Dictamen N° 74256/2012

N° 74.256 Fecha: 28-XI-2012 Se ha dirigido a esta Contraloría General la Dirección de Previsión de Carabineros de Chile (DIPRECA), solicitando un pronunciamiento que determine si procede que ese servicio lleve el libro de sumarios e investigaciones sumarias a través de un registro electrónico. Sobre el particular, debe anotarse que de lo preceptuado en los artículos 5° y 19 de la ley N° 19.880 -sobre Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los Órganos de la Administración de Estado-, consta que los procedimientos y actos administrativos pueden practicarse a través de técnicas y medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija o permita otra forma más adecuada de expresión y constancia. En este mismo orden de ideas, el inciso primero del artículo 6° de la ley N° 19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma, habilita a los órganos del Estado -como ocurre con DIPRECA- para, discrecionalmente y dentro de su competencia, practicar en forma válida sus actuaciones a través de documentos electrónicos, con excepción de los casos expresamente previstos en su inciso segundo, esto es, cuando se trata de actuaciones para las cuales la Constitución Política de la República o la ley exige una solemnidad que no es susceptible de cumplirse mediante esa clase de instrumentos, o requiera la concurrencia personal de la autoridad o funcionario que deba intervenir en ellas, tal como se ha manifestado por la jurisprudencia administrativa, contenida, entre otros, en los dictámenes N°s. 4.941, de 2004 y 27.953, de 2006, de esta Entidad de Control. De tal modo, para efectos de atender la consulta de que se trata es menester analizar si el instrumento por el que se consulta se encuentra o no en aquellos casos en que el legislador no autoriza el empleo de medios electrónicos. En este contexto, es útil recordar que conforme a lo instruido por esta Entidad Fiscalizadora, mediante sus oficios N°s. 40.806, de 1967 y 80.102, de 1969, los órganos administrativos, entre ellos, DIPRECA, deben llevar, permanentemente al día, un libro de sumarios e investigaciones sumarias, en el cual han de consignarse el acto administrativo que ordena instruir dichos procesos disciplinarios, como asimismo el plazo de su duración y la fecha en que son terminados por resolución a firme, de modo que se pueda apreciar de manera conjunta el estado de tramitación de esa clase de expedientes, en especial, en las visitas inspectivas que realiza este Organismo de Control a los distintos servicios públicos, en el ejercicio de las facultades que le confiere su ley orgánica N° 10.336. Así entonces, se aprecia tanto que la naturaleza de los libros de sumarios e investigaciones sumarias no obsta a que éstos sean llevados por medios electrónicos, como también que aquéllos no se encuentran en los casos en que resulta improcedente el empleo de documentos electrónicos, acorde a lo establecido en el inciso segundo del artículo 6° de la citada ley N° 19.799. En razón de lo anterior, cabe concluir que no se advierte impedimento jurídico para que DIPRECA lleve el libro de sumarios e investigaciones sumarias a través de un registro electrónico, en la medida, por cierto, que ello, por una parte, se haga adoptando las providencias necesarias para preservar la fidelidad e integridad de la respectiva información y, por otra, no entorpezca la labor fiscalizadora que ejerce esta Contraloría General, a través de las visitas inspectivas que realiza. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República