Dictamen N° 94450/2016

N° 94.450 Fecha: 30-XII-2016 La Contraloría General de la República, en virtud de sus facultades constitucionales y legales, especialmente, de aquellas que le otorga la N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Entidad, viene en impartir instrucciones para el ejercicio contable año 2017, al Tribunal Calificador de Elecciones, a los Tribunales Electorales Regionales, al Tribunal de Defensa de la Libre Competencia , al Consejo para la Transparencia, al Instituto Nacional de Derechos Humanos y a los Tribunales Ambientales -Segundo y Tercero-. El registro y la información de las operaciones efectuadas por las entidades públicas, deberán ajustarse en el presente ejercicio a la normativa y procedimientos contables vigentes, contenidos en la resolución N° 16, de 2015, Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación NICSP-CGR Chile y el oficio circular N° 96.016, de 2015, Manual de Procedimientos Contables para el sector público NICSP-CGR, ambos de este Organismo Contralor. 1.- AJUSTE DE PRIMERA ADOPCIÓN DE LA NORMATIVA CONTABLE NICSP-CGR CHILE En lo que respecta a las entidades que hayan sido autorizadas por este Organismo Contralor para acogerse al período de transición para la implementación de la nueva normativa contable NICSP-CGR Chile, contenida en la resolución N° 16, de 2015, de este origen, para efectos de la contabilización de los ajustes que se desprendan de la aplicación de dicha normativa, deberán ceñirse a lo establecido en el oficio CGR N° 73.121, de 2015, que imparte instrucciones a los servicios e instituciones del Sector Público para la primera adopción de la normativa contable, aprobada en la citada resolución N° 16, de 2015, así como también a lo determinado en el oficio N° 39.817, de 2016, de este origen, que Complementa Instrucciones a los servicios e instituciones del Sector Público para el Ejercicio Contable año 2016. 2.- DEUDORES Y ACREEDORES PRESUPUESTARIOS Las entidades públicas antes mencionadas, que al inicio del ejercicio contable año 2017 mantengan saldos en las cuentas 12192 Cuentas por Cobrar de Ingresos Presupuestarios y 22192 Cuentas por Pagar de Gastos Presupuestarios, deberán traspasarlos a las cuentas contables 11512 Cuentas por Cobrar - Recuperación de Préstamos y 21534 Cuentas por Pagar - Servicio de la Deuda, respectivamente, en armonía con los conceptos establecidos en el clasificador presupuestario para registrar los derechos por percibir (Ingresos por Percibir) y las deudas exigibles (Deuda Flotante) pendientes al 31 de diciembre del año anterior. Los traspasos contables que se efectúen como consecuencia de lo señalado precedentemente, se registrarán e informarán en el mes de enero del año 2017 como movimientos financieros de dicho período. En consecuencia, las citadas cuentas deberán quedar saldadas al término de dicho mes. Conforme a lo anterior, las entidades deberán gestionar oportunamente las modificaciones presupuestarias correspondientes. 3.- RESULTADOS ACUMULADOS El saldo de la cuenta 31103 Resultado del Ejercicio, originado por el cierre de las cuentas de Ingresos y Gastos Patrimoniales al término del ejercicio año 2015, deberá ser traspasado a la cuenta 31102 Resultados Acumulados durante el mes de enero del año 2017. 4.- USO DE CUENTAS QUE INDICA Las cuentas correspondientes a los subgrupos 113, 114, 116, 214 y 216 que reflejan variaciones de disponibilidades que transitoria o permanentemente no afectan al presupuesto, solo deberán utilizarse cuando la normativa legal, las instrucciones o las autorizaciones específicas emitidas por este Organismo Contralor, así lo determinen. 5.- INVARIABILIDAD DE SALDOS INICIALES Los saldos finales determinados al término del ejercicio año 2016, en cada una de las cuentas de Activo, Pasivo y/o Patrimonio deben mantenerse invariables al inicio del ejercicio contable año 2017. Por lo tanto, no procede modificarlos directamente al momento de efectuar la apertura del nuevo ejercicio, así como tampoco, durante el ejercicio. Cabe señalar que los saldos varían en función de los hechos económicos ocurridos durante el período contable como resultante de la gestión institucional o de ajustes por regularizaciones, los que deben anotarse en los comprobantes e incorporarse en los registros contables pertinentes e informarse en el mes en que se verifiquen dichas situaciones. En este contexto, el Sistema de Contabilidad General de la Nación se define como de variaciones de la gestión financiera. 6.- INCORPORACIONES DE ACTIVOS EN BIENES DE USO MUEBLES De acuerdo a lo establecido en las NICSP-CGR sobre Bienes de Uso, corresponde que los bienes de uso muebles sean reconocidos cuando su costo unitario de adquisición sea mayor o igual a tres Unidades Tributarias Mensuales (UTM). Aquellos bienes que sean inferiores a dicha cifra, deberán considerarse gastos del ejercicio, excepto para aquellas entidades que adopten una política contable de grupos homogéneos. Independiente de cuál sea el valor de los bienes muebles, individual o grupo homogéneo, la entidad debe mantener un control administrativo, que incluya el control físico de las especies. Aquellos servicios, que opten por la aplicación de la regla de valuación, registro y control contable de grupo homogéneo, no requieren de autorización previa, sin embargo deberán comunicar formalmente tal decisión a esta Contraloría General. 7.- AJUSTES CONTABLES POR APLICACIÓN DE LA NORMA DE ERRORES Los errores son omisiones o inexactitudes al momento de registrar movimientos financieros o económicos, como consecuencia de errores aritméticos, de aplicación de políticas contables, de interpretación contable de los hechos, etc. Estos pueden identificarse y corregirse durante el periodo contable vigente o en períodos anteriores, según el procedimiento siguiente: 7.1.- Contabilizaciones erróneas efectuadas durante el año 2017 La norma de Errores de la resolución N° 16, de 2015, establece que los errores del período contable, detectados en el mismo período, esto es, durante el año 2017, se corregirán antes del cierre del ejercicio. Conforme a lo anterior, los ajustes que impliquen correcciones se deben efectuar e informar como variaciones del mes en que se verifiquen dichas situaciones y se cuente con los antecedentes para su determinación, no requiriendo autorización, previa o posterior, de esta Contraloría General. 7.2.- Contabilizaciones erróneas efectuadas en años anteriores al 2017 En este caso, la citada norma de Errores establece que los efectos de la corrección de un error de periodos anteriores no se incluirá en el resultado del periodo en el que se detecte el error dado que su efecto se reflejará en los saldos iniciales de activos, pasivos y resultados acumulados del período contable en curso. Al respecto se pueden distinguir: a. Ajustes relacionados con Deuda Flotante e Ingresos por Percibir Los ajustes de Deudores Presupuestarios -Ingresos por Percibir y Acreedores Presupuestarios - Deuda Flotante, presentan dos instancias de ajuste: la primera, regulariza el traspaso de los Deudores y Acreedores Presupuestarios de años anteriores a las cuentas 11512 y 21534, respectivamente, la cual se debe ajustar e informar como variación del mes, y la segunda, regulariza el saldo de las cuentas 12192 y 22192, según corresponda, que implica un ajuste a la apertura, ya que corrige el saldo que proviene del ejercicio anterior. Se adjunta procedimiento contable en anexo N° 1. b. Ajustes de errores cuya regularización no implica ejecución presupuestaria en el presente ejercicio. En este caso, lo que corresponde efectuar es un ajuste a la apertura del presente ejercicio. Algunos ejemplos de errores de esta naturaleza son, incorrecta determinación de la depreciación del ejercicio, no reconocimiento de inmuebles de propiedad de la entidad. Ahora bien, el Servicio deberá solicitar a esta Contraloría General autorización de los ajustes a la apertura que efectúe en cada mes, en todos los casos señalados, para lo cual deberá remitir conjuntamente con el oficio, los comprobantes contables y los antecedentes correspondientes. 8.- PROCEDIMIENTO DE ENVÍO DE INFORMES CONTABLES Las entidades públicas afectas al presente instructivo, deberán enviar mensualmente a este Organismo Contralor los siguientes estados contables: El Balance de Comprobación y de Saldos deberá incluir el movimiento contable consolidado a nivel institucional, considerando el Plan de Cuentas contenido en la resolución N° 16, de 2015, de este origen, ya citada. El Informe Analítico de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria, deberá incluir la totalidad de los ingresos y gastos generados en la ejecución del presupuesto desagregados al último nivel de detalle contemplado en las clasificaciones presupuestarias aprobadas por el decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, y sus modificaciones, o en el presupuesto aprobado para cada institución, esto es subtítulo, ítem, asignación y subasignación, cuando corresponda. La información contable estará referida exclusivamente a las operaciones realizadas y contabilizadas en el mes que se informa. Las regularizaciones que se produzcan respecto de operaciones ya informadas, deberán incluirse en el informe del mes en que se contabilicen los ajustes respectivos. En anexo se incluyen los formatos de los informes contables requeridos, los cuales se presentan a modo de ejemplo, con las cuentas, que deberían reflejar los movimientos económicos - financieros correspondientes. Al respecto, es necesario informar que la modalidad para el envío de la información se modifica a partir de la remisión del Balance de Comprobación y Saldos correspondiente al mes de enero de año 2017, por esta razón, las entidades deberán escanear y remitir dicho documento junto al oficio conductor en el que conste la identificación del balance que se incluye y la suscripción por las jefaturas a cargo de la información, mediante archivos en formato PDF y Excel, al Sistema de Recepción de Estados Financieros (SIREF), habilitado en la página web institucional www.contraloria.cl , banner Entidades Públicas – Ministerios y Servicios Públicos - Sistemas Mi CGR e ingresar con la clave que otorgue este Organismo Contralor. Para solicitar dicha clave, se debe enviar un correo a lsotova@contraloria.cl con la siguiente información de el o los usuarios que se desea habilitar: - Nombres y apellidos - Rut - Cargo - Correo electrónico Dado lo anterior, es necesario hacer presente que a contar del año 2017 no debe enviarse dicho reporte mediante su envío al correo institucional sectorpublico@contraloria.cl ni tampoco deberá ser entregado en papel en la Oficina de Partes de esta Contraloría General, sino que este debe efectuarse en la forma señalada en el párrafo anterior por cuanto el certificado de recepción será otorgado por el propio sistema SIREF. El período de presentación de los informes contables será dentro de los primeros ocho (8) días de cada mes, respecto de las operaciones efectuadas y registradas en el mes inmediatamente anterior. En caso de corresponder el último día a sábado, domingo o festivo, el plazo se prorrogará al primer día hábil siguiente. 9.- ESTADOS FINANCIEROS Con el propósito de que las entidades enunciadas en el párrafo primero puedan destinar sus esfuerzos a mejorar la calidad de la información patrimonial, se ha estimado conveniente eximirlas de la aplicación de las normas establecidas en el capítulo IV de la resolución N° 16, de 2015, de este origen, por el ejercicio año 2017. En este contexto, se invita a dichas entidades a efectuar el estudio y análisis respecto de los saldos de las cuentas que se han informado, de modo que estos reflejen, razonablemente, la situación, principalmente de sus activos en bienes, bancos, deudores o derechos por cobrar, como asimismo, de la totalidad de sus pasivos. Finalmente, cabe señalar que cualquier consulta sobre la materia, deberá efectuarse con las Jefaturas correspondientes de la División de Análisis Contable, Área Sector Público al teléfono 224021519 o al correo electrónico vtargaronac@contraloria.cl, o bien, Área de Normas al teléfono 224025615 o al correo electrónico jespinosa@contraloria.cl. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República