Dictamen N° 78911/2014

N° 78.911 Fecha: 13-X-2014 Se ha dirigido a esta Contraloría General don Sergio Avendaño Guíñez, en representación de la Sociedad Educacional Nueva España Limitada, denunciando que el funcionario que individualiza de la Secretaría Regional Ministerial de Educación de la Región Metropolitana -en adelante SEREMI-, en su calidad de Coordinador de la Unidad de Reconocimiento Oficial de esa repartición, entregó a un tercero copia de la escritura pública de constitución de dicha persona jurídica, ante una solicitud de acceso a la información, proceder que habría vulnerado la normativa que indica. El Secretario Regional Ministerial de Educación de la Región Metropolitana ha informado, en síntesis, que por resolución delegó en el aludido servidor la referida labor de coordinador. Agrega que la escritura pública integra el expediente administrativo de reconocimiento oficial del establecimiento educacional que representa el recurrente, por lo que es un documento público y, además, se encuentra incorporada a un protocolo o registro de dicho carácter, de manera que, de conformidad con el artículo 4° de la ley N° 19.628, sobre Protección de la Vida Privada, el organismo público no necesita obtener autorización del interesado para su entrega a un tercero. Sobre el particular, cabe señalar que el artículo 46 del decreto con fuerza de ley N° 2, de 2009, del Ministerio de Educación, previene que corresponde a esa Secretaría de Estado el reconocimiento oficial de los establecimientos educacionales que impartan enseñanza en los niveles que indica, para lo cual, según se exige en la letra a) de ese precepto legal, es necesario tener un sostenedor, los que podrán ser, en lo pertinente, personas jurídicas de derecho privado cuyo objeto social único sea la educación. A fin de dar cumplimiento al citado precepto legal, la SEREMI mediante resoluciones exentas aprobó la creación en su estructura interna de una Unidad de Reconocimiento Oficial, cuya función es realizar las tareas relacionadas con el anotado reconocimiento, a cargo de un Coordinador de Reconocimiento Oficial, labor que le fue asignada al funcionario denunciado. Enseguida, procede considerar que la ley N° 19.628 autoriza en su artículo 20 el tratamiento de datos personales por parte de un organismo público respecto de las materias de su competencia, con sujeción a las reglas que dicho ordenamiento prevé, lo que comprende, entre otras operaciones, recolectar y ceder los mismos, al tenor del artículo 2°, letra o), de ese texto legal. A su vez, la citada ley N° 19.628 en el inciso quinto del artículo 4° dispone que no requiere autorización del titular el tratamiento de datos personales que provengan o que se recolecten de fuentes accesibles al público, para luego el artículo 9° agregar que aquellos deben utilizarse sólo para los fines para los cuales hubieren sido recolectados, salvo que provengan o se hayan recolectado de fuentes accesibles al público. En este orden de ideas, debe considerarse que, acorde con las disposiciones contenidas en los artículos 1699 del Código Civil y 403 del Código Orgánico de Tribunales, la escritura pública es el instrumento público o auténtico otorgado con las solemnidades legales, por el competente notario, e incorporado en su protocolo o registro público, la que, conforme con los artículos 422, 423 y 431 del último cuerpo normativo, se otorgará a quienes lo soliciten, previo pago de los impuestos que correspondan, y deben estar contenidas, por orden alfabético de los otorgantes, en un libro índice de carácter público a exhibirse a quien lo requiera. Enseguida, debe tenerse presente que el artículo 5° de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado -en adelante Ley de Transparencia-, aprobada por el artículo primero de la ley N° 20.285, dispone que “En virtud del principio de transparencia de la función pública, los actos y resoluciones de los órganos de la Administración del Estado, sus fundamentos, los documentos que les sirvan de sustento o complemento directo y esencial, y los procedimientos que se utilicen para su dictación, son públicos, salvo las excepciones que establece esta ley y las previstas en otras leyes de quórum calificado.”. En el contexto normativo reseñado, procede señalar que la escritura pública de constitución de la Sociedad Educacional Nueva España Limitada, por su carácter, puede ser conocida por cualquier persona y que, al provenir de un registro de igual naturaleza, el organismo público estaba facultado para entregarla sin necesidad de obtener autorización del titular. Además, teniendo dicha calidad, es un antecedente fundante esencial del acto administrativo emitido por la SEREMI, a través del cual se otorgó el reconocimiento oficial a un establecimiento de enseñanza, que forma parte del respectivo expediente, de manera que, tratándose de un documento público, resultó procedente que se accediera a la solicitud de información formulada. De este modo, cabe precisar que, a diferencia de lo que el recurrente sostiene, la SEREMI no se encontraba en la obligación de dar traslado al representante de la correspondiente persona jurídica sobre la comentada petición, al tenor de lo dispuesto en el artículo 20 de la Ley de Transparencia, toda vez que, considerando el carácter público del instrumento solicitado, no concurren los supuestos que esa disposición previene, en orden a que la solicitud de acceso de información “se refiera a documentos o antecedentes que contengan información que pueda afectar los derechos de terceros”. Por ende, debe desestimarse la denuncia formulada, en cuanto a la eventual improcedencia de entregar la escritura pública de constitución de la persona jurídica de que se trata. Finalmente, de acuerdo a lo solicitado por la SEREMI, esta Contraloría General cumple con remitirle copia de la escritura pública mediante la cual doña Yolanda Soto Quiñones, en representación de la Sociedad Educacional Colegio Nueva España Limitada, confiere al recurrente poder general amplio, instrumento que este acompaña a su presentación, para el cumplimiento de las funciones propias de dicho organismo público, toda vez que, según manifiesta, ese antecedente no fue tenido a la vista al otorgar el reconocimiento oficial al respectivo plantel de enseñanza. Igualmente, se remite a la repartición pública copia del escrito ingresado en este Organismo Contralor bajo el N° 188.996, de 2014, mediante el cual don Sergio Avendaño Guíñez manifiesta asimismo sus aprehensiones respecto de la intervención del funcionario denunciado, en los procedimientos que señala que en la SEREMI se substancian, dado que corresponde a la jefatura superior de dicha dependencia ministerial conocer y pronunciarse sobre ellos. Transcríbase a la Secretaría Regional Ministerial de Educación de la Región Metropolitana. Saluda atentamente a Ud. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República