Dictamen N° 82335/2013

N° 82.335 Fecha: 16-XII-2013 La Contraloría General de la República, en uso de las facultades establecidas en la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional del Servicio, viene en impartir instrucciones para el ejercicio contable año 2014, al Tribunal Calificador de Elecciones, a los Tribunales Electorales Regionales, al Tribunal de Defensa de la Libre Competencia, al Consejo para la Transparencia, al Instituto Nacional de Derechos Humanos y a los Tribunales Ambientales -Segundo y Tercero-. El registro y la información de las operaciones efectuadas por las entidades públicas, deberán ajustarse por el presente ejercicio a la normativa y procedimientos contables vigentes, contenidos en los oficios circulares N°s 60.820, de 2005 y 54.900, de 2006, ambos de este Organismo de Control. 1.- APERTURA DE CUENTAS 1.1 DEUDORES Y ACREEDORES PRESUPUESTARIOS Las entidades públicas antes mencionadas que al inicio del ejercicio contable año 2014 mantengan saldos en las cuentas 12192 Cuentas por Cobrar de Ingresos Presupuestarios y 22192 Cuentas por Pagar de Gastos Presupuestarios, deberán traspasarlos a las cuentas contables 1151210 Cuentas por Cobrar - Recuperación de Préstamos - Ingresos por Percibir y 2153407 Cuentas por Pagar - Servicio de la Deuda - Deuda Flotante, respectivamente, en armonía con los conceptos establecidos en el clasificador presupuestario para registrar los derechos por percibir (ingresos devengados y no percibidos) y las deudas exigibles (compromisos devengados y no pagados) pendientes al 31 de diciembre del año anterior. Los traspasos contables que se efectúen como consecuencia de lo señalado precedentemente, se registrarán e informarán en el mes de enero del año 2014 como movimientos financieros de dicho período. En consecuencia, las citadas cuentas deberán quedar saldadas al término de dicho mes. 1.2 RESULTADOS ACUMULADOS El saldo de la cuenta 31103 Resultado del Ejercicio, originado por el cierre de las cuentas de Ingresos y Gastos Patrimoniales al término del ejercicio año 2013, deberá ser traspasado a la cuenta 31102 Resultados Acumulados durante el mes de enero del año 2014. 2.- USO DE CUENTAS QUE INDICA Las cuentas correspondientes a los subgrupos 113, 114, 116, 214 y 216 que reflejan variaciones de disponibilidades que transitoria o permanentemente no afectan al presupuesto, sólo deberán utilizarse cuando la normativa legal, las instrucciones o las autorizaciones específicas emitidas por este Organismo Contralor, así lo determinen. 3.- INVARIABILIDAD DE SALDOS INICIALES Los saldos finales determinados al término del ejercicio año 2013, en cada una de las cuentas de Activo, Pasivo y/o Patrimonio deben mantenerse invariables al inicio del ejercicio contable año 2014. Por lo tanto, no procede modificarlos directamente al momento de efectuar la apertura del nuevo ejercicio, así como tampoco, durante el ejercicio. Cabe señalar que los saldos varían en función de los hechos económicos ocurridos durante el período contable como resultante de la gestión institucional o de ajustes por regularizaciones, los que deben anotarse en los comprobantes e incorporarse en los registros contables pertinentes e informarse en el mes en que se verifiquen dichas situaciones. En este contexto, el Sistema de Contabilidad General de la Nación se define como de variaciones de la gestión financiera. 4.- INCORPORACIONES DE ACTIVOS EN BIENES DE USO Este Organismo Contralor, con el propósito de homogeneizar el tratamiento de las operaciones que signifiquen incorporaciones de bienes de uso, ha considerado necesario establecer el monto base a partir del cual los bienes muebles que se adquieran se deberán incorporar como tales, utilizando al efecto, por una parte, el principio de materialidad e importancia relativa establecido en la norma específica de "Adquisición de Bienes de Uso", del oficio circular N° 60.820, de 2005, en armonía con lo señalado en el artículo 53, letra a), del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, reglamentario de la ley N° 19.886 de Bases de Contratos Administrativos de Suministros y Prestaciones de Servicios. De acuerdo con lo anterior, las adquisiciones de bienes efectuadas a partir del 1 de enero de 2013, han debido reconocerse como Bienes de Uso siempre que su costo de adquisición sea igual o superior a tres Unidades Tributarias Mensuales (3 U.T.M.), por lo que las compras bajo este límite han debido contabilizarse en cuentas de Gastos Patrimoniales, situación que también deberá cumplirse en las adquisiciones que se realicen durante el ejercicio contable año 2014. En relación con lo antes establecido, tratándose de aquellas adquisiciones que comprendan un grupo de bienes muebles de la misma especie, esto es, que por su naturaleza y/o destino se encuentren en las categorías definidas para la depreciación de los bienes de uso en el oficio circular N° 60.820, de 2005, de este origen, se considerará para los efectos de la determinación del costo igual o superior a 3 U.T.M., el valor total de adquisición correspondiente al grupo de bienes de que se trate, debiendo incorporarse al control contable como un solo bien - en forma individual por bien o por grupo homogéneo de incorporación-. Aquellos servicios, que opten por la aplicación de la regla de valuación, registro y control contable precedentemente enunciada, deberán comunicar formalmente tal decisión a esta Contraloría General. 