Dictamen N° 90501/2016

N° 90.501 Fecha: 19-XII-2016 Con motivo del cierre del ejercicio contable año 2016, esta Contraloría General de la República, en virtud de sus facultades constitucionales y legales, especialmente, de aquellas que le otorga la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Entidad, viene en impartir al Tribunal Calificador de Elecciones, a los Tribunales Electorales Regionales, al Tribunal de Defensa de la Libre Competencia, al Consejo para la Transparencia, al Instituto Nacional de Derechos Humanos y a los Tribunales Ambientales -Segundo y Tercero-, las siguientes instrucciones sobre la materia: 1.- PERÍODO DE VIGENCIA EJERCICIO CONTABLE El Sistema de Contabilidad General de la Nación reconoce períodos contables de doce meses, cuyas fechas de inicio y término coinciden con el año calendario. Luego, las cuentas del ejercicio contable deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. 2.- TRAMITACIÓN DE RESOLUCIONES SOBRE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Considerando lo expresado en el punto anterior, las resoluciones que dispongan modificaciones a los presupuestos vigentes para el año 2016, afectas al trámite de toma de razón, serán tramitadas por este Organismo Contralor siempre que sean recepcionadas antes del 1 de enero de 2017. Al respecto, es oportuno señalar que los actos administrativos sobre materias afectas a dicho control preventivo empiezan a regir solo después de su total tramitación, razón por la cual esas entidades del Sector Público deberán adoptar las providencias necesarias para que los documentos modificatorios de sus presupuestos sean tramitados oportunamente. 3.- REGULARIZACIÓN DE ANTICIPOS OTORGADOS A TERCEROS En virtud de lo dispuesto en el artículo 12 del decreto ley N° 1.263, de 1975 y sus modificaciones, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado, las cuentas del ejercicio presupuestario deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser financiados con cargo al presupuesto del año 2017. Por lo tanto, si existieran recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse en forma oportuna las gestiones administrativas que permitan regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el ejercicio 2016, cuando proceda. 4.- CONTABILIZACIÓN DE DERECHOS Y COMPROMISOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 Conforme lo dispone la normativa contable vigente, los derechos y compromisos financieros que se generen hasta el 31 de diciembre de 2016, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Deudores Presupuestarios y Acreedores Presupuestarios, respectivamente, en el momento en que se hayan materializado las transacciones que las originen, esto es, cuando se devengue o se haga exigible la obligación considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable, con independencia de la oportunidad en que deba verificarse su percepción o pago. Dichas operaciones deben estar, además, debidamente respaldadas por la documentación sustentatoria que corresponda. Así, tratándose de ventas de bienes y/o servicios, los antecedentes que dan soporte a la contabilización como Deudor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas o documentos de cobro emitidos. A su vez, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicio y ejecución de obras, los instrumentos mercantiles que sirven de respaldo al Acreedor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas, boletas y estados de pago de contratistas, según corresponda, sin perjuicio que previamente al devengamiento constituyeron, para ese efecto, fundamentos, el contrato u orden de compra. No obstante lo anterior, corresponde contabilizar como devengadas solamente aquellas transacciones que efectivamente generan obligaciones de pagar sumas ciertas de dinero hasta el 31 de diciembre de 2016, derivadas del cumplimiento satisfactorio de contratos o convenios formalizados a más tardar a esa fecha. Por lo tanto, la normativa vigente no prevé la contabilización, como devengadas, de aquellas obligaciones pecuniarias que deriven de actos y contratos que deban ser solventadas con cargo al presupuesto año 2016, en tanto no se verifiquen a su respecto todos los requisitos normativos señalados precedentemente. Considerándose, por lo tanto, como condición básica para el devengamiento haber recibido conforme el bien adquirido o el servicio prestado. Aquellas operaciones que se registren e informen como devengadas a la data antes señalada, sin que la citada instancia corresponda de acuerdo a la naturaleza y características de las operaciones de que se trate, serán observadas por este Organismo Contralor haciéndose efectivas las eventuales responsabilidades administrativas en los casos en que procediere. 5.- ACTUALIZACIÓN DE RECURSOS Y OBLIGACIONES AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 Con motivo de la vigencia de la nueva normativa contable contenida en la resolución CGR N° 16, de 2015, sobre Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación NICSP - CGR Chile, a partir del ejercicio contable año 2016 no corresponde aplicar actualización por corrección monetaria, a los bienes de uso, existencias, bienes intangibles y patrimonio inicial, entre otros. 6.- FECHA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES CONTABLES DEL MES DE DICIEMBRE DE 2016 De acuerdo a lo dispuesto en el oficio circular N° 101.975, de 2015, de este origen, las entidades enunciadas en el párrafo primero, deberán enviar a este Organismo Contralor, el Balance de Comprobación y de Saldos y el Informe Analítico de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria correspondiente al mes de diciembre del año en curso, hasta el 9 de enero de 2017. Además, es necesario informar que la modalidad para el envío de la información se modifica a partir de los reportes correspondientes al mes de enero de 2017, por esta razón, los servicios deberán escanear y remitir dichos documentos mediante archivo en formatos PDF y Excel, al Sistema de Recepción de Estados Financieros (SIREF), habilitado en la página web institucional www.contraloria.cl , banner Contabilidad Pública - Sector Público - Sección Sistemas - módulo SIREF, e ingresar con la clave otorgada para tales efectos, por este Organismo Contralor. Dado lo anterior, queda sin efecto la solicitud de entrega de dicho reporte vigente hasta el 31 de diciembre de 2016, que consistía en su envío al correo institucional sectorpublico@contraloria.cl. Tampoco deberá ser entregado en papel mediante la Oficina de Partes de esta Contraloría General, por cuanto el certificado de recepción será otorgado por el propio sistema SIREF. 7.- ESTADOS FINANCIEROS En relación a los estados financieros, las entidades enunciadas en el párrafo primero no están obligadas a presentarlos por el ejercicio 2016, con el propósito de que puedan destinar sus esfuerzos a mejorar sus sistemas de información contable de forma tal que puedan cumplir a futuro con los requerimientos normativos señalados. 8.- CIERRE DE CUENTAS Para los efectos del cierre de las cuentas de Deudores y Acreedores Presupuestarios y de Ingresos y Gastos Patrimoniales al 31 de diciembre de 2016, deberá aplicarse la normativa contable vigente contenida en la resolución N° 16, de 2015, de este Organismo Contralor, y en los procedimientos identificados como P-01 Cierre de Deudores y Acreedores Presupuestarios y P-02 Cierre de las Cuentas de Ingresos y Gastos Patrimoniales, contenidos en el oficio circular N° 96.016, de 2015, de este origen, cuyas copias se adjuntan en anexos. Finalmente, esa autoridad deberá disponer las medidas que sean procedentes, para que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones, destacando que las fechas máximas dispuestas para la remisión de los informes solicitados no podrán ser prorrogadas. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República