Dictamen N° 91639/2015

N° 91.639 Fecha:18-XI-2015 La Contraloría Regional de Antofagasta ha remitido a esta Sede Central una presentación del alcalde de la Municipalidad de Calama, mediante la cual solicita se autorice el uso de firma electrónica simple y avanzada para los funcionarios que indica, en virtud de lo dispuesto por la resolución N° 30, de 2015, de este origen, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas. Sobre el particular, el inciso primero del artículo 5° de la referida resolución N° 30 dispone que “Los órganos públicos y toda persona o entidad que esté obligada a rendir cuentas ante la Contraloría General, podrán hacerlo, previa autorización de este Organismo, con documentación electrónica o en formato digital”. Añade su inciso segundo que, para efectos de la documentación de cuentas, solo será auténtico el documento electrónico emitido de acuerdo a lo previsto en la ley N° 19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma, salvo que el juez en el juicio respectivo y por motivos fundados reconozca este mérito a otro medio de prueba. El inciso tercero del mencionado precepto agrega que “Cuando los documentos en soporte de papel se presenten en formato digital, este se considerará copia simple de aquellos”. No obstante lo anterior, su inciso cuarto dispone que “En todo caso, en situaciones calificadas por la Contraloría General, el documento digitalizado podrá aceptarse en subsidio del original, en la medida que se encuentre debidamente autentificado por el ministro de fe respectivo o el funcionario autorizado para ello, a lo menos, mediante firma electrónica simple”, sin perjuicio que el informe de rendición de cuentas siempre deberá contar con firma electrónica avanzada, según prevé su inciso quinto. Luego su artículo 11 prescribe que “En el caso de un expediente de rendición de cuentas electrónico, la autenticidad e integridad de este, como asimismo la circunstancia de no haberse desconocido estas características por su emisor, deberán estar garantizadas por la firma electrónica del funcionario, persona o entidad responsable de dicha rendición, de conformidad con las reglas generales”. Como puede apreciarse, la preceptiva en comento establece la obligación de contar con firma electrónica simple o avanzada para los efectos que indica, relativos a los sistemas de rendición de cuentas con documentación en soporte electrónico o en formato digital. Precisado lo anterior, cabe manifestar que de acuerdo con el artículo 6° de la regulación en comento, corresponde que los servicios requieran autorización a esta Contraloría General para poder confeccionar y mantener sus expedientes de rendición de cuentas en formato electrónico o digital. Al respecto, el aludido artículo 6° precisa que dicha autorización tendrá que solicitarse por escrito, indicando las razones que la motivan y las características del sistema automatizado de información que se pretende utilizar. Agrega que, en su virtud, este Ente de Control verificará que las técnicas y medios electrónicos del servicio, persona o entidad fiscalizado sean compatibles con los que utilice y que los sistemas automatizados de tratamiento de datos cuenten con un nivel de resguardo y seguridad que garantice su autenticidad, integridad y disponibilidad. Ahora bien, el alcalde de la Municipalidad de Calama requiere a esta Contraloría General que autorice el uso de firma electrónica simple y avanzada para los funcionarios que indica, petición que no se ajusta al tipo de autorizaciones que corresponde otorgar a esta Entidad de Control, y que se circunscribe al uso de sistemas de rendición de cuentas electrónica o digital, en los términos antes expuestos. Asimismo, corresponde agregar que es la referida ley N° 19.799 la normativa que regula el uso de las firmas electrónicas simple y avanzada, de manera que la aludida autoridad edilicia deberá ajustarse a tales disposiciones en esta materia. En conclusión, y por las razones antes expuestas, debe desestimarse la solicitud de firma electrónica simple y avanzada planteada por el interesado. Transcríbase a la Contraloría Regional de Antofagasta y a la División de Auditoría Administrativa de esta Contraloría General. Saluda atentamente a Ud., Patricia Arriagada Villouta Contralor General de la República Subrogante