Dictamen N° 44415/2017

N° 44.415 Fecha: 22-XII-2017 Con motivo del cierre del ejercicio contable año 2017, esta Contraloría General de la República, en virtud de sus facultades constitucionales y legales, especialmente, de aquellas que le otorga la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Entidad, viene en impartir a los servicios e instituciones a que se refiere el artículo 2° del decreto ley N° 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, y sus modificaciones, las siguientes instrucciones sobre la materia: 1.- PERÍODO DE VIGENCIA EJERCICIO CONTABLE El Sistema de Contabilidad General de la Nación reconoce períodos contables de doce meses, cuyas fechas de inicio y término coinciden con el año calendario. Luego, las cuentas del ejercicio contable deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. 2.- TRAMITACIÓN DE DECRETOS Y RESOLUCIONES SOBRE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Considerando lo expuesto en el punto anterior, los decretos y resoluciones que dispongan modificaciones a los presupuestos vigentes para el año 2017, afectos al trámite de toma de razón, serán tramitados por este Organismo Contralor siempre que sean recepcionados antes del 1 de enero de 2018. Al respecto, es oportuno señalar que los actos administrativos sobre materias afectas a dicho control preventivo empiezan a regir solo después de su total tramitación, razón por la cual los servicios e instituciones del Sector Público deberán adoptar las providencias necesarias para que los documentos modificatorios de sus presupuestos sean tramitados oportunamente. 3.- REGULARIZACIÓN DE ANTICIPOS OTORGADOS A TERCEROS En virtud de lo dispuesto en el artículo 12 del citado decreto ley N° 1.263, de 1975, las cuentas del ejercicio presupuestario deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser financiados con cargo al presupuesto del año 2018. Por lo tanto, si existieran recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios y/o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse oportunamente las gestiones administrativas que permitan regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el ejercicio 2017, cuando proceda. 4.- CONTABILIZACIÓN DE DERECHOS Y COMPROMISOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017 Conforme lo dispone la normativa contable vigente, los derechos y compromisos financieros que se generen hasta el 31 de diciembre de 2017, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Deudores Presupuestarios y Acreedores Presupuestarios, respectivamente, en el momento en que se hayan materializado las transacciones que las originen, esto es, cuando se devenguen o se hagan exigible los derechos y las obligaciones, considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable, con independencia de la oportunidad en que se produzca su percepción o pago. Dichas operaciones deben estar, además, debidamente respaldadas por la documentación sustentatoria que corresponda. Así, tratándose de ventas de bienes y/o servicios, los antecedentes que dan soporte a la contabilización como Deudor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas o documentos de cobro emitidos. A su vez, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicios y ejecución de obras, los instrumentos mercantiles que sirven de respaldo al Acreedor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas, boletas y estados de pago de contratistas, según corresponda, sin perjuicio que previamente al devengamiento constituyeron fundamentos, para efectos del compromiso, el contrato u orden de compra. No obstante lo anterior, corresponde contabilizar como devengadas solamente aquellas transacciones que efectivamente generan obligaciones de pagar sumas ciertas de dinero hasta el 31 de diciembre de 2017, derivadas del cumplimiento satisfactorio de contratos o convenios formalizados a más tardar a esa fecha. Por lo tanto, la normativa vigente no prevé la contabilización, como devengadas, de aquellas obligaciones pecuniarias que deriven de