Dictamen N° 99740/2014

N° 99.740 Fecha: 23-XII-2014 La Contraloría General de la República, en uso de las facultades establecidas en la ley 10.336, Orgánica Constitucional del Servicio, viene en impartir instrucciones para el ejercicio contable año 2015, a todas las entidades a que se refiere el artículo 2° del decreto ley N° 1.263, de 1975, y sus modificaciones, exceptuadas las municipalidades y determinados servicios a los que se instruirá específicamente sobre el particular. El registro y la información de las operaciones efectuadas por las entidades públicas, deberán ajustarse por el presente ejercicio a la normativa y procedimientos contables vigentes, contenidos en los oficios circulares N °s 60.820, de 2005, y 54.900, de 2006, ambos de este Organismo Contralor. 1.- APERTURA DE CUENTAS 1.1 DEUDORES Y ACREEDORES PRESUPUESTARIOS Las entidades del Sector Público que al inicio del ejercicio contable año 2015 mantengan saldos en las cuentas 12192 Cuentas por Cobrar de Ingresos Presupuestarios y 22192 Cuentas por Pagar de Gastos Presupuestarios, deberán traspasarlos a las cuentas contables 1151210 Cuentas por Cobrar - Recuperación de Préstamos - Ingresos por Percibir y 2153407 Cuentas por Pagar - Servicio de la Deuda - Deuda Flotante, respectivamente, en armonía con los conceptos establecidos en el clasificador presupuestario para registrar los derechos por percibir (ingresos devengados y no percibidos) y las deudas exigibles (compromisos devengados y no pagados) pendientes al 31 de diciembre del año anterior. Los traspasos contables que se efectúen como consecuencia de lo señalado precedentemente, se registrarán e informarán en el mes de enero del año 2015 como movimientos financieros de dicho período. En consecuencia, las citadas cuentas deberán quedar saldadas al término de dicho mes. 1.2 RESULTADOS ACUMULADOS El saldo de la cuenta 31103 Resultado del Ejercicio, originado por el cierre de las cuentas de Ingresos y Gastos Patrimoniales al término del ejercicio año 2014, deberá ser traspasado a la cuenta 31102 Resultados Acumulados durante el mes de enero del año 2015. 2.- USO DE CUENTAS QUE INDICA Las cuentas correspondientes a los subgrupos 113, 114, 116, 119, 214, 216 y 219 que reflejan variaciones de disponibilidades que transitoria o permanentemente no afectan al presupuesto, solo deberán utilizarse cuando la normativa legal, las instrucciones o las autorizaciones específicas emitidas por este Organismo Contralor, así lo determinen. 3.- INVARIABILIDAD DE SALDOS INICIALES Los saldos finales determinados al término del ejercicio año 2014, en cada una de las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio deben mantenerse invariables al inicio del ejercicio contable año 2015. Por lo tanto, no procede modificarlos directamente al efectuar la apertura del nuevo ejercicio, así como tampoco, durante el ejercicio, salvo previa autorización de este Organismo Contralor. Cabe hacer presente que los saldos varían en función de los hechos económicos ocurridos durante el período contable como resultante de la gestión institucional o de ajustes por regularizaciones, los que deben anotarse en los comprobantes e incorporarse en los registros contables pertinentes e informarse en el mes en que se verifiquen dichas situaciones. En este contexto, el Sistema de Contabilidad General de la Nación se define como de variaciones de la gestión financiera. 4.- INCORPORACIONES DE ACTIVOS EN BIENES DE USO Este Organismo Contralor, con el propósito de homogeneizar el tratamiento de las operaciones que signifiquen incorporaciones de bienes de uso, ha considerado necesario establecer el monto base a partir del cual los bienes muebles que se adquieran se deberán incorporar como tales, utilizando al efecto, por una parte, el principio de materialidad e importancia relativa establecido en la norma específica de Adquisición de Bienes de Uso, del oficio circular N° 60.820, de 2005, en armonía con lo señalado en el artículo 53, letra a), del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, reglamentario de la ley N° 19.886 de Bases de Contratos administrativos de Suministros y Prestaciones de Servicios. De acuerdo con lo anterior, las adquisiciones de bienes efectuadas a partir del 1 de enero de 2013, han debido reconocerse como Bienes de Uso siempre que su costo individual de adquisición sea igual o superior