Dictamen N° 46768/2016

N° 46.768 Fecha: 24-VI-2016 La Contraloría Regional del Bío-Bío ha remitido a esta Sede Central una presentación del alcalde de la Municipalidad de Hualqui, quien solicita autorización para rendir cuentas mediante copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello. Al respecto, señala que en la Dirección de Salud dependiente de dicho municipio fueron extraviadas cinco facturas referidas al cobro de servicios de mantención de equipos médicos y de vehículos, prestados por los proveedores y recepcionados conforme. Agrega que de las anotadas facturas existen copias autentificadas por el Secretario Municipal, como también por un notario público, las que en total equivalen a la suma de $ 1.779.431. Sobre el particular, el inciso primero del artículo 98 de la Constitución Política de la República prescribe que compete a esta Contraloría General, entre otros asuntos, fiscalizar el ingreso y la inversión de los fondos del Fisco, de las municipalidades y de los demás organismos y servicios que determinen las leyes, y además, examinar y juzgar las cuentas de las personas que tengan a su cargo bienes de esas entidades. A su turno, de acuerdo con el inciso primero del artículo 85 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de este Ente de Control, todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, debe rendirle a este las cuentas comprobadas de su manejo, de conformidad con la resolución N° 30, de 2015, de este origen, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas. En relación con los antecedentes constitutivos de las rendiciones de cuentas, el artículo 4° de la enunciada resolución N° 30, previene que se considerará auténtico solo el documento original. No obstante, en su inciso segundo agrega que en casos calificados por esta Contraloría General podrán aceptarse, en subsidio de aquellos, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello. Pues bien, en primer término cabe señalar que, la anotada entidad edilicia debe proceder al pago de las facturas en comento, pues aun cuando esos documentos se hayan extraviado, conforme a lo indicado por el referido alcalde, las prestaciones fueron recepcionadas conforme, por lo que de no existir dicho desembolso se generaría un enriquecimiento sin causa a favor del anotado municipio. Por su parte, en cuanto a la autorización por la cual se consulta, cabe señalar que atendida la imposibilidad de rendir cuentas de tales desembolsos con los documentos originales debido al extravío de los mismos, dicha entidad edilicia deberá cumplir con esa obligación mediante copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello, además de otros medios que sirvan para justificar los anotados gastos, en la oportunidad que corresponda, los que serán ponderados en su momento por esta Entidad de Control. Por último, respecto del mencionado extravío, es dable indicar que, corresponde a la Municipalidad de Hualqui ponderar si en la situación que nos ocupa existieron conductas atribuibles a algún servidor de esa institución que ameriten la instrucción de un procedimiento disciplinario, a fin de determinar posibles responsabilidades administrativas, lo que deberá comunicar a la Unidad de Seguimiento de la Contraloría Regional del Bío-Bío, en el plazo de 20 días hábiles contados desde la emisión de este pronunciamiento. Transcríbase a la Contraloría Regional del Bío-Bío. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República