Dictamen N° 5450/2019

N° 5.450 Fecha: 22-II-2019 La Contraloría General de la República, en uso de las facultades establecidas en la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional del Servicio, viene en impartir las instrucciones relacionadas con el cumplimiento y la aplicación de la normativa contable aprobada por la resolución N° 16, de 2015, incluidas sus respectivas modificaciones, y las instrucciones impartidas en el oficio N° 73.121, de 2015, ambos de esta Entidad Fiscalizadora, sobre la preparación y presentación de los Estados Financieros, y cuyo objetivo es determinar la situación financiera, presupuestaria y patrimonial de las instituciones, organismos y entidades que integran el Sector Público, al término del ejercicio contable correspondiente al año 2018. Conforme a lo anterior, todos los servicios e instituciones del Sector Público del país, excluidas las Municipalidades, deberán emitir sus Estados Financieros de acuerdo con las siguientes instrucciones: 1. Consideraciones generales. Los Estados Financieros que corresponde preparar son los siguientes: – Estado de Situación Patrimonial o Balance General; – Estado de Resultados; – Estado de Situación Presupuestaria; – Estado de Flujos de Efectivo, incluyendo la Variación de Fondos no Presupuestarios; – Estado de Cambios en el Patrimonio Neto; y – Notas Explicativas. Con el objeto de facilitar la preparación y remisión de los referidos estados, la Contraloría General conjuntamente con la Dirección de Presupuestos del Ministerio de Hacienda (DIPRES), en uso de las atribuciones legales que les competen en esta materia, han establecido un mecanismo mediante el cual las entidades públicas pueden obtener una propuesta de los estados financieros desde la funcionalidad habilitada en el Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado - Agregación (SIGFE - Agregación) que administra la mencionada repartición, utilizando la agrupación indicada en el Anexo 2 de este oficio. El procedimiento indicado en el párrafo anterior, se aplicará a los servicios que operan con SIGFE, ya sea en forma directa (modalidad transaccional), o bien, que reportan desde sus propios sistemas a SIGFE – Agregación (modalidad homologada). Cabe señalar que tal funcionalidad se pondrá a disposición de las entidades mediante instrucciones que al efecto impartirá oportunamente la DIPRES. 2. Acerca de la preparación de los Estados Financieros. Previo a la emisión de los referidos estados los servicios deberán tener presente las normas relativas al cierre del ejercicio contable impartidas por este Organismo Contralor. Esas normas cubren, entre otros aspectos, el cierre de las cuentas presupuestarias y de gestión económica; la normalización de los anticipos otorgados a terceros; la contabilización de los derechos y compromisos financieros; y otros cierres y regularizaciones relacionadas con la aplicación de la nueva normativa de la resolución N°16, de 2015. Sin perjuicio de lo anterior, los servicios deberán considerar el ajuste oportuno de aquellas cuentas que presenten saldos no acordes con su naturaleza. Los Estados Financieros solicitados, deberán prepararse en base a las operaciones registradas durante la ejecución del ejercicio contable del año 2018, esto es, desde enero a diciembre de dicho año, en conformidad con lo previsto en la normativa y procedimientos contables vigentes a que se refieren la resolución N°16, de 2015, y el oficio N° 96.016, del mismo año, incluidas sus respectivas modificaciones, y deberán presentarse de acuerdo al diseño y estructura establecidos en la resolución N° 62, de 2016, todos de este origen. En esta oportunidad, los Estados Financieros finalizados al 31 de diciembre de 2018 conforme se señala en el oficio N° 73.121, de 2015, se deberán presentar en forma comparativa con el año anterior, de acuerdo a los formatos indicados. El formato y extensión de las notas explicativas también estará disponible junto a los estados financieros, pero su contenido deberá ser proporcionado por los servicios, de acuerdo con las orientaciones que se incluyen en Anexo 1 de este instructivo. En cuanto al contenido de los Estados Financieros, las instituciones públicas deberán efectuar los análisis que permitan asegurar que la clasificación de los activos y pasivos, de los ingresos y los gastos patrimoniales, como asimismo la segregación de