Dictamen N° 79816/2010

N° 79.816 Fecha: 31-XII-2011 La Contraloría General de la República, en uso de las facultades que le otorga la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional del Servicio, viene en impartir a las municipalidades del país las siguientes instrucciones sobre la materia: El registro y la información de las operaciones efectuadas por los municipios, deberán ajustarse por el presente ejercicio a la normativa contable contenida en e! oficio C.G.R. N° 60.820, de 2005, y sus modificaciones, y a los procedimientos establecidos por el oficio C.G.R. N° 36.640, de 2007, y sus modificaciones. 1. APERTURA DE CUENTAS 1.1. DEUDORES Y ACREEDORES PRESUPUESTARIOS Las entidades edilicias que al inicio del ejercicio contable año 2011 mantengan saldos en las cuentas 12192 Cuentas por Cobrar de Ingresos Presupuestarios y 22192 Cuentas por Pagar de Gastos Presupuestarios, deberán traspasarlos en su totalidad, a las cuentas contables 1151210 Cuentas por Cobrar ‑ Recuperación de Préstamos ‑ Ingresos por Percibir y 2153407 Cuentas por Pagar ‑ Servicio de la Deuda ‑ Deuda Flotante, respectivamente, en armonía con los conceptos establecidos en el clasificador presupuestario para registrar los derechos por percibir (ingresos devengados y no percibidos) y las deudas exigibles (compromisos devengados y no pagados) pendientes a! 31 de diciembre de! año anterior. Los traspasos contables que se efectúen como consecuencia de lo señalado precedentemente, se registrarán en el mes de enero del año 2011 como movimiento de variaciones de dicho período. En consecuencia, las citadas cuentas deberán quedar saldadas al término de dicho mes. 1.2. RESULTADOS ACUMULADOS Asimismo, en dicha fecha, el saldo de la cuenta 31103 Resultado del Ejercicio originado por el cierre de las cuentas de ingresos y Gastos Patrimoniales al término del ejercicio año 2010, deberá ser traspasado a la cuenta 31102 Resultados Acumulados. 2. USO DE CUENTAS QUE INDICA Las cuentas correspondientes a los subgrupos 113, 114, 116, 214 y 216, que reflejan variaciones de disponibilidades que transitoria o permanentemente no afectan al presupuesto, sólo deberán utilizarse cuando la normativa legal, las instrucciones o las autorizaciones específicas emitidas por este Organismo Contralor, así lo determinen. 3. ÁREAS DE GESTIÓN El Ministerio de Hacienda, mediante el decreto N° 885, de 2009, dispuso que las municipalidades, para los efectos de la formulación, ejecución e información del presupuesto, deberán, a contar del ejercicio contable 2010, desagregar el presupuesto de gastos de la gestión municipal, en las siguientes áreas de gestión: 01 Gestión Interna; 02 Servicios a la Comunidad; 03 Actividades Municipales; 04 Programas Sociales; 05 Programas Recreacionales y 06 Programas Culturales, Lo anterior, con estricta sujeción al clasificador presupuestario y al presupuesto aprobado. De lo anteriormente señalado, cabe precisar que la desagregación a que se ha hecho referencia sólo procede respecto del presupuesto de gastos de la gestión municipal, por ende, no afecta al presupuesto de los servicios incorporados. Ahora bien, con el objeto de requerir información de las señaladas áreas de gestión, de modo de que pueda ser incluida en el proceso que efectúa este Organismo Contralor, tendiente a la obtención de estados consolidados sobre la situación presupuestaria, financiera y patrimonial del Sector Municipal, ha sido necesario complementar la codificación que hasta el año 2009 se utilizaba para identificar a las entidades contables, lo que se indica en detalle en los formatos de archivos incluidos en el anexo D. En consecuencia, para los efectos del procesamiento correspondiente, el código de la entidad, que deberá incluirse en el detalle de los archivos, será el siguiente: 00XXXX01 Gestión Municipal-Ingresos 00XXXX02 Area Educacional- Ingresos y Gastos 00XXXX03 Area Salud-Ingresos y Gastos 00XXXX04 Area Cementerios-Ingresos y Gastos 01XXXX01 Gestión Interna-Gastos 01XXXX02 Servicios a la Comunidad-Gastos 01XXXX03 Actividades Municipales-Gastos 01XXXX04 Programas Sociales-Gastos 01XXXX05 Programas Recreacionales-Gastos 01XXXX06 Programas Culturales-Gastos XXXX En este espacio corresponde incluir el código asignado a cada municipalidad. 