Dictamen N° 63380/2016

N° 63.380 Fecha: 26-VIII-2016 El Director General Administrativo del Ministerio de Relaciones Exteriores solicita autorización a fin de que las entidades privadas que indica conserven en su poder los documentos originales relativos a las rendiciones de cuentas que efectúan a esa secretaría de Estado, para efectos de la fiscalización del Servicio de Impuestos Internos. Asimismo, requiere que tales organismos puedan rendir cuentas mediante copias o fotocopias debidamente autentificadas en el marco de las transferencias que señala. Al efecto, indica que de conformidad a las asignaciones nominativas que singulariza contenidas en la ley N° 20.882 de Presupuestos del Sector Público para el año 2016, realiza traspasos de recursos al Instituto Chileno de Campos de Hielo (ICCH) , al Consejo Chileno para las Relaciones Internacionales (CCRI) y al Consejo Chile-California, corporación de derecho privado, sin fines de lucro cuya personalidad jurídica fue otorgada en el Estado de California. Sobre el particular, el inciso primero del artículo 98 de la Constitución Política de la República prescribe que compete a esta Contraloría General, entre otros asuntos, fiscalizar el ingreso y la inversión de los fondos del Fisco, de las municipalidades y de los demás organismos y servicios que determinen las leyes, y además, examinar y juzgar las cuentas de las personas que tengan a su cargo bienes de esas entidades. A su turno, de acuerdo con el inciso primero del artículo 85 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de este Ente de Control, todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, debe rendirle a este las cuentas comprobadas de su manejo, de conformidad con la resolución N° 30, de 2015, de este origen, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas. En relación con los antecedentes constitutivos de las rendiciones de cuentas, el artículo 4° de la enunciada resolución, previene que se considerará auténtico solo el documento original. No obstante, en su inciso segundo agrega que en casos calificados por esta Contraloría General podrán aceptarse, en subsidio de aquellos, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello. Por su parte, los artículos 23 y 27, letra c) de la resolución en comento, permiten que en casos calificados por el organismo otorgante, y autorizados por la Contraloría General, la documentación de rendición de cuentas podrá encontrarse en poder de la persona o entidad receptora del sector privado, a disposición del Organismo de Control para el respectivo examen. Agrega que los organismos públicos deberán adoptar los resguardos convencionales o de otro tipo que garanticen a esta Entidad Fiscalizadora el libre acceso y un completo examen debidamente documentado de las cuentas. Precisado lo anterior, cabe señalar que, de los términos en que se plantea la consulta de que se trata, esta Contraloría General entiende que la autorización solicitada por parte del ministerio recurrente corresponde a la del artículo 4° de la referida resolución N° 30, no obstante que dicha cartera de Estado enuncia en su presentación el referido artículo 23 de la misma normativa. Ahora bien, el ICCH es una corporación de derecho privado sin fines de lucro, con personalidad jurídica concedida mediante el decreto N° 431, de 1998, del Ministerio de Justicia, que tiene como finalidad “investigar las potencialidades científicas, tecnológicas, culturales y turísticas de la Región de Campos de Hielo y promover y difundir en la comunidad chilena el conocimiento de esa región, colaborando a su desarrollo integral y sustentable de modo de fortalecer la zona, conforme a la política que el supremo Gobierno de Chile establezca para las fronteras interiores”. Asimismo, el CCRI es una corporación de derecho privado, sin fines de lucro, con personalidad jurídica otorgada a través del decreto N° 1.502, de 1989, del Ministerio de Justicia y su finalidad es “promover el estudio, análisis y debate de temas relevantes para las relaciones internacionales contemporáneas, con particular referencia a Chile”. Por su parte, el Consejo Chile-California es una corporación de derecho privado, sin fines de lucro, constituida en virtud de las leyes del Estado de California, y tiene por objeto asegurar el desarrollo del “Plan Chile-California”, representando para el Ministerio de Relaciones Exteriores un modelo de intercambio internacional innovador en avances significativos para las partes, estableciendo redes de trabajo y cooperación público-privada, en los ámbitos gubernamentales, empresariales, culturales y académicos. Cabe agregar, que la ley N° 20.882 de Presupuestos del Sector Público para el año 2016, prevé asignaciones nominativas para el financiamiento de los gastos, programas y actividades desarrollados por las aludidas entidades, contenidas en la Partida 06, Capítulo 01, Programa 01, Subtítulo 24, Ítem 01, Asignaciones 001, 006 y 004, respectivamente. Pues bien, la especial naturaleza jurídica del ICCH, CCRI y el Consejo Chile-California y su obligación de dar cumplimiento a la preceptiva tributaria que les es aplicable, constituyen circunstancias calificadas que permiten acceder a lo solicitado, de manera que los documentos originales de las rendiciones por los recursos que le transfiere el Ministerio de Relaciones Exteriores permanezcan en sus dependencias y que esa cartera de Estado reciba fotocopias autentificadas por el ministro de fe o por un funcionario autorizado para ello. Transcríbase a Instituto Chileno de Campos de Hielo, al Consejo Chileno para las Relaciones Internacionales, al Consejo Chile-California y a la Unidad de Seguimiento de la División de Auditoría Administrativa de esta Entidad de Control. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República