los flujos de efectivos, se ajusten a los términos definidos sobre la materia en la ya citada resolución N° 16, de 2015, sus respectivas modificaciones, y las instrucciones impartidas en el oficio N°73.121, de 2015. En relación con el Estado de Flujos de Efectivo, cabe referirse al tratamiento que debe darse a la inversión temporal que efectúan las entidades públicas en conformidad con las normas que regulan la participación del sector público en el mercado de capitales. De acuerdo con el tratamiento presupuestario y contable, definidos en el decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, y en la resolución N° 16, de 2015, de esta Contraloría General, respectivamente, el saldo de las inversiones de carácter temporal pendientes de rescate al cierre del ejercicio, deberá presentarse en el rubro Flujos Originados por Actividades de Inversión. En lo que concierne al Estado de Situación Presupuestaria, los servicios deberán presentarlo a nivel agregado, por capítulo y programa, considerando la estructura de ingresos y gastos presupuestarios definidos en el antes mencionado decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda. Aquellos servicios que tengan presupuestos autorizados en moneda nacional y en monedas extranjeras convertidas a dólares de EE.UU., deberán presentar la situación presupuestaria en ambas monedas esto es, pesos y dólares de EE.UU. Asimismo, procederá informar mediante nota explicativa el origen de las diferencias significativas entre el presupuesto actualizado y su ejecución en base devengada. Cabe hacer presente que las entidades que en el ejercicio 2018 se encontraban en proceso de transición a la nueva normativa deberán preparar un Balance General de Apertura, el cual deberá reflejar la situación financiera al inicio del ejercicio contable 2018, incluyendo los ajustes derivados de la aplicación de la nueva normativa y de errores contables, en base a las orientaciones que se incluyen en Anexo 3 de este instructivo. Por otro lado, las entidades deberán tener presente que si no existe una política contable en la resolución N°16, de 2015, que detalle un procedimiento especifico para algún hecho económico, su preparación y presentación en los Estados Financieros, la entidad deberá definir dicha política e informar a este Órgano de Control, además de revelar en la respectiva nota explicativa. 3. Fecha de presentación de los Estados Financieros. El plazo máximo de presentación de los referidos estados será el 30 de abril de 2019. 4. Forma de remisión de los Estados Financieros. Los Estados Financieros propuestos por SIGFE-agregación, revisados, corregidos y completados por el servicio, en caso de corresponder, deberán ser remitidos a este Organismo Contralor, a través del Sistema de Recepción de Estados Financieros (SIREF) habilitado en la página web institucional www.contraloria.cl , banner Entidades Públicas – Ministerios y Servicios Públicos – Sistemas Mi CGR, e ingresar con la clave otorgada para tales efectos por este Organismo Contralor. Lo anterior, con el propósito de asegurar la integridad y seguridad de la información, dada la responsabilidad que le asiste a la autoridad máxima de cada entidad pública respecto de su contenido, cuya firma supone su autorización. En esta ocasión, los Estados Financieros deberán ser preparados y generados en planillas Excel y, además en un formato pdf, que contenga una copia consistente de los mismos estados, la cual deberá ser firmada por el jefe de servicio y el jefe de administración y finanzas o su equivalente. Esta Entidad de Control disponibilizará una plantilla de notas para ser descargada y completada en el siguiente vínculo https://www.contraloria.cl/web/cgr/instrucciones1 . Una vez preparados los Estados Financieros en ambos formatos, se deberán remitir en un archivo comprimido en formato zip o rar a través del sistema SIREF. 