisprudencia administrativa contenida en los dictámenes N°s 1.362, de 2000, 48.065, de 2001 y 41.231, de 2005, alcanza no sólo a las subvenciones y aportes fiscales que se les otorguen por ley a título permanente, sino que también a los ingresos propios que obtengan por cualquier vía. Siendo así, esas entidades, al decidir si conservan o eliminan la documentación por la que se consulta, deben tener en consideración, necesariamente, las atribuciones fiscalizadoras que respecto de sus recursos tiene esta Contraloría General y el marco jurídico aplicable a sus correspondientes rendiciones de cuentas. Precisado lo anterior, resulta pertinente recordar que el artículo 21, inciso segundo, de la aludida ley N° 10.336, dispone, en relación con el examen e inspección por parte de este Organismo de Control de los antecedentes que indica en su inciso primero -relativos a contabilidad fiscal, municipal y de beneficencia pública-, que los libros, documentos y cuentas aprobados serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor considere de especial interés conservarlos. Del mismo modo, es del caso anotar que el oficio circular N° 28.704, de 1981, de esta Contraloría General, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos -vigente a la fecha-, sostiene, en lo que interesa, en el N° 2 de los Títulos I y ll, que corresponde a la jefatura superior respectiva otorgar la autorización para eliminar documentos de los organismos que gozan de autonomía administrativa y que, en virtud de lo establecido en la norma citada en el párrafo precedente, todos aquellos documentos que tengan relación con la contabilidad fiscal, municipal y, en general, gubernamental, o con cuentas relativas a la administración de fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos por las respectivas entidades durante un período de tres años, contado desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga o haya dispuesto que se guarden por un lapso mayor, o que hayan sido objetados por los órganos de control interno o por esta Entidad Fiscalizadora. En este contexto, considerando que, según se expresara previamente, las corporaciones municipales son fiscalizadas por esta Contraloría General respecto del uso y destino de las subvenciones y aportes que reciban y, en general, de sus recursos, en los términos precisados anteriormente, es del caso señalar que, en la adopción de las decisiones relativas a la conservación o eliminación de aquella parte de su documentación vinculada, directa o indirectamente, con tales fondos, deberán considerar el plazo recién referido, a fin de responder adecuadamente a los requerimientos que, en el marco de dicha fiscalización, puedan ser formulados por este Organismo de Control. En consecuencia, en mérito de lo expuesto, corresponde proceder en la materia de acuerdo con la normativa y criterios referidos. Remite, para su conocimiento, fotocopia del dictamen N° 41.136, de 2002, de esta Contraloría General, que sustenta los criterios que se deben considerar en la determinación de la especie, como asimismo, fotocopia del señalado oficio N° 28.704, de 1981, que contiene la anotada circular. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República