Dictamen N° 101975/2015

N° 101.975 Fecha: 29-XII-2015 La Contraloría General de la República, en uso de las facultades establecidas en la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional del Servicio, viene en impartir instrucciones para el ejercicio contable año 2016, al Tribunal Calificador de Elecciones, a los Tribunales Electorales Regionales, al Tribunal de Defensa de la Libre Competencia, al Consejo para la Transparencia, al Instituto Nacional de Derechos Humanos y a los Tribunales Ambientales -Segundo y Tercero-. El registro y la información de las operaciones efectuadas por las entidades públicas, deberán ajustarse por el presente ejercicio a la normativa y procedimientos contables vigentes, contenidos en la resolución N ° 16, de 2015, Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación NICSP-CGR Chile y el oficio circular N° 96.016, de 2015, Manual de Procedimientos Contables para el sector público NICSP-CGR, ambos de este Organismo Contralor. 1.- AJUSTE DE PRIMERA ADOPCIÓN DE LA NORMATIVA CONTABLE NICSP-CGR CHILE 1.1 Homologación de Cuentas y Saldos El oficio N° 73.121, de 2015, de este origen, que imparte instrucciones a los servicios e instituciones del Sector Público para la primera adopción de la normativa contable aprobada en la resolución N° 16, de 2015, establece una Guía Práctica para la convergencia del Plan de Cuentas, en atención a que el cambio normativo modifica el plan de cuentas vigente al año 2015. Por tal motivo, al 1 de enero de 2016, las entidades a las que se refiere el primer párrafo de este instructivo, deberán reflejar los saldos de apertura conforme al nuevo plan de cuentas, para lo cual deberán ceñirse a lo instruido en dicho documento. Las instituciones que para efectuar esta homologación de cuentas deban realizar ajustes a la apertura del ejercicio contable 2016, no requerirán autorización de esta Contraloría General de la República. 1.2 Ajustes de Activos y Pasivos El citado oficio N° 73.121, de 2015, de este origen, establece que una vez efectuada la apertura del ejercicio contable 2016, se deberá proceder a ajustar dichos saldos iniciales, cuando corresponda, con el propósito de reconocer los activos y pasivos conforme a los nuevos requerimientos de reconocimiento y/o valoración o dar de baja contable a aquellas partidas que no están permitidas. Estos ajustes se deberán efectuar durante el año 2016 o en el período de transición para aquellas entidades autorizadas por la Contraloría General de la República. Las instituciones deberán informar a este Órgano Contralor los ajustes a la apertura efectuados en forma mensual, conjuntamente con el envío del Balance de Comprobación y de Saldos del mes, para que estos sean aprobados formalmente por esta Entidad Fiscalizadora. En caso, de no informarse un ajuste a la apertura durante el mes, se asumirá que la entidad no ha regularizado activos y pasivos durante ese período. Los activos y pasivos que de acuerdo al Instructivo de Primera Adopción de la Resolución N° 16, de 2015, deben cumplir los criterios de reconocimiento y/o valoración durante el año 2016 son los siguientes: a) Bienes de Uso, excepto para aquellos Activos y Pasivos que se deben reconocer en un plazo mayor y las Propiedades de Inversión b) Activos intangibles c) Inversiones en el mercado de capitales d) Préstamos otorgados y pasivos financieros e) Existencias f) Provisiones g) Beneficios a los empleados de corto plazo pendientes de pago y beneficios por término anticipado del vínculo laboral y otros beneficios h) Bienes de uso adquiridos mediante contratos de leasing Los activos y pasivos que tienen un plazo mayor al año 2016, el cual no podrá exceder del 31 de diciembre de 2018, para su reconocimiento y/o valoración son los siguientes: a) Infraestructura Pública b) Bienes militares c) Planes de beneficios definidos y otros beneficios a los empleados a largo plazo d) Activos biológicos e) Activos intangibles generados internamente f) Activos concesionados y sus pasivos asociados 2.- DEUDORES Y ACREEDORES PRESUPUESTARIOS Las entidades públicas antes mencionadas, que al inicio del ejercicio contable año 2016 mantengan saldos en las cuentas 12192 Cuentas por Cobrar de Ingresos Presupuestarios y 22192 Cuentas por Pagar de Gastos Presupuestarios, deberán traspasarlos a las cuentas contables 11512 Cuentas por Cobrar - Recuperación de Prestamos y 21534 Cuentas por Pagar - Servicio de la Deuda, respectivamente, en armonía con los conceptos establecidos en el clasificador presupuestario para registrar los derechos por percibir (Ingresos por Percibir) y las deudas exigibles (Deuda Flotante) pendientes al 31 de diciembre del año anterior. Los traspasos contables que se efectúen como consecuencia de lo señalado precedentemente, se registrarán e informarán en el mes de enero del año 2016 como movimientos financieros de dicho período. En consecuencia, las citadas cuentas deberán quedar saldadas al término de dicho mes. 3.- RESULTADOS ACUMULADOS El saldo de la cuenta 31103 Resultado del Ejercicio, originado por el cierre de las cuentas de Ingresos y Gastos Patrimoniales al término del ejercicio año 2015, deberá ser traspasado a la cuenta 31102 Resultados Acumulados durante el mes de enero del año 2016. 4.- USO DE CUENTAS QUE INDICA Las cuentas correspondientes a los subgrupos 113, 114, 116, 214 y 216 que reflejan variaciones de disponibilidades que transitoria o permanentemente no afectan al presupuesto, solo deberán utilizarse cuando la normativa legal, las instrucciones o las autorizaciones específicas emitidas por este Organismo Contralor, así lo determinen. 