Dictamen N° 54163/2010

N° 54.163 Fecha: 13-IX-2010 Se ha dirigido a esta Contraloría General el señor Rodrigo Alfonso Riveros Requena, en representación de don Daniel Iván Araya Carvallo, solicitando un pronunciamiento que determine si procede que la Dirección de Previsión de Carabineros de Chile remita a la empresa Chilena Consolidada Seguros de Vida S.A., la factura original emitida por la Clínica Fleni de Buenos Aires. Agrega el peticionario, que la aludida compañía de seguros le exige acompañar factura original para los efectos de realizar una revaluación de los gastos incurridos por el señor Araya Carvallo, en la intervención quirúrgica a la que fue sometido en el extranjero. Requerido informe sobre el particular, la referida Dirección de Previsión expresa, en síntesis, que remitió a la citada compañía de seguros una copia legalizada de la factura de que se trata, y que ante eventuales fiscalizaciones de este Órgano Contralor, mantiene en custodia el documento original. Sobre el particular, es útil tener presente que conforme a lo dispuesto en el artículo 85 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General, todo funcionario, como asimismo toda persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague fondos públicos, debe rendir a esta Entidad Fiscalizadora las cuentas comprobadas de su manejo en la forma y plazos que determine esta ley. Por su parte, el artículo 95, letra b), de ese mismo cuerpo legal, previene que el examen de cuentas tendrá por objeto, entre otros, comprobar la veracidad y fidelidad de las cuentas, la autenticidad de la documentación respectiva y la exactitud de las operaciones aritméticas y de contabilidad. Con arreglo al inciso segundo de ese precepto, se considerará auténtico sólo el documento original, salvo que el juez de cuentas, en el juicio respectivo y por motivos fundados, reconozca este mérito a otro medio de prueba. A su vez, el artículo 98 de la citada ley N° 10.336, en su letra a), preceptúa que en el examen de los expedientes de gastos deberá comprobarse, principalmente, que la documentación sea auténtica. En armonía con lo anterior, el artículo 55 del decreto ley N° 1.263, de 1975, establece que los ingresos y gastos de los servicios o entidades del Estado deberán contar con el respaldo de la documentación original que justifique tales operaciones, aceptándose sólo en casos calificados y en subsidio de la documentación original, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario correspondiente. De este modo, acorde con la citada normativa las rendiciones de cuentas que se efectúen ante esta Contraloría General deben ser respaldadas con documentos originales, salvo los casos de excepción que ella misma contempla. Por consiguiente, y dado que en la especie no aparecen motivos suficientes que justifiquen que los aludidos gastos sean respaldados con fotocopias, corresponde concluir que la Dirección de Previsión de Carabineros de Chile actuó conforme a derecho al remitir a la referida compañía de seguros copia legalizada de la factura, manteniendo en su poder el documento original con el objeto de rendir cuenta a esta Entidad Fiscalizadora. Finalmente, es menester señalar que tal como lo manifestara la jurisprudencia de este Órgano de Control, contenida en el dictamen N° 17.774, de 1994, en aquellos casos en que la misma documentación puede ser exigida por dos instituciones diferentes, una de carácter público y otra privada, los documentos originales deben quedar en poder del organismo del Estado, atendido el carácter de norma de derecho público, de rango orgánico constitucional, que establece tal exigencia a su respecto. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República