Dictamen N° 71313/2009

N° 71.313 Fecha: 24-XII-2009 Con motivo de la proximidad del cierre del ejercicio contable año 2009, el Contralor General de la República en virtud de las facultades que le otorga la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional de la Contraloría General de la República, viene en impartir al Tribunal Calificador de Elecciones, a los Tribunales Electorales Regionales y al Tribunal de Defensa de la Libre Competencia, las siguientes instrucciones sobre la materia: 1.- TRAMITACIÓN DE RESOLUCIONES SOBRE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Las resoluciones que dispongan modificaciones a los presupuestos vigentes de los aludidos tribunales afectos al trámite de toma de razón, serán tramitadas por este Organismo Contralor siempre que sean recepcionadas antes del 1° de enero de 2010. Al respecto, es oportuno señalar que de acuerdo con la reiterada jurisprudencia administrativa, los actos administrativos sobre materias afectas a dicho control preventivo empiezan a regir o surten efecto sólo después de su total tramitación. Luego, se recomienda a esas entidades adoptar las providencias necesarias para que los documentos que modifiquen sus presupuestos sean tramitados oportunamente. 2.- REGULARIZACIONES DE ANTICIPOS OTORGADOS A TERCEROS En virtud de lo dispuesto en el artículo 12 del decreto ley N° 1.263 de 1975, las cuentas del ejercicio presupuestario deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser imputados al presupuesto del año 2010. Por lo tanto, si existieran recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse oportunamente las gestiones administrativas tendientes a regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el ejercicio 2009, cuando proceda. 3.- CONTABILIZACIONES DE DERECHOS Y COMPROMISOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2009 Conforme lo dispone la normativa contable vigente, los derechos y compromisos financieros que se devenguen hasta el 31 de diciembre de 2009, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Deudores Presupuestarios y Acreedores Presupuestarios, respectivamente, en el momento en que se hayan materializado las transacciones que las generen, considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable. Dichas operaciones deben estar, además, debidamente respaldadas por la documentación sustentatoria pertinente. Así, tratándose de ventas de bienes y/o servicios, los antecedentes que sustentan la contabilización como Deudor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas o documentos de cobro emitidos. A su vez, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicio y ejecución de obras, los instrumentos mercantiles que sirven de respaldo al registro del correspondiente Acreedor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas, boletas y estados de pago de contratista, según corresponda. Sin perjuicio de lo anterior, corresponde contabilizar como devengadas solamente aquellas transacciones que efectivamente generan obligaciones de pagar ciertas sumas de dinero hasta el 31 de diciembre de 2009, derivadas del cumplimiento satisfactorio de cláusulas de contratos o convenios formalizados a más tardar a esa fecha. 4.- ACTUALIZACIÓN DE RECURSOS Y OBLIGACIONES AL 31 DE DICIEMBRE DE 2009 Debido a que la variación porcentual experimentada por el índice de precios al consumidor, para el ejercicio 2009, resultó ser una cifra negativa (-2,3%) se ha decidido en esta oportunidad, sobre la base del principio de significación e importancia relativa, no efectuar las actualizaciones de los activos, pasivos y del patrimonio. No obstante, deberá calcularse y registrarse la correspondiente depreciación del ejercicio, de acuerdo con la normativa sobre la depreciación de los bienes de uso contenida en el oficio C.G.R. N° 60.820, de 2005. El movimiento contable que se origine como consecuencia de la depreciación del ejercicio, deberá incluirse en el Balance de Comprobación y de Saldos del mes de diciembre, conjuntamente con las operaciones correspondientes a dicho período, aplicando la normativa vigente compilada en el oficio circular C.G.R. N° 60.820 y sus modificaciones y el procedimiento identificado como K-09 en el oficio circular N° 54.900 de 2006, de este Organismo Contralor, cuya copia se adjunta. 5.- FECHA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES CONTABLES DEL MES DE DICIEMBRE DE 2009 Por oficio C.G.R. N° 60.922 de 2008, este Organismo Contralor puso en conocimiento de esas entidades las fechas establecidas para la presentación de los informes contables correspondientes al ejercicio vigente. Al respecto, cabe reiterar que el plazo máximo para presentar el Balance de Comprobación y de Saldos y el Informe Analítico de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria del mes de diciembre del año en curso, vence el 8 de enero de 2010. 6.- CIERRE CUENTAS Para los efectos del cierre de las cuentas de Deudores y Acreedores Presupuestarios y de Ingresos y Gastos Patrimoniales al 31 de diciembre de 2009, deberá aplicarse la normativa contable vigente para esas entidades contenida en el oficio circular C.G.R. N° 60.820, de 2005, y sus modificaciones y los procedimientos establecidos como M-02 y M-03 en el oficio circular C.G.R. N° 54.900 de 2006, cuyas copias se adjuntan. Finalmente, el Contralor General que suscribe agradecerá a Ud., se sirva disponer las medidas que sean procedentes a fin de que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones, y le reitera que las fechas máximas dispuestas para la presentación de los informes solicitados no podrán ser prorrogadas. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República