Dictamen N° 71315/2009

N° 71.315 Fecha: 24-XII-2009 Con motivo de la proximidad del cierre del ejercicio contable año 2009, el Contralor General de la República en virtud de las facultades que le otorga la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional de la Contraloría General de la República, viene en impartir a ese Servicio, en relación con la Partida Tesoro Público, entidad que a la fecha continúa aplicando la normativa contable fijada en el oficio circular C.G.R. N° 6.856, de 1992, las siguientes instrucciones sobre la materia: 1.- TRAMITACIÓN DE DECRETOS SOBRE MODIFICACIONES PRESUPUES TARIAS Los decretos que dispongan modificaciones a los presupuestos vigentes, afectos al trámite de toma de razón, serán tramitados por este Organismo Contralor siempre que sean recepcionados antes del 1° de enero de 2010. Al respecto, es oportuno señalar que de acuerdo con la reiterada jurisprudencia administrativa, los actos administrativos sobre materias afectas a dicho control preventivo empiezan a regir o surten efecto sólo después de su total tramitación. Luego, se recomienda a esa entidad adoptar las providencias necesarias para que los documentos que modifiquen sus presupuestos sean tramitados oportunamente. 2.- REGULARIZACIONES DE ANTICIPOS OTORGADOS A TERCEROS En virtud de lo dispuesto en el artículo 12 del decreto ley N° 1.263, de 1975, las cuentas del ejercicio presupuestario deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser imputados al presupuesto del año 2010. Por lo tanto, si existieran recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse oportunamente las gestiones administrativas tendientes a regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el ejercicio 2009, cuando proceda. 3.- CONTABILIZACIÓN DE DERECHOS Y COMPROMISOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2009 Conforme lo dispone la normativa contable vigente, los derechos y compromisos financieros que se devenguen hasta el 31 de diciembre de 2009, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar de Ejecución Presupuestaria, respectivamente, en el momento en que se hayan materializado las transacciones que las generen, considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable. Dichas operaciones deben estar, además, debidamente respaldadas por la documentación sustentatoria pertinente. Así tratándose de ventas de bienes y/o servicios, los antecedentes que sustentan la contabilización en la Cuenta por Cobrar, estará constituida por las guías de despacho, facturas, boletas y estados de pago de contratistas, según corresponda. Sin perjuicio de lo anterior, corresponde contabilizar como devengadas solamente aquellas transacciones que efectivamente generan obligaciones de pagar ciertas sumas de dinero hasta el 31 de diciembre de 2009, derivadas del cumplimiento satisfactorio de cláusulas de contratos o convenios formalizados a más tardar a esa fecha. 4.- ACTUALIZACIÓN DE RECURSOS Y OBLIGACIONES AL 31 DE DICIEMBRE DE 2009 Debido a que la variación porcentual experimentada por el índice de precios al consumidor, para el ejercicio 2009, resultó ser una cifra negativa (-2,3%) se ha decidido en esta oportunidad, sobre la base del principio de significación e importancia relativa, no efectuar las actualizaciones de los activos, pasivos y del patrimonio. No obstante, deberá calcularse y registrarse la correspondiente depreciación del ejercicio, de acuerdo con la normativa sobre depreciación de los bienes de uso contenida en el oficio C.G.R. N° 60.820, de 2005. El movimiento contable que se origine como consecuencia de la depreciación del ejercicio, deberá incluirse en los informes de la gestión financiera del mes de diciembre, conjuntamente con las operaciones correspondientes a dicho período. 5.- FECHA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES CONTABLES DEL MES DE DICIEMBRE DE 2009 Por oficio C.G.R. N° 60.923, de 2008, este Organismo Contralor puso en conocimiento del Servicio de Tesorerías en relación con la Partida Tesoro Público, las fechas establecidas para la presentación de los informes contables correspondiente al ejercicio vigente. Al respecto, cabe reiterar que el plazo máximo para presentar los referidos informes, correspondiente al mes de diciembre del año en curso, vence el 8 de enero de 2010. 6.- CIERRE DE CUENTAS Para los efectos del cierre de las cuentas de Ejecución Presupuestaria y de Ingresos y Gastos de Gestión al 31 de diciembre de 2009, deberá aplicarse la normativa contable vigente para esa entidad contenida en el oficio circular C.G.R. N° 6.856, de 1992, y sus modificaciones y los procedimientos establecidos en el oficio circular C.G.R. N° 356, de 1993 de este Organismo de Control. Finalmente, el Contralor General que suscribe agradecerá a Ud., se sirva disponer las medidas que sean procedentes, a fin de que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones, y le reitera que las fechas máximas dispuestas para la presentación de los informes solicitados no podrán ser prorrogadas. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República