Dictamen N° 96021/2015

N° 96.021 Fecha: 03-XII-2015 Con motivo del cierre del ejercicio contable año 2015, la Contralora General de la República (S), en virtud de las facultades que le otorga la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional de la Contraloría General, viene en impartir a las municipalidades del país, las siguientes instrucciones sobre la materia: 1.- PERÍODO DE VIGENCIA EJERCICIO CONTABLE El Sistema de Contabilidad General de la Nación reconoce períodos contables de doce meses, cuyas fechas de inicio y término coinciden con el año calendario. Luego, las cuentas del ejercicio contable deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. 2.- MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EFECTUADAS POR LAS MUNICIPALIDADES Considerando lo expresado en el punto anterior, los decretos alcaldicios que dispongan modificaciones a los presupuestos vigentes de los municipios para el año 2015, tanto de su gestión como la de los servicios traspasados, solo tendrán efecto legal en la medida que sean dictados hasta el 31 de diciembre del ejercicio 2015. Asimismo, es oportuno señalar que los decretos que se dicten durante el mes de diciembre deberán incorporarse en el informe de actualización presupuestaria correspondiente a dicho mes. 3.- REGULARIZACIÓN DE ANTICIPOS OTORGADOS A TERCEROS En virtud de lo dispuesto en el artículo 12 del decreto ley N° 1.263, de 1975, y sus modificaciones, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado, las cuentas del ejercicio presupuestario deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser financiados con cargo al presupuesto del año 2016. Por lo tanto, si existieran recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse oportunamente las gestiones administrativas que permitan regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el ejercicio 2015, cuando proceda. 4.- CONTABILIZACIÓN DE DERECHOS Y COMPROMISOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 Conforme lo dispone la normativa contable vigente, los derechos y compromisos financieros que se generen hasta el 31 de diciembre de 2015, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Deudores Presupuestarios y Acreedores Presupuestarios, respectivamente, en el momento en que se hayan materializado las transacciones que las originen, esto es, cuando se devengue o se haga exigible la obligación, considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable, con independencia de la oportunidad en que se produzca su percepción o pago. Dichas operaciones deben estar, además, debidamente respaldadas por la documentación sustentatoria que corresponda. Así, tratándose de ventas de bienes y/o servicios, los antecedentes que dan soporte a la contabilización como Deudor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas o documentos de cobro emitidos. A su vez, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicio y ejecución de obras, los instrumentos mercantiles que sirven de respaldo del Acreedor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas, boletas y estados de pago de contratistas, según corresponda, sin perjuicio que previamente al devengamiento constituyeron fundamentos, para efecto del compromiso, el contrato u orden de compra. No obstante lo anterior, corresponde contabilizar como devengadas solamente aquellas transacciones que efectivamente generan obligaciones de pagar sumas ciertas de dinero hasta el 31 de diciembre de 2015, derivadas del cumplimiento satisfactorio de contratos o convenios formalizados a más tardar a esa fecha. Por lo tanto, la normativa vigente no prevé la contabilización, como devengadas, de aquellas obligaciones pecuniarias que deriven de actos y contratos que deban ser solventadas con cargo al presupuesto 2015, en tanto no se verifiquen a su respecto todos los requisitos normativos señalados precedentemente. Aquellas operaciones que se registren e informen como devengadas a la data antes señalada, sin que la citada instancia corresponda de acuerdo a la naturaleza y características de las operaciones de que se trate, serán observadas por este Organismo Contralor haciéndose efectivas las eventuales responsabilidades administrativas en los casos en que procediere. 5.- ACTUALIZACIÓN DE RECURSOS Y OBLIGACIONES AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 Para los efectos de calcular y registrar las actualizaciones de activos, pasivos y patrimonio, de las entidades del Sector Municipal al término del ejercicio, deberá aplicarse la normativa contable vigente, a que se refieren el oficio circular N° 60.820, de 2005, de este Organismo Contralor, y los procedimientos identificados como: J-01 Actualización del Patrimonio Inicial, J-02 Actualización de Bienes Financieros. J-03 Actualización de Bienes de Uso, J-04 Actualización de la Deuda, J-06 Depreciación de Bienes de Uso y J-07 Actualización de Bienes Intangibles, cuyas copias se adjuntan, todos contenidos en el oficio circular N° 36.640, de 2007, de este origen. En lo relativo al cálculo de las actualizaciones basadas en la variación porcentual experimentada por el índice de precios al consumidor, el índice de actualización que deberá aplicarse al 31 de diciembre de 2015, calculado de acuerdo con la información que entrega el Instituto Nacional de Estadísticas, en los primeros días del mes de diciembre, será comunicado oportunamente a través de la página web de esta Entidad Superior de Control, www.contraloria.cl , banner Contabilidad Pública/Sector Municipal/sección Normativa/módulo Instrucciones. El movimiento contable que se origine por efecto de la actualización y depreciación determinada en el ejercicio, deberá incluirse en el Balance de Comprobación y de Saldos del mes de diciembre, conjuntamente con las demás operaciones correspondientes a dicho período. 