Dictamen N° 71312/2009

N° 71.312 Fecha: 24-XII-2009 Con motivo de la proximidad del cierre del ejercicio contable año 2009, el Contralor General de la República, en virtud de las facultades que le otorga la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional de la Contraloría General de la República, viene en impartir a los servicios e instituciones a que se refiere el artículo 2° del decreto ley N° 1.263, de 1975, y sus modificaciones, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado las siguientes instrucciones sobre la materia: 1.- TRAMITACIÓN DE DECRETOS Y RESOLUCIONES SOBRE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS DE LOS SERVICIOS E INSTITUCIONES DEL SECTOR PÚBLICO Los decretos y resoluciones que dispongan modificaciones en los presupuestos vigentes, afectos al trámite de toma de razón, serán tramitados por este Organismo Contralor siempre que sean recepcionados antes del 1 ° de enero de 2010. Al respecto, es oportuno señalar que de acuerdo con la reiterada jurisprudencia administrativa, los actos administrativos sobre materias afectas a dicho control preventivo empiezan a regir o surten efecto sólo después de su total tramitación. Luego, se recomienda a los servicios e instituciones adoptar las providencias necesarias para que los documentos que modifiquen sus presupuestos sean tramitados oportunamente. 2.- REGULARIZACIONES DE ANTICIPOS OTORGADOS A TERCEROS En virtud de lo dispuesto en el artículo 12 del decreto ley N° 1.263, de 1975, las cuentas del ejercicio presupuestario deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser imputados al presupuesto del año 2010. Por lo tanto, si existen recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse oportunamente las gestiones administrativas tendientes a regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el ejercicio 2009, cuando proceda. 3.- CONTABILIZACIÓN DE DERECHOS Y COMPROMISOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2009 Conforme lo dispone la normativa contable vigente, los derechos y compromisos financieros que se devenguen hasta el 31 de diciembre de 2009, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Deudores Presupuestarios y Acreedores Presupuestarios, respectivamente, en el momento en que se hayan materializado las transacciones que las generen, considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable. Dichas operaciones deben estar, además, debidamente respaldadas por la documentación sustentatoria pertinente. Así, tratándose de ventas de bienes y/o servicios, los antecedentes que sustentan la contabilización como Deudor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas o documentos de cobro emitidos. A su vez, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicio y ejecución de obras, los instrumentos mercantiles que sirven de respaldo al registro del correspondiente Acreedor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas, boletas y estados de pago de contratistas, según corresponda. Sin perjuicio de lo anterior, corresponde contabilizar como devengadas solamente aquellas transacciones que efectivamente generan obligaciones de pagar ciertas sumas de dinero hasta el 31 de diciembre de 2009, derivadas del cumplimiento satisfactorio de cláusulas de contratos o convenios formalizados a más tardar a esa fecha. Aquellas operaciones que se registren e informen como devengadas a la data antes señalada, sin que la citada instancia corresponda a la naturaleza y características de las operaciones de que se trate, serán observadas por este Organismo Contralor, sin perjuicio de las eventuales responsabilidades administrativas que se deriven de ello. 4.- ACTUALIZACIÓN DE RECURSOS Y OBLIGACIONES AL 31 DE DICIEMBRE DE 2009 Debido a que la variación porcentual experimentada por el índice de precios al consumidor, para el ejercicio 2009, resultó ser una cifra negativa (-2,3%) se ha decidido en esta oportunidad, sobre la base del principio de significación e importancia relativa, no efectuar las actualizaciones de los activos, pasivos y del patrimonio. No obstante, deberá calcularse y registrarse la correspondiente depreciación del ejercicio, de acuerdo con la normativa sobre la depreciación de los bienes de uso contenida en el oficio C.G.R. N°60.820, de 2005. El movimiento contable que se origine como consecuencia de la depreciación del ejercicio, deberá incluirse en el Balance de Comprobación y Saldos del mes de diciembre, conjuntamente con las operaciones correspondientes a dicho período. 5.- FECHA DE PRESENTACIÓN DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN Y SALDOS DEL MES DE DICIEMBRE DE 2009 Por oficio C.G.R. N° 5.161, de 2006, este Organismo Contralor puso en conocimiento de los servicios e instituciones del sector público la obligación de enviar, a contar de ese año, un Balance de Comprobación y Saldos mensual, situación reiterada por oficio C.G.R. N° 60.920, de 2008. Al respecto, cabe señalar que el plazo máximo para presentar dicho Balance correspondiente al mes de diciembre del año en curso, vence el 8 de enero de 2010. 6.- REQUERIMIENTO ESPECIAL DE INFORMACIÓN PARA LOS SERVICIOS E INSTITUCIONES PÚBLICOS Los servicios e instituciones públicos cuyo presupuesto institucional haya sido aprobado subdividido en más de un programa, deberán remitir a este Organismo Contralor información acerca de la distribución de los saldos finales que presenten al 31 de diciembre de 2009, cada uno de esos programas, en las cuentas que se señalan en el formato de informe adjunto, a más tardar el 15 de enero de 2010. Finalmente, el Contralor General que suscribe agradecerá a Ud., se sirva disponer las medidas que sean procedentes a fin de que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones, y le reitera que las fechas máximas dispuestas para la presentación de los informes solicitados no podrán ser prorrogadas. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República