Dictamen N° 49286/2014

N° 49.286 Fecha: 01-VII - 2014 El Alcalde de la Municipalidad de Arica se ha dirigido a esta Contraloría General, mediante el oficio ord. N° 821, de 2014, solicitando un pronunciamiento respecto del registro presupuestario y contable que debe darse a la entrega de recursos, y su posterior aplicación, asociados al convenio suscrito con el Servicio de Registro Civil e Identificación -Dirección Regional de Arica y Parinacota-, en adelante Servicio, para el otorgamiento de cédulas nacionales de identidad en terreno. Sobre el particular, señala que el citado acuerdo fue aprobado por la corporación edilicia a través del decreto alcaldicio N° 7.652, de 2013, y tiene como objetivo desarrollar y ejecutar acciones que permitan a ambas instituciones otorgar documentos en terreno, tales como cédulas de identidad, certificados de nacimientos, de matrimonio, de defunción y de antecedentes, a pobladores de sectores vulnerables de la comuna de Arica. Para lo anterior, la Municipalidad se obligó a entregar en una sola cuota, mediante vale vista o cheque nominativo a nombre del Servicio, la suma de $1.800.000 con el propósito de que éste mantenga un fondo que le permita financiar el costo de las prestaciones que se efectúen a los beneficiarios designados. Por medio del decreto alcaldicio N° 3.487, de 2014, se prorrogó la fecha de vigencia del citado convenio al 31 de diciembre de 2014 o hasta que se agoten los fondos aportados. Además, manifiesta que existe una disparidad de criterios entre su Dirección de Administración y Finanzas, que propone reconocer el gasto en el concepto 24.01.007 Programa Asistencial, y la Dirección de Control que lo imputaría al 24.03.999 Otras Entidades Públicas. Al respecto, cabe concluir que, teniendo en cuenta los antecedentes, el acuerdo suscrito entre ambas instituciones públicas tiene como objetivo entregar una prestación a los particulares que sean beneficiados con ella, para lo cual el Servicio destinará de forma exclusiva los caudales entregados por la Municipalidad de Arica para este fin. Ahora bien, ante la improcedencia de que el municipio registre la entrega de los recursos que efectúa al Servicio de Registro Civil e Identificación en el subtítulo 24, ítem 02 Al Gobierno Central, por cuanto aquel organismo receptor no puede incorporarlos como un ingreso en el subtítulo 05, ítem 02, ya que conforme a las definiciones de tales asignaciones contempladas en el decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que determina las clasificaciones presupuestarias, aquella entidad edilicia no aprueba su presupuesto en la ley de presupuestos como lo exige esa preceptiva, corresponde que impute dicha operación económica como una transferencia corriente en el subtítulo 24, ítem 01, asignación 007 Programa Asistencial, en consideración a que se trata de acciones de esa naturaleza. En relación al registro contable de las operaciones involucradas, esta Contraloría General ha determinado instruir, en anexo adjunto, el procedimiento contable a seguir. Finalmente, es necesario precisar que de acuerdo a la información recabada por este Organismo Contralor, la Municipalidad deberá proceder a regularizar la contabilización efectuada, ya que según consta en los comprobantes contables, se devengó y pagó la suma objeto del convenio, sin que aún se hubiere entregado el beneficio. Por esta razón, deberá reconocer el derecho a cobrar dichas sumas al Servicio de Registro Civil e Identificación en la cuenta 11401 Anticipos a Proveedores, regularizando el gasto patrimonial que aún no está realizado y la ejecución presupuestaria de gastos reconocida en la cuenta 2152401007 C X P Transferencias Corrientes – Asistencia Social a Personas Naturales. Lo anterior, deberá realizarse por el monto de prestaciones que aún está pendiente de ejecutar. Transcríbase al Servicio de Registro Civil e Identificaciones y a las Divisiones de Auditoría Administrativa y de Municipalidades de esta Entidad Fiscalizadora. Saluda atentamente a Ud., Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA REGISTRAR LA EJECUCIÓN DEL CONVENIO SUSCRITO ENTRE LA MUNICIPALIDAD DE ARICA Y EL SERVICIO DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN – DIRECCIÓN REGIONAL DE ARICA Y PARINACOTA PARA EL OTORGAMIENTO DE DOCUMENTOS. CONTABILIZACIÓN DEBE HABER MUNICIPALIDAD DE ARICA MOVIMIENTOS FINANCIEROS Entrega de fondos al Servicio de Registro Civil e Identificación – Dirección Regional Arica y Parinacota, en una sola cuota, conforme a lo establecido en el convenio. – Anticipo al Servicio Registro Civil e Identificación – Dirección de Arica y Parinacota, para que efectué las prestaciones de servicio encomendadas. 11401 Anticipos a Proveedores 11103 Banco del Sistema Financiero Reconocimiento del gasto patrimonial y presupuestario, en el momento que el Servicio de Registro Civil e Identificación – Dirección Regional de Arica y Parinacota, entrega nómina con detalle de las prestaciones realizadas. Devengamiento de la obligación financiera – Obligación de otorgar transferencia a los beneficiarios establecidos por el DIDECO de la Municipalidad de Arica y Parinacota. 54101 Transferencias Corrientes al Sector Privado – Asistencia Social 2152401007 C X P Transferencias Corrientes - Asistencia Social a Personas Naturales Pago de la obligación financiera. – Aplicación del anticipo al gasto presupuestario, mediante compensación. 2152401007 C X P Transferencias Corrientes - Asistencia Social a Personas Naturales 11401 Anticipos a Proveedores XXX XXX XXX XXX XXX XXX PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA REGISTRAR LA EJECUCIÓN DEL CONVENIO SUSCRITO ENTRE LA MUNICIPALIDAD DE ARICA Y EL SERVICIO DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN – DIRECCIÓN REGIONAL DE ARICA Y PARINACOTA PARA EL OTORGAMIENTO DE DOCUMENTOS. CONTABILIZACIÓN DEBE HABER SERVICIO REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN – DIRECCIÓN REGIONAL DE ARICA Y PARINACOTA MOVIMIENTOS FINANCIEROS Recepción de fondos de la Municipalidad de Arica, en una sola cuota, conforme a lo establecido en el convenio. – Anticipo de la Municipalidad, para que efectué las prestaciones de servicio encomendadas. 11102 Banco Estado 21401 Anticipos de Clientes Reconocimiento del ingreso patrimonial y presupuestario, por las prestaciones efectuadas. Devengamiento del derecho financiero. – Venta de servicio, según la documentación sustentante (diario). 11507 C x C Venta de Servicios 43101 Venta de Servicios Percepción del derecho. – Aplicación del anticipo al gasto presupuestario, mediante compensación (mensual). 21401 Anticipos de Clientes 11507 C x C Venta de Servicios XXX XXX XXX XXX XXX XXX