6.- REVISIONES Y ANÁLISIS PREVIOS AL CIERRE En el contexto de las revisiones y análisis previos al cierre del ejercicio contable año 2014, corresponde señalar que es necesario verificar el cumplimiento de lo establecido en la normativa contable vigente en los siguientes aspectos: Ø Los Saldos de las Cuentas deben responder a su naturaleza, esto es, Activo = Saldo Deudor; Pasivo = Saldo Acreedor; Ingresos Patrimoniales (Cuenta de Resultado, aumentos) = Saldo Acreedor; Gastos Patrimoniales (Cuentas de Resultado, disminuciones) = Saldo Deudor. En cambio, tratándose de las cuentas de complemento o valuación, debe tenerse en consideración que la naturaleza de su saldo es inverso al de la cuenta principal, esto es, si complementa a una cuenta de Activo, tendrá saldo acreedor; por el contrario, si complementa a una cuenta de Pasivo, tendrá saldo deudor. Ø Las cuentas 46367 Ajustes a los Ingresos Patrimoniales de Años Anteriores y 56367 Ajuste a los Gastos Patrimoniales de Años Anteriores, pueden presentar saldo deudor o acreedor, dependiendo de la naturaleza de los ajustes que han debido realizarse durante el ejercicio. Ø Al inicio del ejercicio 2015 (movimiento de apertura), el saldo de la cuenta 31103 Resultado del Ejercicio, representativa del resultado del año anterior, ha debido traspasarse a la cuenta 31102 Resultados. Acumulados, conforme lo dispone el procedimiento signado como L­03 Cierre de las Cuentas de Gestión Económica al Término del Ejercicio, contenido en el oficio circular N° 36.640, de 2007, de este origen. En consecuencia, antes de la determinación del resultado del presente ejercicio, la citada cuenta 31103, deberá estar saldada. Ø Si las cuentas 11401 Anticipos a Proveedores, 11402 Anticipos a Contratistas y 11403 Anticipos a Rendir Cuenta, presentan saldos al 31 de diciembre de 2015, éstos deberán corresponder a los recursos monetarios girados desde la(s) cuenta(s) corriente(s) bancaria(s) cuyo devengo aún no se ha materializado tratándose de las cuentas 11401 y 11402, o bien, se encuentran pendientes de rendición por parte de los receptores de fondos en el caso de la cuenta 11403. Con todo, para la última situación descrita si se considera lo expuesto en el punto 3 de este oficio, el saldo que se refleje en Anticipos a Rendir Cuenta, a esa data, debería corresponder a la renovación de los fondos a rendir que se contabilizan en aquella. Ello, de ser necesario tal proceder, de lo contrario debería esta saldada. Ø Al 31 de diciembre de 2015, los saldos de las cuentas 11301 Inversiones Temporales -cuentas nivel 2-, deben traspasarse a las cuentas 12201 Inversiones Permanentes -a sus respectivas cuentas nivel 2-, de acuerdo con lo dispuesto en el procedimiento signado como F-02 Inversiones en Depósitos a Plazo y Similares, Originados en Inversiones Temporales y No Recuperados al 31 de Diciembre. incluido en el oficio circular N° 36.640, de 2007, de este origen, cuya copia se adjunta. Ø En relación con las cuentas 16101 Estudios Básicos y 16102 Proyectos, cabe señalar que los costos asociados a la ejecución de los componentes de esas cuentas destinados a la formación de bienes nacionales de uso público o a la formación de activos institucionales que no hayan sido finalizados o liquidados, al 31 de diciembre de 2015, deben ser traspasados a las cuentas de Costos Acumulados correspondientes. Para ello, deberán aplicar los procedimientos signados como M-01 Inversiones en Proyectos Destinados a la Formación de Bienes Nacionales de Uso Público o Programas de Bienestar Social y M-02 Inversiones en Proyectos Destinados a la Formación de Activos Institucionales, que se encuentran incorporados en el Manual de Procedimientos Contables para el Sector Municipal, sancionado mediante oficio circular N° 36.640, de 2007, de esta Contraloría General, los que se incluyen en anexo A adjunto. 7.