actos y contratos que deban ser solventadas con cargo al presupuesto 2017, en tanto no se verifiquen a su respecto todos los requisitos normativos señalados precedentemente. Considerándose, por lo tanto, como condición básica para el devengamiento, el haber recibido conforme el bien adquirido o el servicio prestado. Aquellas operaciones que se registren e informen como devengadas a la data antes señalada, sin que la citada instancia corresponda de acuerdo a la naturaleza y características de las operaciones de que se trate, serán observadas por este Organismo Contralor, haciéndose efectivas las eventuales responsabilidades administrativas en los casos en que procediere. Atendido lo anteriormente expuesto, las obligaciones pendientes de pago que el servicio mantenga en sus registros contables al 31 de diciembre de 2017, deberán ser informadas por programa, tanto el detalle de las cuentas en las que se produjeron los devengos a que se ha hecho referencia, como el respaldo documental en los términos indicados en el anexo A1 y A2, según corresponda. . 5.- ACTUALIZACIÓN DE RECURSOS Y OBLIGACIONES AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017 Con motivo de la entrada en vigencia de la resolución N° 16, de 2015, de este origen, sobre Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación NICSP - CGR Chile, a partir del ejercicio contable año 2016 no corresponde aplicar actualización por corrección monetaria a los bienes de uso, existencias, bienes intangibles y patrimonio inicial, entre otros. 6.- REVISIONES Y ANÁLISIS PREVIOS AL CIERRE DEL EJERCICIO En el contexto de las revisiones y análisis previos al cierre del ejercicio contable año 2017, corresponde señalar que es necesario verificar el cumplimiento de lo establecido en la normativa contable vigente en los siguientes aspectos: Ø Los saldos de las cuentas deben responder a su naturaleza, esto es: Activo = Saldo Deudor. Pasivo = Saldo Acreedor. Ingresos Patrimoniales = Saldo Acreedor. Gastos Patrimoniales = Saldo Deudor. En cambio, tratándose de las cuentas de complemento o valuación, debe tenerse en consideración que la naturaleza de su saldo es inverso al de la cuenta principal, esto es, si complementa a una cuenta de Activo, tendrá Saldo Acreedor; por el contrario, si complementa a una cuenta de Pasivo, tendrá Saldo Deudor. Ø Al inicio del ejercicio 2017, el saldo de la cuenta 31103 Resultado del Ejercicio, representativa del resultado del año anterior, debió traspasarse a la cuenta 31102 Resultados Acumulados, debiendo en consecuencia, estar saldada antes de la determinación del resultado del ejercicio correspondiente al año 2017. Ø Las cuentas 11604 Fluctuación de Cambio - Deudor y 21604 Fluctuación de Cambio - Acreedor, deben quedar cerradas al 31 de diciembre de 2017. Por lo tanto, los respectivos asientos de cierre, así como el asiento por el reconocimiento presupuestario del resultado positivo o negativo, según proceda, deben formar parte de las variaciones del Balance de Comprobación y de Saldos del mes de diciembre, reflejándose como un movimiento financiero en ese período. Ø Al 31 de diciembre de 2017, los saldos de las cuentas 11301 Inversiones Temporales -cuentas nivel 2-, deben traspasarse a las cuentas 12201 Inversiones a Corto Plazo -a sus respectivas cuentas nivel 2-, de acuerdo con lo dispuesto en el procedimiento signado como D-02 Regularización de Inversiones Temporales Cuyo Rescate se Realiza en Ejercicios Futuros, incluido en el oficio CGR N° 96.016, de 2015, de este origen. Por ello, las cuentas de Inversiones Temporales no deberían presentar saldo al 31 de diciembre de cada año. Ø Si las cuentas 11401 Anticipos a Proveedores, 11403 Anticipos a Rendir Cuenta, presentan saldos al 31 de diciembre de 2017, estos deberán corresponder a los recursos monetarios girados desde la(s) cuenta(s) corriente(s) bancaria(s) cuyo devengo aún no se ha materializado, teniendo presente, que en el caso de los Anticipos a Rendir Cuenta, el saldo debería corresponder a la renovación de