5. Publicación de los Estados Financieros en 2019. De acuerdo a lo establecido en el marco conceptual de la resolución N° 16, de 2015, de este origen, los objetivos de la información financiera de las entidades del Sector Público son proporcionar información que sea útil para los usuarios de los Estados Financieros a efectos de rendición de cuentas y toma de decisiones. Por tal razón, se ha estimado pertinente instruir que los servicios e instituciones hagan públicos sus reportes, correspondientes al ejercicio contable 2018, conjuntamente con el envío a este Organismo Contralor, en sus páginas web institucionales, en armonía con lo que disponga para estos efectos específicos, el Consejo para la Transparencia. Los servicios públicos e instituciones, que cuenten además con Estados Financieros auditados deberán incorporarlos en sus páginas web institucionales, como máximo diez días hábiles después de la fecha de emisión de la opinión de auditoría, incluyendo la respectiva opinión emitida por el ente auditor. En lo referente a la eventual contratación de servicios de auditoría de Estados Financieros con firmas del sector privado, en el marco del artículo 21 A, de la ley N° 10.336, se hace presente que; en caso de optar por aquello, dicha revisión debe estar orientada a constatar la correcta presentación de la información en conformidad con el marco regulatorio establecido por la Contraloría General de la República, compuesto por la resolución N° 16, de 2015, NICSP-CGR, sus modificaciones y documentos complementarios. Asimismo, con el objetivo de velar por un correcto uso de los recursos públicos, corresponde que las mencionadas prestaciones sean ejecutadas de acuerdo con estándares de auditoría reconocidos internacionalmente. 6. Publicación de los Estados Financieros en 2020. Sobre la materia, además, es pertinente informar que, para los Estados Financieros del ejercicio contable 2019, se ha determinado como fecha máxima de presentación el 31 de marzo de 2020 y, para aquellas entidades que sus Estados Financieros sean objeto de auditoría, su publicación deberá efectuarse como máximo diez días hábiles después de la fecha de emisión de la opinión de auditoría. Lo anterior, sobre la base de viabilizar los procesos de auditoría tanto a nivel de la Contraloría General de la República como de firmas del sector privado. Finalmente, cabe señalar que cualquier consulta sobre la materia, deberá efectuarse al correo electrónico nicsp@contraloria.cl, o dirigirse a Pamela Reyes, teléfono 232401180. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República ANEXO 1 Alcance de las Notas Explicativas. Las notas explicativas forman parte de los Estados Financieros de modo que su contenido será de responsabilidad de los servicios. Las notas explicativas tienen por objeto proporcionar información adicional y necesaria acerca de las partidas expresadas en los Estados Financieros, las bases de medición y las normas contables utilizadas con el propósito de facilitar una mejor comprensión de la información financiera en su conjunto contenida en ellos. La revelación de las notas, deben tener en consideración los requerimientos estipulados en la resolución N° 16, de tal forma, el presente anexo tiene el objetivo de entregar los lineamientos para estructurar la información a revelar por cada nota, incorporando tablas para presentar la información de forma más sencilla y entendible a los diferentes usuarios. A continuación, se instruyen las notas explicativas mínimas que deben ser presentadas, siendo responsabilidad del servicio incorporar notas adicionales que se consideren relevantes para la comprensión de los Estados Financieros, así como información esencial sobre el funcionamiento de la entidad, tales como eventos relevantes que produzcan cambios en la naturaleza de la institución e impliquen cambios significativos en activos y pasivos. Las notas adicionales deben ser incluidas sin alterar la numeración de aquellas indicadas en el presente instructivo. Nota 1. Naturaleza de la Operación. Este acápite tiene por objeto identificar claramente la entidad que informa, su objeto y misión institucional, las principales disposiciones legales que la rigen y las principales actividades que definen su quehacer. Asimismo, su relación orgánica con los poderes del Estado. Nota 2. Resumen de Normas Contables Aplicadas. Esta nota deberá precisar los siguientes aspectos a nivel conceptual y de políticas contables: 2.1. Período Contable - Bases de Preparación. El período contable cubierto por los Estados Financieros del ejercicio vigente y del período anterior. Bases de preparación, con una referencia explícita a la normativa contable vigente. Indicar si la entidad se encuentra autorizada por Contraloría General para hacer uso de un período de transición para el reconocimiento y medición de activos y pasivos, señalando a qué operaciones, activos o pasivos afecta. Cuando proceda, se deberá mencionar el documento de autorización con número y fecha del oficio de autorización de Contraloría General de la República. 