Dictamen N° 96022/2015

N° 96.022 Fecha:03-XII-2015 La Contraloría General de la República, en uso de las facultades establecidas en la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional del Servicio, viene en impartir las instrucciones relacionadas con el cumplimiento y la aplicación de las normas contenidas en el oficio circular N° 54.977, de 2010, de este origen, sobre la preparación y presentación de los Estados Financieros, que permitan determinar la situación financiera, presupuestaria y patrimonial, al término del ejercicio contable correspondiente al año 2015, respecto de los municipios que serán considerados entidades piloto para este año. Tomando como base la experiencia recogida en el presente ejercicio con las municipalidades que remitieron sus Estados Financieros por las operaciones realizadas en el ejercicio 2014, se ha decidido ampliar este grupo piloto, para el período 2015, incluyendo parte de los municipios de todas las regiones del país, cuyo listado se indica en Anexo A adjunto. 1. Consideraciones generales Los Estados Financieros que corresponde preparar son los siguientes: el Estado de Situación Patrimonial o Balance General; el Estado de Resultados; el Estado de Situación Presupuestaria; el Estado de Flujos de Efectivo y el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, los cuales deberán acompañarse con las correspondientes Notas Explicativas. Con el objeto de facilitar la preparación y remisión de los referidos estados, la Contraloría General, en uso de las atribuciones legales que le competen en esta materia, ha diseñado formatos para cada uno de estos que consideran el diseño básico de los mismos, lo que se incluye en Anexo B adjunto. Así mismo, en Anexo C, se presenta la reclasificación de las cuentas, que deben agruparse de acuerdo a su estructura. Los Estados Financieros deberán incluir el movimiento contable consolidado a nivel de cada municipio, el que comprenderá tanto la gestión municipal como los servicios traspasados de educación, salud y cementerios, según corresponda y presentar las cifras en miles de pesos (M$). 2. Acerca de la preparación de los Estados Financieros Previo a la emisión de los referidos estados, los municipios deberán tener presente las normas relativas al cierre del ejercicio contable que serán impartidas por este Organismo Contralor. Esas normas cubrirán, entre otros aspectos, el cierre de las cuentas presupuestarias y de gestión económica; la normalización de los anticipos otorgados a terceros; la contabilización de los compromisos y derechos financieros; la actualización de recursos y obligaciones y otros cierres y regularizaciones. Sin perjuicio de lo anterior, los municipios deberán considerar el ajuste oportuno de aquellas cuentas que presenten saldos no acordes con su naturaleza. Los Estados Financieros solicitados, deberán prepararse en base a las operaciones registradas durante la ejecución del ejercicio contable año 2015, esto es, desde enero a diciembre de dicho año y comparativos respecto del ejercicio 2014, en conformidad con lo previsto en la normativa y procedimientos contables vigentes a que se refieren los oficios circulares N°s 60.820, de 2005, y 36.640, de 2007, respectivamente, y presentarse de acuerdo con el diseño y estructura establecido en el mencionado oficio N° 54.977, de 2010. En cuanto al contenido de los Estados Financieros, los municipios deberán efectuar los análisis que permitan asegurar que la clasificación de los activos y pasivos, de los ingresos y los gastos patrimoniales, como asimismo, la segregación de los flujos de efectivo, se ajusten a los términos definidos sobre la materia en el ya citado oficio circular N° 54.977, de 2010. En relación con el Estado de Flujos de Efectivo, cabe referirse al tratamiento que debe darse a la inversión temporal que efectúan las entidades públicas en conformidad con las normas que regulan la participación del sector público en el mercado de capitales. De acuerdo con el tratamiento presupuestario y contable, definidos en el decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, y en el oficio circular N° 60.820, de 2005, de esta Contraloría General, respectivamente, el saldo de las inversiones de carácter temporal pendientes de rescate al cierre del ejercicio, que debieron haber sido traspasadas a Inversiones Permanentes en Acreedores Presupuestarios de Adquisición de Activos no Financieros, se deben presentar en el rubro Flujos Originados en Actividades de Inversión. Por su parte, en el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, solamente se considerarán las variaciones originadas por actualizaciones de las cuentas de patrimonio (subgrupo 311), donaciones de bienes y las disminuciones causadas por detrimento de bienes contabilizadas en la cuenta pertinente, 31104 Detrimento en Bienes. En esta oportunidad, no se permitirá información en las agrupaciones relativas a Cambios de Políticas Contables y Ajuste por Corrección de Errores. Sin perjuicio de lo anterior, cualquier diferencia significativa entre los montos de los patrimonios, inicial y final del ejercicio, deberá justificarse en nota explicativa. En lo que concierne al Estado de Situación Presupuestaria, deberá presentarse en forma consolidada a nivel de municipio y, además, en forma separada por la gestión municipal y por cada uno de los servicios traspasados, considerando la estructura de ingresos y gastos presupuestarios definidos en el antes mencionado decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, a nivel de subtítulo. Asimismo, procederá informar mediante nota explicativa, el origen de las diferencias significativas entre el presupuesto actualizado y su ejecución en base devengada. Las notas explicativas correspondientes a los Estados Financieros que se informan deben elaborarse y presentarse de acuerdo con las orientaciones que se incluyen en el Anexo D adjunto. 3. Fecha de presentación de los Estados Financieros El plazo de presentación de los referidos estados será desde el 1 al 30 de abril de 2016. 4. Forma de remisión de los Estados Financieros Los Estados Financieros previamente elaborados desde los sistemas de información municipal, se deberán remitir a este Organismo Contralor, a través del Sistema de Recepción de Estados Financieros (SIREF) habilitado en la página web institucional, www.contraloria.cl . Lo anterior, con el propósito de asegurar la integridad y seguridad de la información, dada la responsabilidad que le asiste a la autoridad de cada entidad pública respecto de su contenido. Los estados financieros deberán ser preparados y generados en planilla Excel y, posteriormente, se deberá generar un formato pdf, que contenga una copia de los mismos estados, la cual debe ser firmada por el Alcalde y el Jefe de Finanzas. Una vez preparados en ambos formatos, se deberán remitir en un archivo comprimido en formato zip o rar a través del sistema SIREF. Para su remisión, cada entidad edilicia deberá nombrar un funcionario responsable y comunicarlo a esta Entidad Fiscalizadora vía oficio suscrito por el alcalde, antes del 30 de marzo de 2015, indicando nombre completo del funcionario designado, su cargo, rut, teléfono y correo electrónico. Dicho funcionario será habilitado con una clave para el sistema SIREF. Para estos efectos, los municipios dispondrán de instrucciones específicas que serán publicadas oportunamente en la página web antes señalada, banner Contabilidad Pública/Sector Municipal/sección Sistemas/módulo SIREF — Manual de Usuario. Finalmente, cabe señalar que cualquier consulta sobre la materia, deberá efectuarse al correo electrónico contabilidadsmcontraloria.cl, o a los teléfonos 224021198 y 224025731. Saluda atentamente a Ud., Patricia Arriagada Villouta Contralor General de la República Subrogante