5.- PROCEDIMIENTO DE ENVÍO DE INFORMES CONTABLES Las entidades públicas afectas al presente instructivo, deberán enviar mensualmente a este Organismo Contralor los siguientes estados contables: - Balance de Comprobación y Saldos -Informe Analítico de Variaciones de Ejecución Presupuestaria El Balance de Comprobación y de Saldos deberá incluir el movimiento contable consolidado a nivel institucional, considerando el Plan de Cuentas contenido en el oficio circular N° 60.820, de 2005, de este origen, ya citado. El Informe Analítico de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria, deberá incluir la totalidad de los ingresos y gastos generados en la ejecución del presupuesto desagregados al último nivel de detalle contemplado en las clasificaciones presupuestarias aprobadas por el decreto N°854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, y sus modificaciones, o en el presupuesto aprobado para cada institución, esto es subtítulo, ítem, asignación y subasignación, cuando corresponda. La información contable estará referida exclusivamente a las operaciones realizadas y contabilizadas en el mes que se informa. Las regularizaciones que se produzcan respecto de operaciones ya informadas, deberán incluirse en el informe del mes en que se contabilicen los ajustes respectivos. En anexo se incluyen los formatos de los informes contables requeridos, los cuales se presentan a modo de ejemplo, con las cuentas, que deberían reflejar los movimientos económicos - financieros correspondientes. Las entidades del Sector Público a las cuales están dirigidas las presentes instrucciones deberán remitir los informes contables, directamente a la Sede Central de este Organismo Contralor, División de Análisis Contable. Ahora bien, a fin de agilizar su envío se ha dispuesto que éste se efectúe en la modalidad de transmisión electrónica, para lo cual, el citado balance deberá escanearse y presentarse en archivo pdf y remitirse a este Organismo Contralor a través de correo electrónico institucional sectorpublico@contraloria.cl , indicando en el asunto la denominación de la entidad remisora y el mes al que corresponde. Asimismo, el nombre del archivo que se adjunte, deberá también señalar dicha información. Cabe agregar que en el mismo e-mail en el que se envíe dichos informes, se deberá anexar un símil del oficio conductor lo cual, el citado balance deberá escanearse y presentarse en archivo pdf y remitirse a este Organismo Contralor a través de correo electrónico institucional sectorpublico@contraloria.cl, indicando en el asunto la denominación de la entidad remisora y el mes al que corresponde. Asimismo, el nombre del archivo que se adjunte, deberá también señalar dicha información. Cabe agregar que en el mismo e-mail en el que se envíe dichos informes, se deberá anexar un símil del oficio conductor escaneado vía archivo pdf, en el que conste la identificación de las jefaturas responsables de ellos. El período de presentación de los informes contables será dentro de los primeros ocho (8) días de cada mes, respecto de las operaciones efectuadas y registradas en el mes inmediatamente anterior. En caso de corresponder el último día a sábado, domingo o festivo, el plazo se prorrogará al primer día hábil siguiente. 6.- ESTADOS FINANCIEROS Con el propósito de que las entidades enunciadas en el párrafo primero puedan destinar sus esfuerzos a mejorar la calidad de la información patrimonial, se ha estimado conveniente eximirlas de la aplicación de las normas establecidas en el oficio circular N° 54.977, de 2010, de este origen, por el ejercicio año 2014. En este contexto, se invita a dichas entidades a efectuar el estudio y análisis respecto de los saldos de las cuentas que se han informado, de modo que éstos reflejen, razonablemente, la situación, principalmente de sus activos en bienes, bancos, deudores o derechos por cobrar, como asimismo, de la totalidad de sus pasivos. Finalmente, cualquier consulta sobre la materia, deberá efectuarse con las Jefaturas correspondientes de la División de Análisis Contable, Área Sector Público al teléfono 24021519 o al e-mail vtargaronac@contraloría.cl, o bien, al Área Normas al teléfono 24025779 o al e-mail y bascunan@contraloría.cl. Saluda atentamente a Ud., Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República