- CIERRE DE CUENTAS Sobre la materia, conviene denotar que previo al proceso de cierre de cuentas, todos los hechos económicos correspondientes al ejercicio contable año 2015, deben haber sido contabilizados, incluidos los ajustes que procedan y las actualizaciones y depreciaciones pertinentes, operaciones todas ellas que deberán incluirse en los informes contables del mes de diciembre de 2015. Luego, para los efectos del cierre de las cuentas de Deudores y Acreedores Presupuestarios y de Ingresos y Gastos Patrimoniales al 31 de diciembre de 2015, deberá aplicarse la normativa contable vigente a que se refieren el oficio circular N° 60.820, de 2005, de esta Contraloría General, y los procedimientos identificados como L-02 Cierre de Deudores y Acreedores Presupuestarios al Término del Ejercicio y L-03 Cierre de las Cuentas de Gestión Económica al Término del Ejercicio, cuyas copias se adjuntan, contenidos en el oficio circular N° 36.640, de 2007, de este origen. Las contabilizaciones que se deriven como consecuencia de lo señalado precedentemente, deberán comunicarse a este Organismo Contralor en los Informes de Cierre de Cuentas que comprenden el Balance de Comprobación y de Saldos y los respectivos Informes Analíticos de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria. Ahora bien, con la finalidad de diferenciar estos informes de los correspondientes a los de los meses calendario -enero a diciembre- deberán considerarse, para este solo efecto, como pertenecientes a un mes 13, y al remitirlos vía transmisión electrónica, los respectivos archivos planos, se singularizarán como se indica a continuación, utilizando, como ejemplo, un determinado municipio: AG101101P132015 y AN101101P132015. Los formatos de archivo para los Informes de Cierre se incluyen en anexo B del presente oficio. 8.- FECHA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES PRESUPUESTARIOS Y CONTABLES DEL MES DE DICIEMBRE Y CIERRE DE 2015 Cabe señalar que esta Contraloría General, por oficio N° 99.743, de 2014, estableció las fechas de envío de los informes presupuestarios y contables pertenecientes al ejercicio vigente. Al respecto se reitera que el plazo máximo para presentar los informes individualizados en el punto 6, de dicho oficio, correspondientes al mes de diciembre del año en curso, vence los días 05 y 08 de enero de 2016, respectivamente. A su vez, los Informes de Cierre de Cuentas, deberán ser remitidos a más tardar el 15 de enero de 2016. 9.- ENVÍO DE INFORMES PRESUPUESTARIOS Y CONTABLES VÍA TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA DE DATOS El envío de los informes presupuestarios y contables correspondientes al mes de diciembre y cierre del ejercicio 2015, deberá efectuarse, al igual que la totalidad de los informes, en la modalidad de transmisión electrónica y ser presentados en código ASCII, de acuerdo a los formatos establecidos. Cabe precisar que, además de los archivos que sean remitidos en cada oportunidad, se deberá anexar un símil del -z- `oficio conductor escaneado vía archivo pdf, en el que conste la nómina de cada uno de los informes que se incluyen en esa trasmisión y la suscripción por las jefaturas a cargo de la información, a fin de que se hagan responsables respecto de la veracidad de su contenido y oportunidad en la remisión. En consecuencia, la omisión del oficio conductor a que se ha hecho referencia, implicará que la información contenida en los archivos planos, ya referidos, se estimará como información incompleta. 10.-- NUEVO SISTEMA DE CAPTURA Y VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA MUNICIPAL SICOGEN II La Contraloría General de la República ha dispuesto para uso de todos los municipios del país, una nueva plataforma de captura y validación de información financiera y presupuestaria denominada SICOGEN II. Para realizar la correcta migración entre la antigua modalidad de envío y esta nueva plataforma, cada entidad edilicia deberá cargar paralelamente sus informes en ambas modalidades, es decir, además del envío por el validador web, toda su información del ejercicio 2015 deberá remitirse en este nuevo sistema, incluido el informe de cierre mencionado en el numeral anterior. Para estos efectos, el municipio contará con plazo hasta el día 15 de Abril de 2016. Lo anterior, se ha dispuesto como una práctica necesaria para garantizar la integridad de la información en este período inicial. Con el propósito de facilitar la generación de este informe de cierre para aquellos municipios que lo requieran, se dispondrá una actualización del sistema SILIC, la que estará disponible a partir de enero del próximo año y descargable desde la página web www.contraloria.cl . A partir del envío del período contable "abril" del ejercicio 2016, el cual deberá efectuarse a más tardar los días 5 y 8 de mayo de ese año, el único medio habilitado para realizar el despacho de los informes contables y presupuestarios a este Órgano de Control será el nuevo sistema de captura y validación SICOGEN II. 11.- ESTADOS FINANCIEROS En las Instrucciones sobre preparación y presentación de los estados financieros del sector Municipal para el año 2015, de este origen, se han indicado los municipios piloto que deberán remitir dicha información a este Organismo Contralor y la normativa aplicable al efecto. A su vez, estos estados financieros deberán ser ingresados en el Sistema de Recepción de Estados Financieros (SIREF) de la página web institucional ' " www.contraloria.cl , banner Contabilidad Pública/Sector Municipal/sección Sistemas/módulo SIREF. Finalmente, el Contralor General que suscribe, agradecerá a Ud., se sirva disponer las medidas que sean procedentes a fin de que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones, y les reitera que las fechas máximas dispuestas para la presentación de los informes solicitados no podrán ser prorrogadas. Saluda atentamente a Ud., Patricia Arriagada Villouta Contralor General de la República Subrogante