2.2. Cambio en Políticas y Estimaciones Contables. Naturaleza del cambio en una política contable o en una estimación contable. 2.3. Anticipos de Fondos y Depósitos de Terceros. Naturaleza de los Anticipos de Fondos y Depósitos de Terceros y su método de valorización. 2.4. Cuentas por Cobrar con Contraprestación. Naturaleza de las cuentas por cobrar con contraprestación y su método de valorización al cierre del ejercicio. 2.5. Cuentas por Cobrar sin Contraprestación. Naturaleza de las cuentas por cobrar sin contraprestación y su método de valorización al cierre del ejercicio. 2.6. Inversiones Financieras del Activo Corriente y No Corriente. Naturaleza de las inversiones financieras, criterio de reconocimiento, método de valorización inicial y al cierre del ejercicio para cada categoría, metodología utilizada para dar de alta y baja, deterioro y criterio para la determinación de los ingresos. 2.7. Préstamos, Deudores Varios y Deterioro Acumulado (Activo Corriente y No Corriente). Naturaleza de los préstamos y los métodos de valorización inicial y al cierre del ejercicio, criterio para la determinación de los ingresos y deterioro. 2.8. Existencias. Criterios de reconocimiento de las existencias, métodos de valorización inicial y al cierre del ejercicio, medición de los costos, reconocimiento de las bajas de bienes y deterioro. 2.9. Bienes de Uso. Criterio de reconocimiento de los bienes de uso, métodos de valorización inicial y posterior, criterio para capitalizar desembolsos, método de cálculo de la depreciación, vidas útiles referenciales o institucionales (señalar tabla de vida útil de la entidad, si corresponde), reconocimiento de las bajas de bienes, valorización de los bienes adquiridos en transacciones sin contraprestación y deterioro. Criterios desarrollados para distinguir los activos generadores de efectivo de los activos no generadores de efectivo y descripción de la metodología aplicada. 2.10. Activos Intangibles. Criterio de reconocimiento de valorización de bienes intangibles, valorización inicial y posterior, método de amortización, vidas útiles referenciales o institucionales (señalar tabla de vida útil de la entidad, si corresponde), reconocimiento de las bajas de bienes y deterioro. 2.11. Propiedades de Inversión. Criterio de reconocimiento de las propiedades de inversión (distinción de bienes en uso y de propiedades destinadas para la venta), métodos de valorización inicial y posterior, método de cálculo de amortización, vidas útiles referenciales o institucionales (señalar tabla de vida útil de la entidad, si corresponde), reconocimiento de las bajas de bienes y deterioro. 2.12. Inversiones Asociadas y Negocios Conjuntos. Criterios de reconocimiento y métodos de valorización de las inversiones asociadas y negocios conjuntos. 2.13. Deuda Pública Interna y Externa. Criterio de reconocimiento de la deuda pública, métodos de valorización inicial y al cierre del ejercicio, criterio para la determinación de los gastos por intereses y otros gastos. 2.14. Cuentas por Pagar con Contraprestación - Acreedores Presupuestarios y Otras Cuentas por Pagar. Criterio de reconocimiento de las cuentas por pagar con contraprestación y su método de valorización. 2.15. Cuentas por Pagar sin Contraprestación - Acreedores Presupuestarios y Otras cuentas por Pagar. Criterio de reconocimiento de las cuentas por pagar sin contraprestación y su método de valorización. 2.16. Provisiones. Criterio de reconocimiento y método de valorización de las provisiones, naturaleza de la obligación, momento previsible en el tiempo en que se producirá su liquidación y cualquier incertidumbre sobre el monto o el vencimiento. 2.17. Obligaciones por Beneficios a los Empleados. Criterio de reconocimiento y medición de los distintos tipos de beneficios a los empleados, naturaleza de sus planes de beneficios definidos, así como los efectos financieros de los cambios en dichos planes durante el período. Criterio de reconocimiento de las ganancias y pérdidas actuariales. 2.18. Arrendamientos. Criterio de reconocimiento y medición de los arriendos financieros (bienes de uso en leasing) y operativos, cuando es arrendatario. Criterio de reconocimiento y medición de los ingresos por arriendos operativos, cuando es arrendador. Método de depreciación y deterioro. 