4. INFORMES QUE DEBEN SER REMITIDOS 4.1. INFORMES DEL PRESUPUESTO Y SUS MODIFICACIONES Los municipios deberán preparar mensualmente los siguientes informes presupuestarios, cuyos formatos se muestran en el anexo A. INFORME 1: Informe del Presupuesto Inicial. INFORME 2: Informe de Actualización Presupuestaria. INFORME 3: Informes Analíticos Presupuestarios de Iniciativas de Inversión (Inicial y Actualizaciones) DETALLE DE LA INFORMACIÓN QUE DEBEN INCLUIR Los Informes N°s. 1 y 2, deberán estructurarse de acuerdo con las clasificaciones presupuestarías aprobadas por el decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, y sus modificaciones, en armonía con la naturaleza de las operaciones propias del Sector Municipal, y desagregados a nivel de subtítulo e ítem, salvo las transferencias de ingresos y gastos, corrientes y de capital, cuyos subtítulos son: 05, 13, 24 y 33, respectivamente, que deberán ser presentadas hasta el nivel de subasignación, correspondiente al nivel 4 del Catálogo del Plan de Cuentas contenido en el oficio C.G.R. N° 36.640, de 2007, y sus modificaciones. Estos informes deberán ser enviados separadamente por la Gestión Municipal - Ingresos; por los Servicios Traspasados Educación, Salud y Cementerios y por cada una de las Areas de Gestión en las que se desagregue o modifique el presupuesto de gastos de la Gestión Municipal. El Informe Analítico Presupuestario de Iniciativas de Inversión deberá incluir detalladamente los estudios preinversionales básicos y los proyectos de inversión, indicándose los montos presupuestarios aprobados inicialmente y las modificaciones que a su respecto se determinen, a nivel de asignaciones especiales desagregadas por cada uno de los conceptos de gastos estimados al interior de cada una de éstas, consultados también como asignaciones en el clasificador presupuestario, subtítulo 31 Iniciativas de Inversión. 4.2. INFORMES CONTABLES Las municipalidades deberán preparar mensualmente los siguientes estados contables, cuyos formatos se muestran en el anexo B. - Balance de Comprobación y de Saldos. - Informe Analítico de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria. - Informe Analítico de Variaciones de la Deuda Pública. - Informe Analítico de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria de Iniciativas de Inversión. DETALLE DE LA INFORMACIÓN QUE DEBEN INCLUIR El Balance de Comprobación y de Saldos deberá incluir el movimiento contable consolidado a nivel de cada municipio, considerando los ingresos de la Gestión Municipal, los ingresos y gastos de los Servicios Traspasados y los gastos de las Áreas de Gestión. Los Informes Analíticos de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria, deberán incluir la totalidad de los datos generados en la ejecución de los ingresos y gastos del presupuesto, desagregados al último nivel de detalle, consignado en las cuentas contenidas en el Catálogo del Plan de Cuentas, que se incluye en el Manual de Procedimientos para el Sector Municipal, contenido en el oficio C.G.R. N° 36.640, de 2007, y sus modificaciones. Estos informes deberán ser enviados separadamente por la Gestión Municipal - Ingresos; por los Servicios Traspasados Educación, Salud y Cementerios, y por cada una de las Áreas de Gestión. El Informe Analítico de Variaciones de la Deuda Pública, deberá incluir los datos del movimiento consolidado institucional de la deuda interna y externa, directa e indirecta. Además, deberán incluirse los datos del movimiento consolidado institucional de los créditos de proveedores, considerando el financiamiento de bienes adquiridos mediante operaciones de leasing, entendido como endeudamiento en los conceptos de ingresos del clasificador presupuestario anteriormente mencionado. Los Informes Analíticos de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria de Iniciativas de Inversión, deberán incluir a nivel de débitos y créditos los estudios básicos y proyectos (iniciativas de inversión), debiendo desagregarse cada proyecto aprobado a nivel de asignaciones especiales, en las que deberá constar el código y la denominación del estudio básico y/o proyecto respectivo, los cuales una vez fijados no podrán modificarse. Ahora bien, la identificación de las asignaciones correspondientes a estudios básicos y proyectos de inversión, deberá complementarse con la desagregación que al efecto contempla el clasificador presupuestario, en el subtítulo 31 Iniciativas de Inversión, el cual contempla las aperturas en los términos indicados en el anexo C. 5. FECHA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES PRESUPUESTARIOS Y CONTABLES La fecha de presentación de los informes presupuestarios, será la siguiente: Los Informes de Presupuesto Inicial, los de Actualización Presupuestaria y los Analíticos Presupuestarios de Iniciativas de Inversión, de todas las entidades a que se ha hecho referencia, deberán enviarse dentro del plazo de cinco (5) días, contados desde la fecha de tramitación del acto administrativo que apruebe las estimaciones de ingresos y gastos para el año 2011 y, tratándose de las modificaciones presupuestarias, cinco (5) días del mes siguiente a aquél en que se hubieren autorizado dichas modificaciones. Por su parte, la fecha de presentación de los informes contables será dentro de los primeros ocho (8) días de cada mes, respecto de las operaciones efectuadas y registradas en el mes inmediatamente anterior. En caso de corresponder el último día a sábado, domingo o festivo, el plazo se prorrogará al primer día hábil siguiente. 6. ENVÍO DE LA INFORMACIÓN El envío de los informes deberá efectuarse en la modalidad de transmisión electrónica, presentados en código ASCII, de acuerdo con los formatos de archivos incluidos en el anexo D y remitidos a este Organismo a través de correos electrónicos dirigidos a la siguiente dirección: contabilidadsmun@contraloria.cl A fin de dar cumplimiento a la exigencia de asegurar la responsabilidad que le asiste a la correspondiente autoridad edilicia, respecto de la oportunidad en el envío de la información requerida y la veracidad de su contenido, se deberá anexar al correo en que se remitan los archivos, un símil del oficio conductor escaneado, vía archivo PDF, en el que conste la nómina de cada uno de los informes que se incluyen en ese correo y la suscripción por las jefaturas responsables de la información. Por otra parte, para la elaboración y envío de los archivos correspondientes a los Informes Presupuestarios - Inicial y Actualizaciones Presupuestarias - y a los Informes Contables Analíticos, se deberá considerar la codificación establecida en el punto 3 de estas instrucciones, en el registro del "código de entidad" que se incluye en el "detalle" del formato de archivo correspondiente. 7. SISTEMA LOCAL DE INFORMACIÓN PRESUPUESTARIA Y CONTABLE (SILIC) La Contraloría General de la República entre las medidas tendientes a mejorar la oportunidad y la calidad de la información en el ámbito municipal, desarrolló en su momento, la aplicación Sistema Local de Información Presupuestaria y Contable (SILIC), estando plenamente operativa para los municipios que no cuenten con un sistema que les permita generar directamente de sus sistemas de procesamiento de datos los archivos ASCII, puedan a través de esta aplicación, remitir a este Organismo la información requerida vía internet. Además, dicha aplicación proporciona a todos los municipios, para la preparación de sus informes presupuestarios y contables, los planes de cuentas, analíticos y agregados, ajustados a la normativa vigente. Para acceder a dicho servicio los municipios deberán ingresar a la página web de este Organismo Fiscalizador, como se indica: www.contraloría.cl/Contabilidad/Aplicaciones/SILIC. Sin perjuicio de lo anterior, cabe manifestar que a través de la página web antes señalada, se informará sobre la actualización de la citada aplicación originada en eventuales modificaciones al plan de cuentas y/o al clasificador presupuestario. 