Dictamen N° 90502/2016

N° 90.502 Fecha: 19-XII-2016 Con motivo del cierre del ejercido contable año 2016, esta Contraloría General de la República, en virtud de sus facultades constitucionales y legales, especialmente, de aquellas que le otorga la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Entidad, viene en impartir a los servicios e instituciones a que se refiere el artículo 2° del decreto ley N° 1.263, de 1975, y sus modificaciones, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado, las siguientes instrucciones sobre la materia: 1.- PERÍODO DE VIGENCIA EJERCICIO CONTABLE El Sistema de contabilidad General de la Nación reconoce períodos contables de doce meses, cuyas fechas de inicio y término coinciden con el año calendario. Luego, las cuentas del ejercicio contable deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. 2.- TRAMITACIÓN DE DECRETOS Y RESOLUCIONES SOBRE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Considerando lo expuesto en el punto anterior, los decretos y resoluciones que dispongan modificaciones a los presupuestos vigentes para el año 2016, afectos al trámite de toma de razón, serán tramitados por este Organismo Contralor siempre que sean recepcionados antes del 1 de enero de 2017. Al respecto, es oportuno señalar que los actos administrativos sobre materias afectas a dicho control preventivo empiezan a regir solo después de su total tramitación, razón por la cual los servicios e instituciones del Sector Público deberán adoptar las providencias necesarias para que los documentos modificatorios de sus presupuestos sean tramitados oportunamente. 3.- REGULARIZACIÓN DE ANTICIPOS OTORGADOS A TERCEROS En virtud de lo dispuesto en el artículo 12 del citado decreto ley N° 1.263, de 1975, y sus Modificaciones, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado, las cuentas del ejercicio presupuestario deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser financiados con cargo al presupuesto del año 2017. Por lo tanto, si existieran recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse en forma oportuna las gestiones administrativas que permitan regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el ejercicio 2016, cuando proceda. 4.- CONTABILIZACIÓN DE DERECHOS Y COMPROMISOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 Conforme lo dispone la normativa contable vigente, los derechos y compromisos financieros que se generen hasta el 31 de diciembre de 2016, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Deudores Presupuestarios y Acreedores Presupuestarios, respectivamente, en el momento en que se hayan materializado las transacciones que las originen, esto es, cuando se devengue o se haga exigible la obligación, considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable, con independencia de la oportunidad en que deba verificarse su percepción o pago. Dichas operaciones deben estar, además, debidamente respaldadas por la documentación sustentatoria que corresponda. Así, tratándose de ventas de bienes y/o servicios, los antecedentes que dan soporte a la contabilización como Deudor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas o documentos de cobro emitidos. A su vez, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicio y ejecución de obras, los instrumentos mercantiles que sirven de respaldo al Acreedor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despachó, facturas, boletas y estados de pago de contratistas, según corresponda, sin perjuicio que previamente al devengamiento constituyeron fundamentos, para efectos del compromiso, el contrato u orden de compra. No obstante lo anterior, corresponde contabilizar como devengadas solamente aquellas transacciones que efectivamente generan obligaciones de pagar sumas ciertas de dinero hasta el 31 de diciembre de 2016, derivadas del cumplimiento satisfactorio de contratos o convenios formalizados a más tardar a esa fecha. Por lo tanto, la normativa vigente no prevé la contabilización, como devengadas, de aquellas obligaciones pecuniarias que deriven de actos y contratos que deban ser solventadas con cargo al presupuesto 2016, en tanto no se verifiquen a su respecto todos los requisitos normativos señalados precedentemente. Considerándose, por lo tanto, como condición básica para el devengamiento, el haber recibido conforme el bien adquirido o el servicio prestado. Aquellas operaciones que se registren e informen como devengadas a la data antes señalada, sin que la citada instancia corresponda de acuerdo a la naturaleza y características de las operaciones de que se trate, serán observadas por este Organismo Contralor, haciéndose efectivas las eventuales responsabilidades administrativas en los casos en que procediere. Atendido lo anteriormente expuesto, en cuanto a las obligaciones pendientes de pago que el servicio mantenga en sus registros contables al 31 de diciembre de 2016, deberán informarse tanto el detalle de las cuentas en las que se produjeron los devengos a que se ha hecho referencia, como el respaldo documental en los términos indicados en el anexo A, que se adjunta. 