los fondos a rendir contabilizados en dicha cuenta. Ø Si la cuenta 11402 Anticipos a Contratistas, presenta saldos de anticipos otorgados sin recuperar durante el año 2017, estos deberán reconocerse presupuestariamente. Para ello se deberán aplicar los procedimientos D-16 Anticipos a Contratistas cuya recuperación se realiza en el mismo Ejercicio Contable que se entregó el Anticipo, y D -17 Anticipos a Contratistas cuya Recuperación se realiza en Ejercicios Futuros, establecidos en el oficio N° 4.818, de 2017, de este origen. Ø En relación con las cuentas 16101 Estudios Básicos, 16102 Proyectos y 16103 Programas de Inversión, cabe señalar que los costos asociados a la ejecución de los componentes de esas cuentas destinados a la formación de bienes nacionales de uso público o a la formación de activos institucionales que no hayan sido finalizados o liquidados, al 31 de diciembre de 2017, deben ser traspasados a las cuentas de Costos Acumulados correspondientes. Para ello, procederá aplicar los procedimientos signados J-01 Inversiones Destinadas a la Formación de Activos Institucionales, J-02 Construcción o Mejoramiento de Infraestructura Pública y J-03 Inversiones Asociadas a Estudios y Programas Destinados a Bienestar Social, incluidos en el oficio N° 96.016, de 2015, de este origen. En este caso, las cuentas nivel 2, asociadas a Estudios Básicos, Proyectos y Programas, deberán quedar saldadas al 31 de diciembre, informando sus montos pendientes en las cuentas de Costos Acumulados, 1610199, 1610299 y 1610399, respectivamente. Ø Las cuentas 11901 Remesas Otorgadas y 21901 Remesas Recibidas, ambas deberán quedar saldadas al 31 de diciembre de 2017. Ø Antes del cierre del año 2017, los servicios deberán traspasar la porción del activo y pasivo que vence en el año 2018, a las cuentas de corto plazo habilitadas para ese efecto. Ø Antes del cierre del ejercicio año se debe efectuar una evaluación de deterioro de sus activos acorde con lo que establece la normativa sobre la materia. Ø Antes del término del ejercicio las existencias deben valorizarse al menor valor entre el costo y el valor realizable neto. 7.- FECHA DE PRESENTACIÓN DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN Y DE SALDOS DEL MES DE DICIEMBRE DE 2017 De acuerdo a lo dispuesto en el oficio circular N° 5.161, de 2006, de este origen, los servicios e instituciones del Sector Público deberán enviar mensualmente a este Organismo Contralor un Balance de Comprobación y de Saldos al último día del mes que se informa. El reporte correspondiente al mes de diciembre de 2017, deberá ser remitido a más tardar el 8 de enero de 2018. Para efecto del envío del Balance de Comprobación y Saldos, los servicios deberán escanear y remitir dicho documento, mediante un archivo en formatos PDF y Excel, al Sistema de Recepción de Estados Financieros (SIREF), habilitado en la página web institucional www.contraloria.cl , ingresando con la clave otorgada para tales efectos por este Organismo Contralor. 8.- ESTADOS FINANCIEROS Los servicios e instituciones del Sector Público deberán presentar sus Estados Financieros conforme a las instrucciones que se impartirán al efecto e ingresarlos en formato PDF en el Sistema de Recepción de Estados Financieros (SIREF) de la página web institucional www.contraloria.cl , accediendo con la clave otorgada para tales efectos por este Organismo Contralor. 9.- REQUERIMIENTO ESPECIAL DE INFORMACIÓN Los servicios e instituciones del Sector Público cuyo presupuesto institucional haya sido aprobado en más de un programa, deberán remitir a este Organismo Contralor información acerca de la distribución de los saldos finales que presenten al 31 de diciembre de 2017 en cada uno de esos programas, en las cuentas señaladas en el formato de informe adjunto en el anexo B. A fin de agilizar su envío, el informe de saldos finales deberá escanearse y presentarse en archivo PDF al correo sectorpublico@contraloria.cl , a más tardar el 16 de enero de 2018, agregando en el asunto la denominación