Dictamen N° 43283/2014

N° 43.283 Fecha : 13-VI-2014 Se ha dirigido a esta Contraloría General el Servicio de Registro Civil e Identificación para requerir un pronunciamiento acerca de la posibilidad de “encargar a un tercero el archivo de los documentos del Registro Nacional de Vehículos Motorizados, manteniendo” esa institución “la custodia y administración de los mismos, lo que incluye el envío de documentos originales, control de devolución y reingreso de éstos en el archivo, después de haber sido utilizados en las consultas de nuestros usuarios, con el fin de obtener un mejoramiento en las condiciones de archivo, desarchivo y conservación de la documentación.”. Hace presente que mediante el oficio N° 61.627, de 2006, de este origen, se indicó que el archivo y custodia de tales antecedentes constituían actividades inherentes a las funciones públicas radicadas por ley en el enunciado organismo, motivo por el cual, su delegación resultaba improcedente. Afirma el peticionario que, por mandato legal, es su deber el formar y conservar actualizados, por las vías y en la forma que determine el reglamento respectivo, el Registro de Vehículos Motorizados, “manteniendo, por los medios adecuados, la información contenida en los documentos que les han dado origen o han servido de fundamento a las inscripciones, subinscripciones y anotaciones que en virtud de la ley deba practicar.”. Sobre este particular, es menester tener presente que la Ley de Tránsito, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado se encuentra en el decreto con fuerza de ley N° 1, de 2007, del Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones, regula en su Título III, denominado “Del Dominio y Registro de los Vehículos Motorizados y de la Patente Única y Certificado de Inscripción”, el Registro de Vehículos Motorizados, disponiendo en el inciso primero de su artículo 39 que el Servicio de Registro Civil e Identificación llevará este registro, en el que se inscribirán los vehículos y la individualización de sus propietarios, agregando el inciso tercero del mismo precepto que “Los documentos que autoricen dicha inscripción serán incorporados en el Archivo Nacional del Servicio de Registro Civil e Identificación.”. A su turno, la ley N° 19.477, Orgánica del Servicio de Registro Civil e Identificación se refiere al indicado registro en su artículo 4°, el que prescribe que “Son funciones del Servicio: 1. Formar y mantener actualizados, por los medios y en la forma que el reglamento determine”, entre otros, el Registro de Vehículos Motorizados, respecto al cual, debe, según ordena su numeral 8, en lo que interesa, mantener, por los medios adecuados, la información contenida en los documentos que les han dado origen o han servido de fundamento a las inscripciones, subinscripciones y anotaciones, que en virtud de la ley deban practicarse. Por otra parte, es menester expresar que el artículo 43 de la referida Ley de Tránsito preceptúa que el aludido servicio debe guardar, en lugar seguro y adecuado los documentos y demás antecedentes que sirvan de fundamento a las inscripciones y anotaciones. Luego, resulta necesario también tener en cuenta que el decreto N° 1.111, de 1984, del Ministerio de Justicia, que aprobó el Reglamento del Registro de Vehículos Motorizados, establece, en lo que interesa, la obligación del mencionado organismo de llevar este registro y los documentos que los interesados deben exhibir o acompañar, según el caso, para requerir una determinada inscripción en el registro de que se trata, precisando, en su artículo 11, inciso segundo, que “Los documentos que autoricen dicha inscripción serán incorporados en el Archivo Nacional del Servicio de Registro Civil e Identificación. Igual procedimiento se aplicará respecto de los documentos que autoricen una determinada anotación.”. Como puede apreciarse de la normativa citada, el legislador, junto con la obligación que le impone al Servicio de Registro Civil e Identificación de llevar el Registro de Vehículos Motorizados, le asigna en forma directa la función de guardar y mantener en un archivo a su cargo, los antecedentes que sirvan de fundamento a las inscripciones y anotaciones que efectúe en ese registro, de manera que esta última labor debe ser cumplida por esa entidad pública y no por terceros ajenos a la Administración. No obstante lo anterior, en consideración a las atribuciones que el ordenamiento jurídico confiere a los organismos de la Administración del Estado y a los principios de eficiencia y eficacia, reconocidos en los artículos 3° y 5° de la ley N° 18.575, que ordenan que las autoridades y funcionarios deben velar por la eficiente e idónea administración de los medios públicos y por el debido cumplimiento de la función pública, resulta factible que para el desempeño de ésta se contraten acciones de apoyo con entidades privadas. Así, no se observa reparo en que ese servicio, en ejercicio de sus atribuciones legales y con sujeción a los procedimientos previstos al efecto por la normativa que lo rige, celebre contratos y convenios con otros entes, a fin de que éstos asuman acciones de apoyo que le permitan cumplir de manera eficaz y eficiente, bajo su control y responsabilidad, la función que le asigna el legislador de archivar y custodiar los documentos que sustenten el registro al que se refiere la consulta de la especie. En mérito a lo anterior, y en la medida que se adopten los resguardos correspondientes, para velar por la debida seguridad de tales documentos y antecedentes, es factible que el enunciado servicio cumpla el referido deber de archivo y custodia con la colaboración de otras entidades o personas, en el entendido que ésta se traduzca en la ejecución de acciones de apoyo a esa obligación legal. En atención a lo expuesto, se complementa lo señalado en el oficio N° 61.627, de 2006, en los términos indicados. Saluda atentamente a Ud. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República