Dictamen N° 62205/2016

N° 62.205 Fecha: 23-VIII-2016 Se ha dirigido a esta Contraloría General la Tesorería General de la República, consultando si para proceder a la incineración de los documentos que indica es suficiente comunicarlo a esta Entidad Fiscalizadora o es necesario requerir su aprobación previa. Al respecto, hace presente que el terremoto ocurrido en septiembre de 2015, ocasionó el desplome de la estructura central de su archivo ubicado en la comuna de Renca, estructura que no permite el fácil acceso a la documentación en él contenida. En ese orden, según el Informe Técnico de Inspección N° 4, de 2015, de esa entidad, concluye que dicho evento constituye un caso fortuito o de fuerza mayor que ocasionó la inutilización de los documentos allí mantenidos, lo que de acuerdo a la circular normativa interna N° 66, de 2012, cuyo origen no se menciona, autorizaría la eliminación de documentos oficiales ante ese tipo de desastres, por lo que se pretende eliminar toda aquella documentación que se encuentre respaldada en sistemas informáticos. En razón de lo expresado, ese organismo entiende que debe procederse, previo esfuerzo de identificación, a la incineración de los documentos afectados, sin que proceda aplicar las normas generales exigidas por el artículo 21 de la ley N° 10.336, toda vez que, a su juicio, los documentos ya están inutilizados producto del siniestro en comento. Sobre el particular cabe señalar que el artículo 21, inciso segundo, de la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional de esta Contraloría General, dispone que los libros, documentos y cuentas aprobados, serán incinerados después de 3 años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 14 de esa ley, conforme al cual dicha autoridad, por sí o por un delegado especial, podrá adoptar las medidas que estime convenientes para la adecuada fiscalización de la destrucción o incineración de documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos. A su vez, en concordancia con las precitadas normas legales este Organismo Fiscalizador ha emitido una circular sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos, mediante el oficio N° 28.704, de 1981. Respecto de los documentos a que se refiere la peticionaria, cabe manifestar que con arreglo a lo preceptuado en el referido artículo 21 de la ley N° 10.336, para que proceda su eliminación en los términos contemplados en ese precepto, ellos deben haber sido examinados por esta Entidad de Control y aprobadas las cuentas en que inciden, de ser procedentes en este caso (aplica dictamen N° 3.538, de 2010). Ahora bien, es importante hacer presente que la entidad recurrente no ha adjuntado ni el informe ni la circular a que se alude en la consulta, como tampoco antecedentes que permitan determinar la naturaleza de los documentos que se pretenden destruir, información sobre cuya base el servicio recurrente habría concluido que dichos instrumentos no resultan afectos a lo dispuesto en el citado artículo 21 de la ley N° 10.336. En esas condiciones, no es posible, por ahora, verificar si se dan los supuestos necesarios para autorizar la incineración de la especie, por lo que mientras no se remita dicha información, no resulta plausible emitir un pronunciamiento en los términos solicitados. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República