2.19. Activos y Pasivos por Concesiones. Criterios de reconocimiento y método de valorización de activos y pasivos asociados a los contratos de concesión. 2.20. Activos Contingentes y Pasivos Contingentes. Para cada clase de activo y pasivo contingente se debe presentar una breve descripción. 2.21. Estado de Situación Presupuestaria - Ingresos y Gastos. Criterios de reconocimiento de los ingresos y gastos. 2.22. Estado de Resultados. Criterios generales aplicados para el reconocimiento de los ingresos y gastos. 2.23. Estado de Cambios en el Patrimonio Neto. Criterio de reconocimiento y métodos de valorización del patrimonio. 2.24. Errores. Naturaleza de los errores correspondientes a los períodos anteriores. 2.25. Ajustes de primera adopción. Criterios y metodologías aplicados para los ajustes de primera adopción. 2.26. Agricultura. Criterio de reconocimiento de los bienes biológicos, métodos de valorización inicial y posterior, método de cálculo de la depreciación, vidas útiles referenciales o institucionales (señalar tabla vida útil de la entidad, si corresponde), reconocimiento de las bajas de bienes, valorización de los bienes biológicos adquiridos en transacciones sin contraprestación, deterioro. Naturaleza de las actividades de la entidad relativas a cada grupo de activos biológicos. 2.27. Transferencias, Impuestos y Multas. Criterio de reconocimiento y clases de ingresos por transferencias, impuestos y multas, así como el criterio según el cual se ha medido el valor razonable de la entrada de recursos. Para las principales clases de ingresos por impuesto que la entidad no pueda medir con fiabilidad durante el período en el cual el hecho imponible tiene lugar, información sobre la naturaleza del impuesto; y la naturaleza de las principales clases de legados, regalos y donaciones, mostrando por separado los principales tipos de bienes en especie recibidos. 2.28. Efecto de las Variaciones en los Tipos de Cambio de la Moneda Extranjera. Criterio empleado en la conversión de activos y pasivos en moneda extranjera y Unidades de Fomento, para el período vigente. 2.29. Información Financiera por Segmentos. Criterios utilizados por las entidades para la definición de Segmentos. No aplicable para el ejercicio 2018. Se hace presente que, si alguna materia no es aplicable, la entidad deberá señalar que no registra el activo o pasivo asociado, según el caso. Nota 3. Cambio en Políticas y Estimaciones Contables. a) Cambios en Políticas Contables. Una entidad revelará, cuando realice un cambio voluntario en una política contable que: tenga efecto en el período corriente o en algún período anterior; tendría efecto en ese período si no fuera impracticable determinar el monto del ajuste; podría tener efecto sobre períodos futuros, lo siguiente: i. La naturaleza del cambio en la política contable; ii. Las razones por las que la aplicación de la nueva política contable suministra información más fiable y relevante; iii. El monto del ajuste para cada línea de partida de los estados financieros afectados para el período corriente y para cada período anterior del que se presente información, en la medida en que sea practicable; iv. El monto del ajuste relativo a períodos anteriores presentados, en la medida en que sea practicable; y v. Si la aplicación retroactiva fuera impracticable para un período anterior en particular, o para períodos anteriores presentados, las circunstancias que conducen a esa situación, junto con una descripción de cómo y desde cuándo se ha aplicado el cambio en la política contable. b) Cambio en Estimaciones Contables. La entidad revelará la naturaleza y monto de cualquier cambio en una estimación contable que haya producido efectos en el período corriente, o que se espere vaya a producirlos en períodos futuros, excepto por la información a revelar sobre el efecto sobre períodos futuros, en el caso de que fuera impracticable estimar ese efecto, lo que debe ser revelado. Nota 4. Anticipos de Fondos y Depósitos de Terceros. a) Anticipos de Fondos: por cada cuenta nivel 1 del plan de cuentas, indicar los 10 mayores deudores ordenados de forma decreciente, y dos líneas adicionales con el resto de deudores y el total, informando su antigüedad, según el siguiente formato: