Dictamen N° 96018/2015

N° 96.018 Fecha:03-XII-2015 Con motivo del cierre del ejercicio contable año 2015, la Contralor General de la República (s), en virtud de las facultades que le otorga la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional de la Contraloría General, viene en impartir al Tribunal Calificador de Elecciones, a los Tribunales Electorales Regionales, al Tribunal de Defensa de la Libre Competencia, al Consejo para la Transparencia, al Instituto Nacional de Derechos Humanos y a los Tribunales Ambientales -Segundo y Tercero-, las siguientes instrucciones sobre la materia: 1.- PERÍODO DE VIGENCIA EJERCICIO CONTABLE El Sistema de Contabilidad General de la Nación reconoce períodos contables de doce meses, cuyas fechas de inicio y término coinciden con el año calendario. Luego, las cuentas del ejercicio contable deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. 2.- TRAMITACIÓN DE RESOLUCIONES SOBRE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Considerando lo expresado en el punto anterior, las resoluciones que dispongan modificaciones a los presupuestos vigentes para el año 2015, afectas al trámite de toma de razón, serán tramitadas por este Organismo Contralor siempre que sean recepcionadas antes del 1 de enero de 2016. Al respecto, es oportuno señalar que los actos administrativos sobre materias afectas a dicho control preventivo empiezan a regir solo después de su total tramitación, razón por la cual esas entidades del Sector Público deberán adoptar las providencias necesarias para que los documentos modificatorios de sus presupuestos sean tramitados oportunamente. 3.- REGULARIZACIÓN DE ANTICIPOS OTORGADOS A TERCEROS En virtud de lo dispuesto en el artículo 12 del decreto ley N° 1.263, de 1975 y sus modificaciones, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado, las cuentas del ejercicio presupuestario deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser financiados con cargo al presupuesto del año 2016. Por lo tanto, si existieran recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse en forma oportuna las gestiones administrativas que permitan regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el ejercicio 2015, cuando proceda. 4.- CONTABILIZACIÓN DE DERECHOS Y COMPROMISOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 Conforme lo dispone la normativa contable vigente, los derechos y compromisos financieros que se generen hasta el 31 de diciembre de 2015, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Deudores Presupuestarios y Acreedores Presupuestarios, respectivamente, en el momento en que se hayan materializado las transacciones que las originen, esto es, cuando se devengue o se haga exigible la obligación considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable, con independencia de la oportunidad en que deba verificarse su percepción o pago. Dichas operaciones deben estar, además, debidamente respaldadas por la documentación sustentatoria que corresponda. Así, tratándose de ventas de bienes y/o servicios, los antecedentes que dan soporte a la contabilización como Deudor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas o documentos de cobro emitidos. A su vez, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicio y ejecución de obras, los instrumentos mercantiles que sirven de respaldo al Acreedor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas, boletas y estados de pago de contratistas, según corresponda, sin perjuicio que previamente al devengamiento constituyeron fundamentos, para ese efectos del compromiso, el contrato u orden de compra. No obstante lo anterior, corresponde contabilizar como devengadas solamente aquellas transacciones que efectivamente generan obligaciones de pagar sumas ciertas de dinero hasta el 31 de diciembre de 2015, derivadas del cumplimiento satisfactorio de contratos o convenios formalizados a más tardar a esa fecha. Por lo tanto, la normativa vigente no prevé la contabilización, como devengadas, de aquellas obligaciones pecuniarias que deriven de actos y contratos que deban ser solventadas con cargo al presupuesto año 2015, en tanto no se verifiquen a su respecto todos los requisitos normativos señalados precedentemente. Aquellas operaciones que se registren e informen como devengadas a la data antes señalada, sin que la citada instancia corresponda de acuerdo a la naturaleza y características de las operaciones de que se trate, serán observadas por este Organismo Contralor haciéndose efectivas las eventuales responsabilidades administrativas en los casos en que procediere. 5.- ACTUALIZACIÓN DE RECURSOS Y OBLIGACIONES AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 Para los efectos de calcular y registrar los ajustes por las actualizaciones de activos, pasivos y patrimonio de esas entidades del Sector Público al término del ejercicio, deberá aplicarse la normativa contable vigente, a que se refieren el oficio circular N° 60.820, de 2005, de este Organismo Contralor, y los procedimientos identificados como: K-01 Actualización del Patrimonio Inicial, K-02 Actualización de Bienes Financieros, K-03 Actualización de Bienes de Uso, y K-09 Depreciación de Bienes de Uso, cuyas copias se adjuntan, todos contenidos en el oficio circular N° 54.900, de 2006, de este origen. En lo relativo al cálculo de las actualizaciones basadas en la variación porcentual experimentada por el índice de precios al consumidor, el índice de actualización que deberá aplicarse al 31 de diciembre de 2015, calculado de acuerdo con la información que entrega el Instituto Nacional de Estadísticas, en los primeros días del mes de diciembre, será comunicado oportunamente a través de la página web de esta Entidad Superior de Control, www.contraloria.cl , banner Contabilidad Pública/ Sector Público/ sección Normativa/ módulo Instrucciones. El movimiento contable que se origine por efecto de la actualización y depreciación determinada en el ejercicio, deberá incluirse en el Balance de Comprobación y de Saldos del mes de diciembre, conjuntamente con las operaciones correspondientes a dicho período. 6.- CUENTAS QUE DEBEN QUEDAR SALDADAS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 PREVIO A LA ENTRADA EN VIGENCIA DE LA RESOLUCIÓN N° 16, DE 2015, NORMATIVA DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL DE LA NACIÓN NICSP e CGR Con motivo de la entrada en vigencia de la Resolución N° 16, de 2015, de este origen, Normativa del sistema de contabilidad general de la Nación NICSP-CGR Chile, corresponde que las entidades regularicen los saldos de aquellas cuentas que no se consideran en el capítulo III del mencionado documento por no cumplir con los nuevos criterios normativos. Por esta razón, dichas conceptos deberán ser ajustados antes del 31 de diciembre de 2015, debiendo quedar saldadas las cuentas conforme a la metodología indicada en la Guía Práctica para la Convergencia del Plan de Cuentas, contenida en el Instructivo de Primera Adopción de la resolución antes mencionada. En este contexto, los Servicios deberán verificar y analizar los saldos de las siguientes cuentas, 13106 Bienes Excluidos, 14103 Instalaciones, 14111 Obras de Infraestructura, 14301 Propiedades Mineras, 14502 Obras en Construcción, 14903 Depreciación Acumulada de Instalaciones, 14911 Depreciación Acumulada de Obras de Infraestructura, 15301, Bienes por Clasificar, 1619902 Aplicación a Gastos de Proyectos, 22201 Pasivos por Clasificar y 31106 Donaciones en Bienes. A partir del análisis de la composición de sus saldos, la Entidad deberá determinar cómo reclasificará cada cuenta considerando su naturaleza. Es así como, en el caso de la cuenta 13106 Bienes Excluidos, corresponderá dar de baja el activo si este se encuentra totalmente deteriorado o no tiene beneficios futuros o potencial de servicio. Por el contrario, si se determina que está en condiciones de ser usado por un tercero y tiene vida útil, corresponderá que sea devuelto a la cuenta de activo que mejor represente su naturaleza, para posteriormente donarlo o rematarlo, si corresponde. En cuanto a las demás cuentas señaladas, la Entidad deberá también efectuar un análisis de la composición de sus saldos y solicitar instrucciones a este Organismo Contralor, antes del término del ejercicio contable. 7.- FECHA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES CONTABLES DEL MES DE DICIEMBRE DE 2015 Por oficio circular N° 99.741, de 2014, de esta Contraloría General, se puso en conocimiento de las entidades enunciadas en el párrafo primero, las fechas establecidas para la presentación de los informes contables correspondientes al ejercicio vigente. Al respecto, cabe señalar que el plazo máximo para presentar el Balance de Comprobación y de Saldos y el Informe Analítico de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria correspondiente al mes de diciembre del año en curso, vence el 8 de enero de 2016. 8.- CIERRE DE CUENTAS Para los efectos del cierre de las cuentas de Deudores y Acreedores Presupuestarios y de Ingresos y Gastos Patrimoniales al 31 de diciembre de 2015, deberá aplicarse la normativa contable vigente contenida en el oficio circular N° 60.820, de 2005, de este Organismo Contralor, y en los procedimientos identificados como M-02 Cierre de Deudores y Acreedores Presupuestarios al Término del Ejercicio y M-03 Cierre de las Cuentas de Gestión Económica al Término del Ejercicio, cuyas copias se adjuntan, contenidos en el oficio circular N° 54.900, de 2006, de este origen. Finalmente, esa autoridad deberá disponer las medidas que sean procedentes, para que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones, destacando que las fechas máximas dispuestas para la remisión de los informes solicitados no podrán ser prorrogadas. 9.- ESTADOS FINANCIEROS Los Tribunales, el Consejo e Instituto no estarán obligados a presentar estados financieros por el ejercicio contable 2015, con el propósito de que puedan dirigir sus esfuerzos a perfeccionar sus sistemas de información contable, los cuales deberán avanzar hasta permitir generar la información necesaria para preparar y presentar estados financieros conforme a los nuevos requerimientos normativos. Saluda atentamente a Ud., Patricia Arriagada Villouta Contralor General de la República Subrogante