Dictamen N° 51227/2015

N° 51.227 Fecha: 26-VI-2015 Se ha dirigido a esta Contraloría General la señora Ximena Gatica Cardemil, funcionaria del Consejo Nacional de la Cultura y las Artes, denunciando diversas irregularidades que, a su juicio, habrían ocurrido en el proceso calificatorio 2013-2014, en el que participó como integrante de la Junta Calificadora Central y de dos Juntas Calificadoras Regionales, en calidad de delegada de la asociación de funcionarios de esa entidad y además consulta una serie de aspectos vinculados al mismo, a cuyo respecto dicho organismo señaló, en lo pertinente, que la calificación del personal de ese servicio se realizó con apego a la normativa que regula la materia. En primer término, la recurrente pregunta acerca del proceder de dos directoras regionales del aludido consejo que no precalificaron al personal de su dependencia, omisión que, según informa la apuntada institución pública, obedeció a un exceso de trabajo. Sobre el particular, resulta útil indicar que el artículo 4°, inciso segundo, del decreto N° 166, de 2004, del Ministerio de Educación -Reglamento Especial de Calificaciones de esa entidad-, en concordancia con el artículo 27, del decreto N° 1.825, de 1998, del ex Ministerio del Interior -Reglamento de Calificaciones del Personal Afecto al Estatuto Administrativo-, aplicable supletoriamente en virtud de lo dispuesto por el artículo 1° del citado reglamento especial, establece que la precalificación es una etapa obligatoria dentro del proceso de evaluación. Ahora bien, con el objeto de subsanar esa anomalía y a fin de no perjudicar a los funcionarios que se debían evaluar, la autoridad expuso que los respectivos órganos colegiados, procedieron a calificarlos teniendo como antecedentes sus hojas de vida y los informes de desempeño, permitiendo, de este modo, superar la mencionada irregularidad. No obstante lo anterior, esa superioridad deberá ponderar la pertinencia de iniciar un sumario administrativo tendiente a determinar eventuales responsabilidades por tal omisión, siendo pertinente añadir que en los sucesivos procesos evaluatorios, el organismo en cuestión tendrá que observar el cumplimiento de la anotada exigencia. Luego, en cuanto a la necesidad de validar y suscribir las actas de la Junta Calificadora, es dable recordar que el artículo 25, inciso final, del citado decreto N° 1.825, de 1998, dispone que el secretario estará obligado a levantar acta de cada sesión, la cual será leída en la siguiente y una vez aprobada, será firmada por todos los asistentes a ella, de lo que es posible concluir que es obligación de los miembros de los órganos evaluadores emitir y firmar los instrumentos por los que se consulta. Enseguida, la señora Gatica Cardemil pregunta si procede cerrar el proceso evaluatorio y elaborar el escalafón de mérito sin que existan las actas firmadas. Acerca de este punto, es pertinente señalar que de conformidad con el reseñado artículo 4°, inciso final, del decreto Nº 166, de 2004, una vez ejecutoriadas las calificaciones, los secretarios de las Juntas Calificadoras las enviarán, con sus antecedentes, a la Oficina de Personal para que ella confeccione el referido ordenamiento, exigencia que, desde luego, supone que los acuerdos se encuentren aprobados y firmados por los integrantes del cuerpo colegiado. Finalmente, en lo que atañe a la posibilidad de notificar a los funcionarios evaluados sin que conste en las actas la fundamentación de las notas asignadas y que se les requiera su firma antes de la entrega de dichos documentos, cabe indicar que el nombrado artículo 25 del Reglamento de Calificaciones del Personal Afecto al Estatuto Administrativo, prevé que en el libro de actas, se anotarán los acuerdos que adopte la Junta Calificadora y sus fundamentos, agregando el artículo 31 de igual texto reglamentario, que una vez que el acuerdo haya sido adoptado y suscrito por todos sus integrantes, se deberá poner en conocimiento de los interesados, de lo que se colige que sólo cumpliéndose tales requisitos podrá entenderse que la calificación ha sido válidamente emitida y comunicada. En consecuencia, en el evento que en la especie, no se haya dado cumplimiento a la regulación precedentemente aludida, de carácter imperativa, ese servicio deberá proceder a subsanar dichas faltas u omisiones, con el objeto que el proceso calificatorio en comento revista la validez requerida para que produzca todos sus efectos. Transcríbase a la interesada. Saluda atentamente a Ud. Patricia Arriagada Villouta Contralor General de la República Subrogante