5.- ACTUALIZACIÓN DE RECURSOS Y OBLIGACIONES AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 Con motivo de la entrada en vigencia de la resolución N° 16, de 2015, de este origen, sobre Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación NICSP - CGR Chile, a partir del ejercicio contable año 2016 no corresponde aplicar actualización por corrección monetaria a los bienes de uso, existencias, bienes intangibles y patrimonio inicial, entre otros. 6.- REVISIONES Y ANÁLISIS PREVIOS AL CIERRE En el contexto de las revisiones y análisis previos al cierre del ejercicio contable año 2016, es necesario verificar el cumplimiento de lo establecido en la normativa contable vigente en los siguientes aspectos: Los saldos de las cuentas deben responder a su naturaleza, esto es: Activo = Saldo Deudor. Pasivo = Saldo Acreedor. Ingresos Patrimoniales = Saldo Acreedor. Gastos Patrimoniales = Saldo Deudor. En cambio, tratándose de las cuentas de complemento o valuación, debe tenerse en consideración que la naturaleza de su saldo es inverso al de la cuenta principal, esto es, si complementa a una cuenta de Activo, tendrá Saldo Acreedor; por el contrario, si complementa a una cuenta de Pasivo, tendrá Saldo Deudor. Al inicio del ejercicio 2016, el saldo del cuenta 31103 Resultado del Ejercicio, representativa del resultado del año 2015, ha debido traspasarse a la cuenta 31102 Resultados Acumulados, debiendo en consecuencia, estar saldada antes de la determinación del resultado del ejercicio correspondiente al año 2016. Las cuentas 11604 Fluctuación de Cambio - Deudor y 21604 Fluctuación de Cambio - Acreedor, deben quedar cerradas al 31 de diciembre de 2016. Por lo tanto, los respectivos asientos de cierre, así como el asiento por el reconocimiento presupuestario del resultado positivo o negativo, según proceda, deben formar parte de las variaciones del Balance de Comprobación y de Saldos del mes de diciembre, reflejándose como un movimiento financiero en ese período. Al 31 de diciembre de 2016, los saldos de las cuentas 11301 Inversiones Temporales -cuentas nivel 2-, deben traspasarse a las cuentas 12201 Inversiones a Corto Plazo -a sus respectivas cuentas nivel 2-, de acuerdo con lo dispuesto en el procedimiento signado como D-02 Regularización de Inversiones Temporales Cuyo Rescate se Realiza en Ejercicios Futuros, incluido en el oficio CGR N° 96.016, de 2015, de este origen, y cuya copia se adjunta en el anexo B. Si las cuentas 11401 Anticipos a Proveedores, 11402 Anticipos a Contratistas y 11403 anticipos a Rendir Cuenta, presentan saldos al 31 de diciembre de 2016 estos deberán corresponder a los recursos monetarios girados desde la(s) cuenta(s) corriente(s) bancaria(s) cuyo devengo aún no se ha materializado, tratándose de las cuentas 11401 y 11402, o bien se encuentran pendientes de rendición por parte de los receptores de fondos en el caso de la cuenta 11403. Con todo, para la última situación descrita, si se considera lo expuesto en el punto 3 de este oficio, el saldo que se refleje en Anticipos a Rendir Cuenta, a esa data, debería corresponder a la renovación de los fondos a rendir que se contabilizan en aquella. Ello, de ser necesario tal proceder, de lo contrario debería estar saldada. En relación con las cuentas 16101 Estudios Básicos, 16102 Proyectos y 16103 Programas de Inversión, cabe señalar que los costos asociados a la ejecución de los componentes de esas cuentas destinados a la formación de bienes nacionales de uso público o a la formación de activos institucionales que no hayan sido finalizados o liquidados, al 31 de diciembre de 2016, deben ser traspasados a las cuentas de Costos Acumulados correspondientes. Para ello, deberán aplicar los procedimientos signados como J-01 Inversiones Destinadas a la Formación de Activos Institucionales, y J-02 Construcción o Mejoramiento de Infraestructura Pública y J-03 Inversiones Asociadas a Estudios y Programas Destinados a Bienestar Social, incluidos en el oficio N° 96.016, de 2015, de