Dictamen N° 431791/2023

N° E431791 Fecha: 26-XII-2023 I. Antecedentes Se ha dirigido a esta Contraloría General don Flavio Tapia Carmagnani, en representación de Muy Simple SpA, quien reclama que no habría procedido que la Universidad Tecnológica Metropolitana (UTEM) rechazara las declaraciones juradas suscritas con firma electrónica avanzada proporcionada por esa empresa, presentadas por personas que debían acreditar ingresos para los efectos de lo previsto en la ley N° 19.287, que estableció normas sobre fondos solidarios de crédito universitario. Expone al efecto, que la UTEM rechazó esas declaraciones, argumentando que debían ser hechas ante notario. Requerido su informe, dicha casa de estudios señala, en resumen, que procedió a rechazar las declaraciones de que se trata debido a que la respectiva normativa exige que ellas cumplan con una solemnidad específica, esto es, que sean firmadas ante notario, lo que no se cumplió en la especie. Por su parte, el Ministerio Secretaría General de la Presidencia informa que la ley N° 19.799 -sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma-, reguló específicamente los casos en que la equivalencia funcional entre la firma manuscrita y la electrónica no es suficiente, como ocurre cuando se exige una solemnidad específica. Finalmente, cabe indicar que se tuvo a la vista lo informado por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, la Subsecretaría de Educación, la Superintendencia de Educación y la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño. II. Fundamento jurídico Sobre el particular, cabe recordar que el inciso primero del artículo 3° de la ley N° 19.799 dispone que “Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en que la ley exija que los mismos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea consecuencias jurídicas cuando constan igualmente por escrito”. La letra a) del inciso segundo de ese artículo prevé que lo establecido en el inciso anterior no será aplicable a los actos o contratos “en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico”. Por su parte, el artículo 1° de la ley N° 21.582, que suprime o modifica la intervención de notarios en trámites, actuaciones y gestiones determinadas, señala que “Los organismos del Estado no podrán exigir la presentación de autorizaciones notariales de firmas en documentos otorgados en soporte de papel o electrónico, para la ejecución de trámites que deban realizarse ante éstos, salvo que dicha autorización sea expresamente requerida por mandato legal o reglamentario”. Por último, el artículo 1° del decreto N° 225, de 1994, del entonces Ministerio de Educación Pública -que aprueba reglamento de los artículos que indica de la ley N° 19.287-, prevé que “A contar de la fecha en que se haga exigible un crédito regido por las normas de la ley Núm. 19.287, el deudor deberá acreditar anualmente sus ingresos ante el administrador general del fondo de la institución acreedora. La declaración se efectuará mediante declaración jurada, firmada ante Notario, a más tardar el último día hábil del mes de mayo del año respectivo”. De la normativa citada aparece que, para la firma de las declaraciones que motivan la consulta del rubro, el citado decreto N° 225 ha establecido una solemnidad, esto es, que sea hecha ante notario, por lo que resulta aplicable la situación de excepción prevista en la reseñada letra a) del inciso segundo del artículo 3° de la ley N° 19.799. Lo anterior, se ve reafirmado por lo indicado en el artículo 1° de la ley N° 21.582, antes transcrito. III. Análisis y conclusión En este contexto y en relación con lo alegado por el recurrente, es preciso consignar que, si bien existe una equivalencia entre la firma electrónica y la física, produciendo los mismos efectos de conformidad con lo previsto en la ley N° 19.799, ello no opera en los casos en que para la suscripción de la respectiva declaración la normativa aplicable ha requerido de una solemnidad que no puede suplirse con la firma estampada mediante certificación electrónica. En mérito de lo expuesto, no se observa irregularidad en lo obrado por la UTEM, motivo por el cual se desestima el reclamo del peticionario. Saluda atentamente a Ud., Dorothy Pérez Gutiérrez Contralora General de la República (S)