Dictamen N° 90504/2016

N° 90. 504 Fecha 19-XII-2016 Con motivo del cierre del ejercicio contable año 2016, ésta Contraloría General de la República, en virtud de sus facultades constitucionales y legales, especialmente, de aquellas que le otorga la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Entidad, viene en impartir a ese Servicio de Tesorerías, en relación con la Partida Tesoro Público, las siguientes instrucciones sobre la materia: 1.- PERÍODO DE VIGENCIA EJERCICIO CONTABLE El Sistema de Contabilidad General de la Nación reconoce períodos contables de doce meses, cuyas fechas de inicio y término coinciden con el año calendario. Luego, las cuentas del ejercicio contable deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. 2.- TRAMITACIÓN DE DECRETOS SOBRE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Considerando lo expuesto en el punto anterior, los decretos que dispongan modificaciones al presupuesto vigente del Tesoro Público para el año 2016, afectos al trámite de toma de razón, serán tramitados por este Organismo Contralor siempre que sean recepcionados antes del 1 de enero de 2017. Al respecto, es oportuno señalar que los actos administrativos sobre materias afectas a dicho control preventivo empiezan a regir solo después de su total tramitación, razón por la cual esa entidad deberá adoptar las providencias necesarias para que los actos modificatorios de sus presupuestos sean tramitados oportunamente. 3.- REGULARIZACIÓN DE ANTICIPOS OTORGADOS A TERCEROS En virtud de los dispuesto en el artículo 12 del decreto ley N° 1.263 de 1975, y sus modificaciones, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado, las cuentas del ejercicio presupuestario, deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser financiados con cargo al presupuesto del año 2017. Por lo tanto, si existieran recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse en forma oportuna las gestiones administrativas que permitan regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el ejercicio 2016, cuando proceda. 4.- CONTABILIZACIÓN DE DERECHOS Y COMPROMISOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE 2016 Conforme lo dispone la normativa contable vigente, los derechos y compromisos financieros que se generen hasta el 31 de diciembre de 2016, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Deudores Presupuestarios y Acreedores Presupuestarios, respectivamente, en el momento que se hayan materializado las transacciones que las originen, esto es, cuando se devengue o se haga exigible la obligación, considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable, con independencia de la oportunidad en que deba verificarse su percepción o pago. Dichas operaciones deben estar, además, debidamente respaldadas por la documentación sustentatoria que corresponda. Así tratándose de ventas de bienes y/o servicios, los antecedentes que dan soporte a la contabilización como Deudor Presupuestarios, estarán constituidos por las guías de despachos, facturas o documentos de cobro emitidos. A su vez, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicios y ejecución de obras, los instrumentos mercantiles que sirven de respaldo al Acreedor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas, boletas y estados de pagos de contratistas, según corresponda, sin perjuicio que previamente al devengamiento constituyeron, para ese efecto, fundamentos, el contrato u orden de compras. No obstante lo anterior, corresponde contabilizar como devengadas solamente aquellas transacciones que efectivamente generan obligaciones de pagar sumas ciertas de dinero hasta el 31 de diciembre de 2016, derivadas del cumplimiento satisfactorio de contratos o convenios formalizados a más tardar a esa fecha. Por lo tanto, la normativa vigente no prevé la contabilización, como devengadas, de aquellas obligaciones pecuniarias que deriven de actos y contratos que deban ser solventadas con cargo al presupuesto año 2016, en tanto no se verifiquen a su respecto todos los requisitos normativos señalados precedentemente. Considerándose, por lo tanto, como condición básica para el devengamiento, el haber recibido conforme el bien adquirido o el servicio prestado. Aquellas operaciones que se registren e informen como devengadas a la data antes señalada, sin que la citada instancia corresponda de acuerdo a la naturaleza y características de las operaciones de que se trate, serán observadas por este Organismo Contralor haciéndose efectivas las eventuales responsabilidades administrativas en los casos, en que procediere. 