de la entidad remitente. Asimismo, el nombre del archivo que se adjunte, deberá también señalar el nombre de la entidad remitente. Similar operatoria, en cuanto a modalidad de transmisión y plazo, deberá seguirse respecto de la información que se incorpore en los anexos A1 y A2. Finalmente, esa autoridad deberá disponer las medidas que sean procedentes, para que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República ANEXO A1 HOJA 1 CUENTAS POR PAGAR DE GASTOS PRESUPUESTARIOS POR PROGRAMA AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017 DETALLE POR ACREEDOR Y DOCUMENTACIÓN SUSTENTATORIA ( 1 ) ( 2 ) ( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) ( 7 ) CUENTA SALDOS AL 31-12-2017 Identificación del Acreedo r Documentación Sustentatoria Monto Pesos ($) Fecha Recepción o Conformidad Nombre Jefe Área, o Unidad que recepciona o da conformidad. Código Denominación Tipo N° fecha 21521 CXP GASTOS EN PERSONAL 21522 CXP BIENES Y SERVICIOS DE CONSUMO 21523 CXP PRESTACIONES DE SEGURIDAD SOCIAL 21524 CXP TRANSFERENCIAS CORRIENTES 21525 CXP INTEGROS AL FISCO 21526 CXP OTROS GASTOS CORRIENTES 21529 CXP ADQUISICIÓN DE ACTIVOS NO FINANCIEROS 21530 CXP ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FINANCIEROS HOJA 2 ANEXO A1 ( 1 ) ( 2 ) ( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) ( 7 ) CUENTA SALDOS AL 31-12-2017 Identificación del Acreedor Documentación Sustentatoria Monto Pesos ($) Fecha Recepción o Conformidad Nombre Jefe Área, o Unidad que recepciona o da conformidad. Código Denominación Tipo N° fecha 21531 CXP INICIATIVAS DE INVERSIÓN 21532 CXP PRÉSTAMOS 21533 CXP TRANSFERENCIAS DE CAPITAL 21534 CXP SERVICIO DE LA DEUDA () TOTAL CUENTAS POR PAGAR DE GASTOS PRESUPUESTARIOS (22192) (1) Identificación de los Acreedores Presupuestarios, de acuerdo a la naturaleza del gasto, representadas en las cuentas nivel 1 del subgrupo 215, del Plan de Cuentas establecido en la resolución N° 16, de 2015, de este Organismo Contralor. (2) Saldo al 31 de diciembre de 2017, de las cuentas que originan el saldo de la cuenta 22192, indicadas en la columna (1). (3) Identificación de los Acreedores (proveedores, prestatarios y beneficiarios), excepto gastos en personal y previsionales cuando se devenga con la planilla de remuneraciones, pensiones, montepíos y demás beneficios de esta naturaleza. (4) Se debe indicar tipo de documento (Factura, Boleta, Guía de Despacho, Estado de Pago, Planilla de Remuneraciones, Boleta de Honorarios u otro documento según corresponda), conforme a lo indicado en el numeral 4 Contabilización de Derechos y Compromisos Financieros al 31 de diciembre de 2017, del presente instructivo, agregando número y fecha de emisión. (5) Informar en moneda de curso legal (pesos). (6) y (7) Estas columnas se utilizarán cuando el acreedor corresponda exclusivamente al proveedor del bien o al prestador de servicios. () Si presenta saldo corresponderá informar según el detalle que anexo A2 ANEXO A2 HOJA 1 CUENTAS POR PAGAR DE GASTOS PRESUPUESTARIOS POR PROGRAMA AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017 DETALLE ESTRATIFICADO (1) Identificación de la cuenta de origen del Acreedor Presupuestario, corresponde a la imputación presupuestaria en la fecha que se registró la deuda. (2) Saldo al 31 de diciembre de 2017 de la cuenta 21534, lo que equivale a la suma de las columnas (3); (4); (5); (6); (7); y (8). (3) Saldo de la cuenta 21534 al 31-12-2012 pendiente de pago al 31-12-2017. (4) Saldo de la cuenta 21534 al 31-12-2013 pendiente de pago al 31-12-2017, menos columna (3). (5) Saldo de la cuenta 21534 al 31-12-2014 pendiente de pago al 31-12-2017, menos columnas (3) y (4). (6) Saldo de la cuenta 21534 al 31-12-2015 pendiente de pago al 31-12-2017, menos columnas (3); (4) y (5). (7) Saldo de la cuenta 21534 al 31-12-2016 pendiente de pago al 31-12-2017, menos columnas (3); (4); (5) y (6). (8) Saldo de la cuenta 21534 al 31-12-2016 pendiente de pago al 31-12-2017, menos columnas (3); (4); (5); (6) y (7). ANEXO B Hoja 1