8. INVARIABILIDAD DE SALDOS INICIALES Los saldos finales determinados al término del ejercicio año 2010, en cada una de las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio deben mantenerse invariables al inicio del ejercicio contable año 2011. Por lo tanto, no procede modificarlos directamente al momento de efectuar la apertura del nuevo ejercicio, así como tampoco, durante el ejercicio, salvo previa autorización de este Organismo Contralor. Sin perjuicio de lo anterior, es menester precisar que los saldos iniciales varían en función de los hechos económicos ocurridos durante el período contable, como resultante de la gestión institucional, o de ajustes por regularizaciones, los que deben anotarse en los comprobantes e incorporarse en los registros contables pertinentes. En este contexto, el Sistema de Contabilidad General de la Nación se define como de variaciones de la gestión financiera. 9. ESTADOS FINANCIEROS Cabe recordar que por oficio C.G.R. N° 54.977, de 2010, se incorporó a la Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, contenida en el oficio C.G.R. N° 60.820, de 2005, y sus modificaciones, el Capítulo V Estados Financieros, en el cual figuran como tales los siguientes estados: - Estado de Situación Patrimonial o Balance General - Estado de Resultados - Estado de Situación Presupuestaria - Estado de Flujos de Efectivo - Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Sobre el particular, se ha estimado útil reiterar que en dicho capítulo, se ha definido el marco doctrinario que deberá considerarse en la preparación de los estados financieros antes indicados, en términos tales que permitan entregar información estandarizada acerca de la gestión de las entidades que utilizan recursos públicos en la consecución de los fines que les han sido determinados por la ley, para el debido conocimiento de la comunidad en su doble rol de contribuyente y principal usuario de los servicios que prestan tales entidades, como también de aquellos que de una u otra manera se vinculan con el desarrollo de dicha gestión, a saber: proveedores, funcionarios, medios de comunicación y organismos internos y externos de control. Asimismo, se hace presente que estas instrucciones se enmarcan en el proceso de armonización de la normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, con los estándares internacionales de contabilidad pública (NICSP), en especial con aquellos que permitan alcanzar un alto grado de uniformidad en la exposición de los datos contables, tal cual se señala en la NICSP 1, Presentación de Estados Financieros. Por otra parte, es preciso agregar que las normas a que se ha hecho referencia y como se indicara en el citado oficio C.G.R. N° 54.977, de 2010 son de carácter obligatorio y se aplicarán a contar de ejercicio contable año 2011, lo que implica que las municipalidades del país deberán preparar, dichos estados, al término del mencionado ejercicio, conforme a dicha normativa, debiendo tener en consideración que como están referidos a cada período contable, coincidiendo con el año calendario y que, en esta oportunidad, comprenderán los datos acerca de la gestión realizada entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año 2011, siendo la fecha del Estado de Situación Patrimonial o Balance General el 31 de diciembre de 2011, en tanto que los Estados de Resultados, de Flujos de Efectivo, de Situación Presupuestaria y de Cambios en el Patrimonio Neto estarán referidos al período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año 2011. Finalmente, cualquier consulta sobre la materia, deberá efectuarse a las jefaturas correspondientes de la División de Contabilidad, Subdivisión de Contabilidad Sector Municipal, al teléfono 870 11 98, o al e-mail aballesteros@contraloria.cl o bien a la Subdivisión de Normas y Procedimientos al teléfono 8701426, o al e-mail jaravena@contraloria.cl . Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República