5.- REVISIONES Y ANÁLISIS PREVIOS AL CIERRE En el contexto de las revisiones y análisis previos al cierre del ejercicio contable año 2016, es necesario verificar el cumplimiento de lo establecido en la normativa contable vigente en los siguientes aspectos: Los saldos de las cuentas deben responder a su naturaleza, esto es: Activo = Saldo Deudor. Pasivo = Saldo Acreedor. Ingresos Patrimoniales = Saldo Acreedor. Gastos Patrimoniales = Saldo Deudor. En cambio, tratándose de las cuentas de complemento o valuación, debe tenerse en consideración que la naturaleza de su saldo es inverso al de la cuenta principal, esto es, si complementa a una cuenta de Activo, tendrá Saldo Acreedor; por el contrario, si complementa a una cuenta de Pasivo, tendrá Saldo Deudor. Al inicio del ejercicio 2016, el saldo de la cuenta 31103, Resultado del Ejercicio, representativa del resultado del año 2015, ha debido traspasarse a la cuenta 31102 Resultados Acumulados, debiendo en consecuencia, estar saldada antes de la determinación del resultado del ejercicio correspondiente al año 2016. Al 31 de diciembre de 2016, los saldos de las cuentas 11301 Inversiones Temporales -cuentas nivel 2-, deben traspasarse a las cuentas 12201 Inversiones a Corto Plazo -a sus respectivas cuentas nivel 2-, de acuerdo con lo dispuesto en el procedimiento signado como D-02 Regularización de Inversiones Temporales Cuyo Rescate se Realiza en Ejercicios Futuros, incluido en el oficio circular N° 96.016, de 2015, de este origen. Al cierre del año 2016, los servicios deberán traspasar la porción del activo y pasivo que vence en el año 2017, a las cuentas de corto plazo habilitadas para ese efecto. Al término del año se debe efectuar una evaluación de deterioro de sus activos acorde con lo que establece la normativa sobre la materia. 6.- FECHA DE PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES CONTABLES DEL MES DE DICIEMBRE DE 2016 De acuerdo a los dispuesto en el oficio circular N° 101.974, de 2015, de esta Contraloría General, el Servicio de Tesorerías en relación con la Partida Tesoro Público, deberá enviar a este Organismo Contralor el Balance de Comprobación y de Saldos correspondiente al mes de diciembre del año en curso, hasta el 9 de enero de 2017. Además, es necesario informar que a partir del informe correspondiente al mes de enero de 2017, se modifica la modalidad de envío de la información, debiendo el servicio escanear y remitir dicho documento mediante archivo en formatos PDF y Excel, al Sistema de Recepción de Estados Financieros (SIREF), habilitado en la página web institucional www.contraloria.cl , banner Contabilidad Pública - Sector Público - Sección Sistemas - módulos SIREF, e ingresar con la clave otorgada para tales efectos por este Organismo Contralor. Dado lo anterior, queda sin efecto la solicitud de entrega de dicho reporte vigente hasta el 31 de diciembre de 2016, que consistía en su envío al correo institucional sectorpublico@contraloría.cl. Tampoco deberá ser entregado en papel mediante la Oficina de Partes de esta Contraloría, por cuanto el certificado de recepción será otorgado por el propio sistema SIREF. 7.- ESTADOS FINANCIEROS Los servicios e instituciones del Sector Público deberán presentar Estados Financieros conforme al Capítulo Cuarto de la resolución CGR N° 16, de 2015, e ingresarlos en formato PDF en el Sistema de Recepción de Estados Financieros (SIREF) de la página web institucional www.contraloria.cl , banner Contabilidad Pública - Sector Público - sección Sistemas - módulos SIREF, accediendo con la clave otorgada para tales efectos por este Organismo Contralor. Estos deberán ser entregados según el instructivo que emitirá para tales efectos este Organismo Contralor 8.- CIERRE DE CUENTAS Para los efectos del cierre de las Cuentas de Ejecución Presupuestaria y de Ingresos y Gastos de Gestión al 31 de diciembre de 2016, deberá aplicarse la normativa y procedimientos contables vigentes contenidos en la resolución CGR N° 16 y el oficio CGR N° 96.016, de 2015, ambos de este Organismo de Control. Finalmente, esa autoridad deberá disponer las medidas que sean procedentes para que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones, destacando que las fechas máximas dispuestas para la remisión de los informes solicitados, no serán prorrogadas. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República