Dictamen N° 62220/2013

N° 62.220 Fecha: 27-IX-2013 Se ha dirigido a esta Contraloría General el Director del Servicio de Salud Metropolitano Occidente, solicitando un pronunciamiento en relación a si resulta procedente la emisión de recetas médicas simples cuyo formato y firma sean electrónicos, cuando se trate del otorgamiento de atenciones médicas en que la entrega del medicamento es parte de la prestación a que tiene derecho el beneficiario. Asimismo, consulta si, en el caso de las fichas clínicas que sean traspasadas a soporte electrónico, quedando éstas insertadas como una imagen en tal formato, se requiere conservar de igual modo el documento en papel durante el plazo de quince años a que se refiere el artículo 11 del decreto N° 41, de 2012, del Ministerio de Salud, que aprueba el reglamento sobre fichas clínicas. Requerida sobre el particular, la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño indicó, en síntesis, que en la medida que la receta médica simple dé cumplimiento a los requisitos que establece la normativa que la regula, podrá ser emitida por medios electrónicos. Por otra parte, manifestó que no se hace necesario conservar durante el mencionado plazo de quince años el respaldo en papel de las fichas clínicas, cuando éstas hayan sido anexadas digitalmente a la ficha en formato electrónico. Sobre la materia, cabe mencionar que de conformidad a los artículos 34 y 38 del decreto N° 466, de 1984, del Ministerio de Salud, que aprueba el reglamento sobre farmacias, droguerías, almacenes farmacéuticos, botiquines y depósitos autorizados, la receta médica es una orden suscrita por un médico cirujano, cirujano dentista, médico veterinario, matrona o cualquier otro profesional legalmente habilitado para hacerlo, con el fin de que una cantidad de cualquier medicamento o mezcla de ellos sea dispensada conforme a lo señalado por el profesional que la extiende, en la cual se debe incorporar la individualización de él y su firma, la prescripción de que se trata y la fecha de su emisión. Por su parte, el artículo 3°, inciso primero, de la ley N° 19.799, dispone que los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Agrega el inciso segundo del mismo precepto que lo anterior no será aplicable en las situaciones en que se requiera una solemnidad que no pueda cumplirse en formato electrónico, cuando sea necesaria la concurrencia personal de alguna de las partes y en los casos relativos al derecho de familia, en tanto que su inciso final prescribe que la firma electrónica, cualquiera sea su naturaleza, se mirará como manuscrita para todos los efectos legales. De esta manera, atendido que los actos suscritos mediante firma electrónica tienen igual validez y producen los mismos efectos que aquéllos celebrados por escrito, salvo que se trate de alguna de las excepciones que contempla el inciso segundo del aludido artículo 3°, dentro de las cuales no se encuentra la receta médica simple, sólo corresponde indicar que ésta puede ser otorgada en formato electrónico y rubricada a través de firma electrónica, siempre que se cumpla con los requisitos que fija el artículo 38 del anotado decreto N° 466, de 1984. En cuanto a la consulta sobre si es necesario conservar en papel las fichas clínicas que hayan sido traspasadas a formato electrónico, es preciso recordar que el artículo 2° del citado decreto N° 41, de 2012, define la ficha clínica como el instrumento obligatorio en que se registra el conjunto de antecedentes relativos a las diferentes áreas relacionadas con la salud de una persona, que cumple la finalidad de mantener integrada la información necesaria para el otorgamiento de atenciones de salud al paciente, y que podrá llevarse en soporte de papel, electrónico, u otro. El artículo 8° del mismo reglamento señala la forma en que se procederá al almacenamiento y protección de las fichas clínicas que consten tanto en soporte electrónico como en papel, consignando que en ambos casos deberán recogerse en un archivo o repositorio que garantice su completitud, conservación, confidencialidad y oportunidad en el acceso, así como la autenticidad de su contenido. Luego, su artículo 11 previene que estos antecedentes deberán ser guardados en condiciones que garanticen el adecuado acceso a las mismas, durante el plazo mínimo de quince años contados desde el último ingreso de información que experimenten. Como se puede apreciar, de acuerdo al reglamento que la regula, la ficha clínica es un instrumento en el cual consta una determinada información relativa al historial médico de un paciente, que debe conservarse por un período mínimo de quince años, y que puede ser llevado en diversos formatos, como puede ser el electrónico. Por consiguiente, si en el procedimiento de digitalización de las fichas clínicas que se encuentran en papel, ésta queda incorporada como una imagen en la ficha clínica electrónica, se encuentra resguardado de su contenido y garantizado su acceso, por lo que cabe concluir que no se hace necesario almacenar además tales antecedentes de manera material. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República