Dictamen N° 4509/2017

N° 4.509 Fecha: 07-II-2017 Se ha dirigido a esta Contraloría General don Omar Eduardo Sarrás Jadue, en representación de “Sarrás y Sarrás Limitada”, reclamando por el rechazo del Ministerio de Educación (MINEDUC) a su solicitud de incorporación a la evaluación de la Gran Compra ID 23201, respecto del Convenio Marco Libros ID 2239-11-LP14, por un error de forma al subir los archivos de su oferta, pues estima que ello infringe los principios que indica. Requerido de informe, el MINEDUC manifiesta que el proceso de adquisición correspondía a una Gran Compra de bienes que estaban en Convenio Marco. Acorde lo anterior, comunicó, a través del sistema, su intención de compra a todos los proveedores que tenían adjudicado el tipo de producto requerido, estableciendo en su N° 5, referido a la recepción de ofertas, que sólo se aceptarían las ofertas ingresadas a través del portal www.mercadopublico.cl , por medio del módulo “Grandes Compras”, debiendo completar y adjuntar los anexos N° 1 “Listado de Oferta CRA 2015” y 5 “Declaración Jurada”. Agrega que las causales esgrimidas por el peticionario no se enmarcan dentro de las circunstancias estipuladas en el artículo 62 de la ley N° 19.886 que permite, excepcionalmente, enviar la oferta técnica-económica a un correo electrónico previamente determinado en la intención de compra, y que los anexos referidos corresponden a información fundamental para el proceso de compra. Tal es el caso del precio, que es un elemento de la esencia de la compra y debía estar contenido en la oferta económica, comprendida en el anexo N°1. Además, en relación al principio de no formalización, señala que existe un Manual de Uso de Back Office para proveedores, en el cual se indican los pasos para adjuntar antecedentes. De esta forma, los requisitos contenidos en los anexos tenían por objeto dejar constancia indubitada de lo actuado, ya que sin la respectiva declaración jurada que acredite la autorización para la distribución y/o comercialización de los ítems/títulos ofertados, su incumplimiento afecta directamente a terceros, en particular en lo relativo a la propiedad intelectual, regulada en la ley N° 17.336. Por su parte, la Dirección de Compras y Contratación Pública informa que la intención para adquirir libros para la biblioteca CRA 2015 se originó en el Ministerio de Educación, por lo que esa cartera ministerial es la directamente obligada desde un punto de vista contractual y no esa Dirección. Añade que la peticionaria no ingresó a través del módulo de “Grandes Compras” precio o archivos adjuntos, encontrándose su oferta vacía. En cuanto a la solicitud de catalogación de este proveedor, ella corresponde a una comunicación inaccesible para el MINEDUC; no tiene carácter público, no se vincula al proceso de Gran Compra ID 23201, y se enmarca dentro de la ejecución del contrato de Convenio Marco respectivo, por lo que fue rechazada, ya que no contenía información relativa a la actualización de productos adjudicados. Tampoco hay registro de que haya realizado alguna consulta sobre el ingreso de ofertas a este proceso a la Mesa de Ayuda de Mercado Público. Sobre el particular, el artículo 14 bis del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, señala que en las adquisiciones vía convenio marco superiores a 1.000 UTM, las entidades deberán comunicar, a través del Sistema de Información, la intención de compra a todos los proveedores que tuvieran adjudicado en el Convenio Marco el tipo de producto requerido. Su inciso tercero dispone que la intención de compra indicaría, al menos, la fecha de decisión de compra, el producto o servicio requerido, la cantidad y las condiciones de entrega. Luego, de conformidad con el artículo 39 del mismo cuerpo reglamentario, durante el período de evaluación los oferentes solo podrían mantener contacto con la entidad licitante para los efectos de la misma, tales como solicitud de aclaraciones. Ahora bien, en el caso que se examina cabe tener presente que el MINEDUC inició el referido proceso de Gran Compra el 1 de septiembre de 2015 con la selección de títulos de su interés y les envió invitación a los proveedores adjudicados en la categoría libros, debiendo las empresas que manifestaron su intención de participar en dicho proceso de compra, por una parte, estar habilitadas como proveedores del Estado dentro del Convenio Marco ya aludido, y por otra, cotizar los valores unitarios en cada tramo para los libros de la lista que estarían en condiciones de vender. Pues bien, la empresa recurrente aceptó la invitación a través del sistema, pero en lugar de adjuntar su oferta con los archivos correspondientes a los anexos 1 y 5 en el módulo de “Grandes Compras”, como se especificaba en el N° 5 de la respectiva intención de compra, lo que hizo fue enviar una solicitud de catalogación (ID 110750) dentro del mencionado Convenio Marco. Esto último no constituye una oferta propiamente tal. De este modo, en el módulo requerido para tal efecto (Grandes Compras) no quedó registro de que Sarrás y Sarrás Limitada haya ingresado su oferta económica ni los documentos anexos a ella. Así, al utilizarse un módulo distinto al señalado, el MINEDUC no tuvo acceso a la información de la recurrente dentro del plazo y forma establecidos para este proceso. A su vez, consta que 43 proveedores de los 47 invitados a participar en el proceso ingresaron su oferta económica y adjuntaron los documentos solicitados a través del portal www.mercadopublico.cl , por medio del módulo “Grandes Compras”, lo que no ocurrió con la empresa recurrente. De lo antes señalado, se advierte que la manera en que debía subirse la información requerida, esto es, la oferta y los anexos, fue establecida en la intención de compra realizada por el MINEDUC, sin que la peticionaria haya dado cumplimiento a esa exigencia. Dicha formalidad incide en anexos cuyo contenido resulta relevante para el proceso de compra en cuestión, por lo que el error cometido por el proveedor constituye un vicio que recae sobre un requisito esencial de la adquisición en análisis. En consecuencia, esta Contraloría General no advierte las irregularidades alegadas por la recurrente en el proceso de gran compra en estudio, por lo que el Ministerio de Educación se ajustó a derecho al no considerarla en su evaluación. Transcríbase al Ministerio de Educación y a la Dirección de Compras y Contratación Pública. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República