5.- INVARIABILIDAD DE SALDOS INICIALES Los saldos finales determinados al término del ejercicio año 2015, en cada una de las cuentas de Activo, Pasivo y/o Patrimonio deben mantenerse invariables al inicio del ejercicio contable año 2016. Por lo tanto, no procede modificarlos directamente al momento de efectuar la apertura del nuevo ejercicio, así como tampoco, durante el ejercicio. Cabe señalar que los saldos varían en función de los hechos económicos ocurridos durante el período contable como resultante de la gestión institucional o de ajustes por regularizaciones, los que deben anotarse en los comprobantes e incorporarse en los registros contables pertinentes e informarse en el mes en que se verifiquen dichas situaciones. En este contexto, el Sistema de Contabilidad General de la Nación se define como de variaciones de la gestión financiera. 6.- INCORPORACIONES DE ACTIVOS EN BIENES DE USO MUEBLES De acuerdo a lo establecido en la NICSP-CGR sobre Bienes de Uso, corresponde que los bienes de uso muebles sean reconocidos cuando su costo unitario de adquisición sea mayor o igual a tres Unidades Tributarias Mensuales (UTM). Aquellos bienes que sean inferiores a dicha cifra, deberán considerarse gastos del ejercicio, excepto para aquellas entidades que adopten una política contable de grupos homogéneos. Independiente de cuál sea el valor de los bienes muebles, individual o grupo homogéneo, la entidad debe mantener un control administrativo, que incluya el control físico de las especies. Aquellos servicios, que opten por la aplicación de la regla de valuación, registro y control contable de grupo homogéneo, no requieren de autorización previa, sin embargo, deberán comunicar formalmente tal decisión a esta Contraloría General. 7.- PROCEDIMIENTO DE ENVÍO DE INFORMES CONTABLES Las entidades públicas afectas al presente instructivo, deberán enviar mensualmente a este Organismo Contralor los siguientes estados contables: - Balance de Comprobación y de Saldos. - Informe Analítico de Variaciones de Ejecución Presupuestaria. El Balance de Comprobación y de Saldos deberá incluir el movimiento contable consolidado a nivel institucional, considerando el Plan de Cuentas contenido en la resolución N° 16, de 2015, de este origen, ya citada. El Informe Analítico de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria, deberá incluir la totalidad de los ingresos y gastos generados en la ejecución del presupuesto desagregados al último nivel de detalle contemplado en las clasificaciones presupuestarias aprobadas por el decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, y sus modificaciones, o en el presupuesto aprobado para cada institución, esto es subtítulo, ítem, asignación y subasignación, cuando corresponda. La información contable estará referida exclusivamente a las operaciones realizadas y contabilizadas en el mes que se informa. Las regularizaciones que se produzcan respecto de operaciones ya informadas, deberán incluirse en el informe del mes en que se contabilicen los ajustes respectivos. En anexo se incluyen los formatos de los informes contables requeridos, los cuales se presentan a modo de ejemplo, con las cuentas, que deberían reflejar los movimientos económicos - financieros correspondientes. Las entidades del Sector Público a las cuales están dirigidas las presentes instrucciones deberán remitir los informes contables, directamente a la Sede Central de este Organismo Contralor, División de Análisis Contable. Ahora bien, a fin de agilizar su envío se ha dispuesto que este se efectúe en la modalidad de transmisión electrónica, para lo cual, el citado balance deberá escanearse y presentarse en archivo pdf y remitirse a este Organismo Contralor a través del correo electrónico institucional sectorpublico@contraloria.cl , indicando en el asunto la denominación de la entidad remisora y el mes al que corresponde. Asimismo, el nombre del archivo que se adjunte, deberá también señalar dicha información. Cabe agregar que en el mismo correo en el que se envíen dichos informes, se deberá anexar un símil del oficio conductor escaneado, vía archivo pdf, en el que conste la identificación de las jefaturas responsables de ellos. El período de presentación de los informes contables será dentro de los primeros ocho (8) días de cada mes, respecto de las operaciones efectuadas y registradas en el mes inmediatamente anterior. En caso de corresponder el último día a sábado, domingo o festivo, el plazo se prorrogará al primer día hábil siguiente. 8.- ESTADOS FINANCIEROS Con el propósito de que las entidades enunciadas en el párrafo primero puedan destinar sus esfuerzos a mejorar la calidad de la información patrimonial, se ha estimado conveniente eximirlas de la aplicación de las normas establecidas en el capítulo IV de la resolución N° 16, de 2015, de este origen, por el ejercicio año 2016. En este contexto, se invita a dichas entidades a efectuar el estudio y análisis respecto de los saldos de las cuentas que se han informado, de modo que estos reflejen, razonablemente, la situación, principalmente de sus activos en bienes, bancos, deudores o derechos por cobrar, como asimismo, de la totalidad de sus pasivos. Finalmente, cabe señalar que cualquier consulta sobre la materia, deberá efectuarse con las jefaturas correspondientes de la División de Análisis Contable, Área Sector Público al teléfono 224021519 o al correo electrónico vtargaronac@contraloria.cl , o bien, Área de Normas al teléfono 224025615 o al correo electrónico jespinosa@contraloria.cl. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República