este origen, y cuya copia se adjunta en el anexo B. En lo que atañe a las cuentas 11901 Remesas Otorgadas y 21901 Remesas Recibidas, ambas deberán quedar saldadas al 31 de diciembre de 2016. Al cierre del año 2016, los servicios deberán traspasar la porción del activo y pasivo que vence en el año 2017, a las cuentas de corto plazo habilitadas para ese efecto. Al término del año se debe efectuar una evaluación de deterioro de sus activos acorde con lo que establece la normativa sobre la materia. Al término del ejercicio las existencias deben valorizarse al menor valor entre el costo y el valor realizable neto. Al término del ejercicio, la cuenta 22602 Provisiones por el Cumplimiento de Metas no debe presentar saldo, acorde con lo establecido en los oficios N°s 44.170 y 62.009, ambos de 2016, de este origen. 7.- FECHA DE PRESENTACIÓN DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN Y DE SALDOS DEL MES DE DICIEMBRE DE 2016 De acuerdo a lo dispuesto en el oficio circular N° 5.161, de 2006, de este origen, los servicios e instituciones del Sector Público deberán enviar mensualmente a este Organismo Contralor un Balance de Comprobación y de Saldos al último día del mes que se informa. El reporte correspondiente al mes de diciembre de 2016, deberá ser remitido a más tardar el 9 de enero de 2017. Además, es necesario informar que la modalidad para el envío de la información se modifica a partir de la remisión del Balance de Comprobación y Saldos correspondiente al mes de enero de año 2017, por esta razón, los servicios deberán escanear y remitir dicho documento, mediante un archivo en formatos, PDF y Excel, al Sistema de Recepción de Estados Financieros (SIREF), habilitado en la página web institucional www.contraloria.cl , banner Contabilidad Pública - Sector Público - Sección Sistemas - módulo SIREF, e ingresar con la clave otorgada para tales efectos por este Organismo Contralor. Dado lo anterior, queda sin efecto la solicitud de entrega de dicho reporte vigente hasta el 31 de diciembre de 2016, que consistía en su envío al correo institucional sectorpublico@contraloria.cl. Tampoco deberá ser entregado en papel mediante la Oficina de Partes de esta Contraloría General, por cuanto el certificado de recepción será otorgado por el propio sistema SIREF. 8.- ESTADOS FINANCIEROS Los servicios e instituciones del Sector Público deberán presentar sus Estados Financieros conforme a las instrucciones que se impartirán al efecto e ingresarlos en formato PDF en el Sistema de Recepción de Estados Financieros (SIREF) de la página web institucional www.contraloria.cl , banner Contabilidad Pública - Sector Público - sección Sistemas - módulo SIREF, accediendo con la clave otorgada para tales efectos por este Organismo Contralor. 9.- REQUERIMIENTO ESPECIAL DE INFORMACIÓN Los servicios e instituciones, del Sector Público cuyo presupuesto institucional haya sido aprobado considerando subdivisiones en más de un programa, deberán remitir a este Organismo Contralor información acerca de la distribución de los saldos finales que presenten al 31 de diciembre de 2016 cada uno de esos programas, en las cuentas señaladas en el formato de informe adjunto en el anexo C. A fin de agilizar su envío se ha dispuesto que se efectúe en la modalidad de transmisión electrónica, para lo cual, el informe de saldos finales deberá escanearse y presentarse en archivo PDF al correo sectorpublico@contraloria.cl, a más tardar el 16 de enero de 2017, agregando en el asunto la denominación de la entidad remitente. Asimismo, el nombre del archivo que se adjunte, deberá también señalar el nombre de la entidad remitente. Similar operatoria, en cuanto a modalidad de transmisión y plazo, deberá seguirse respecto de la información que se incorpore en el anexo A. Por otra parte, con el propósito de mantener actualizada nuestra base de datos de los funcionarios encargados de las dependencias de finanzas, se solicita el envío del nombre completo y dirección de correo electrónico del Jefe de Finanzas de los servicios y entidades públicas, al correo sectorpublico@contraloria.cl. Asimismo, cada vez que existan cambios en dicho cargo, se deberá enviar un correo a la misma casilla, con los nuevos antecedentes. Finalmente, esa autoridad deberá disponer las medidas que sean procedentes, para que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones, destacando que las fechas máximas dispuestas para la remisión de los informes solicitados, no podrán ser prorrogadas. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República