a tres Unidades Tributarias Mensuales (3 U.T.M.), por lo que las compras bajo este límite se debieron contabilizar en cuentas de Gastos Patrimoniales, situación que también deberá cumplirse en las adquisiciones que se realicen durante el ejercicio contable año 2015. No obstante lo anterior, tratándose de aquellas adquisiciones que comprendan un grupo de bienes muebles de la misma especie, o sea, que por su naturaleza y/o destino se encuentren en las categorías definidas para la depreciación de los bienes de uso en el oficio circular N° 60.820, de 2005, de este origen, se considerará para los efectos de la determinación del costo igual o superior a 3 U.T.M., el valor total de adquisición correspondiente al grupo de bienes de que se trate -grupo homogéneo de incorporación-, debiendo incorporarse al control contable como un solo bien. Aquellos servicios, que opten por la aplicación de la regla de valuación, registro y control contable precedentemente enunciada, no requieren de autorización previa, sin embargo para efectos de información, deberán comunicar formalmente tal decisión a esta Contraloría General. 5.- - PROCEDIMIENTO DE ENVÍO DE INFORMES CONTABLES Atendida la coordinación que la Contraloría General de la República mantiene con la Dirección de Presupuestos del Ministerio de Hacienda, en uso de sus atribuciones legales, se ha estimado del caso establecer un procedimiento común para los efectos de capturar la información que deben proporcionar los servicios e instituciones que se incluyen en la Ley de Presupuestos, acerca de sus respectivas gestiones. Así entonces, las citadas entidades deberán proporcionar mensualmente a través del Sistema de Agregación Financiera del Gobierno Central, los informes contables que requiere la Contraloría General para incluirlos como parte del proceso que efectúa tendiente a la obtención de los estados consolidados sobre la situación presupuestaria, financiera y patrimonial del Estado, que legalmente debe presentar al Presidente de la República, Congreso Nacional y demás autoridades superiores de la Administración del Estado. Sin perjuicio de lo anterior, las entidades a las cuales están dirigidas las presentes instrucciones deberán continuar remitiendo mensualmente el Balance de Comprobación y de Saldos al último día del mes que se informa, con el propósito de asegurar la responsabilidad que le asiste a la correspondiente autoridad del servicio, respecto de la veracidad de su contenido y de la oportunidad en el envío de la información requerida. En anexo se adjunta formato de dicho balance. Lo expuesto, salvo que esta Entidad Superior de Control determine la liberación del envío de dicho balance en la medida que se disponga de otro medio de autentificación tecnológica, en los términos a que se refiere la ley N° 19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma. Ahora bien, a fin de agilizar su envío se ha dispuesto que este se efectúe en la modalidad de transmisión electrónica, para lo cual, el citado balance deberá escanearse y presentarse en archivo pdf y remitirse a este Organismo Contralor a través del correo electrónico institucional sectorpublico@contraloria.cl , indicando en el asunto la denominación de la entidad remisora y el mes al que corresponde. Asimismo, el nombre del archivo que se adjunte, deberá también señalar dicha información. Cabe agregar, que en el mismo correo en el que se envíe dicho balance, se deberá anexar un símil del oficio conductor escaneado vía archivo pdf, en el que conste la identificación del balance que se incluye y la suscripción por las jefaturas a cargo de la información. El período de presentación del referido balance será dentro de los primeros ocho (8) días de cada mes, respecto de las operaciones efectuadas y registradas en el mes inmediatamente anterior. En caso de corresponder el último día a sábado, domingo o festivo, el plazo se prorrogará al primer día hábil siguiente. Finalmente, cabe señalar que cualquier consulta sobre la materia, deberá efectuarse con las Jefaturas correspondientes de la División de Análisis Contable, Área Sector Público, al teléfono 224021519 o al correo electrónico vtargaronac@contraloria.cl , o bien, Área de Normas al teléfono 224025779 o al correo electrónico ybascunanacontraloria.cl. Saluda atentamente a Ud., Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República